Ausfallgebühr in der Physiotherapie: Rechtslage, Formulierung & Umsetzung
Für Physiotherapiepraxen sind kurzfristige Absagen und No-Shows ein echtes wirtschaftliches Problem. In diesem Artikel erklären wir die aktuelle Rechtslage anhand konkreter Gerichtsurteile und zeigen dir, wie du eine AGB-konforme Regelung formulierst.
Es ist 14 Uhr, der 30-Minuten-Slot ist frei, der Patient ist nicht erschienen. Keine Absage, kein Anruf. Das Zeitfenster ist verloren — und damit auch die Einnahme.
Für Physiotherapiepraxen sind kurzfristige Absagen und No-Shows ein echtes wirtschaftliches Problem. Gleichzeitig zeigt die Rechtsprechung: Eine Ausfallgebühr ist grundsätzlich möglich — aber an klare Voraussetzungen geknüpft.
In diesem Artikel erklären wir die aktuelle Rechtslage anhand konkreter Gerichtsurteile, zeigen dir, wie du eine AGB-konforme Regelung formulierst und welche Alternativen es zur Ausfallgebühr gibt.
Das Grundprinzip: Warum eine Ausfallgebühr rechtlich möglich ist
Wenn ein Patient einen Behandlungstermin vereinbart, entsteht ein Behandlungsvertrag — ein Dienstvertrag gemäß §§ 611 ff. bzw. § 630a BGB. Der Therapeut reserviert ein exklusives Zeitfenster für den Patienten. Erscheint der Patient nicht, gerät er unter bestimmten Voraussetzungen in den sogenannten Annahmeverzug (§§ 293 ff. BGB).
In diesem Fall kann der Therapeut nach § 615 BGB die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne die Leistung nachholen zu müssen. § 615 BGB ist gemäß § 630b BGB auch auf Behandlungsverträge anwendbar — und zwar auch im Verhältnis zu Kassenpatienten (Quelle: iww.de).
Was der BGH dazu sagt (Urteil vom 12.05.2022)
Das BGH-Urteil vom 12.05.2022 (Az. III ZR 78/21) ist die bisher wichtigste höchstrichterliche Entscheidung zum Thema Ausfallhonorar im Gesundheitswesen. Der BGH hat hier erstmals grundsätzliche Leitlinien aufgestellt (Quelle: dgpar.de).
Die zentralen Aussagen:
Behandlungstermine können verbindlich sein. Ob ein vereinbarter Termin eine verbindliche kalendermäßige Bestimmung nach § 296 BGB darstellt, hängt vom Einzelfall ab. Entscheidend ist, ob es sich um exklusiv reservierte Zeitfenster handelt (Exklusivtermine) — im Gegensatz zu Mehrfachterminen mit Wartezeit.
Bei Physiotherapiepraxen, die individuelle Terminserien mit Patienten vereinbaren, ist aus Patientensicht erkennbar, dass ein Zeitfenster exklusiv reserviert wird. Damit liegt in der Regel eine verbindliche Bestimmung vor (Quelle: ra-kotz.de).
AGB-Klauseln müssen wirksam formuliert sein. Der BGH ordnete die Ausfallpauschale-Klausel in den Anmeldeformularen als AGB im Sinne des § 305 BGB ein. Solche Klauseln unterliegen einer Inhaltskontrolle nach §§ 307 ff. BGB. Eine pauschale Klausel wie „Bei Nichterscheinen wird eine Gebühr von X € berechnet" ohne Bezug auf die gesetzlichen Regelungen kann unwirksam sein.
Höhere Gewalt schließt den Anspruch aus. Im konkreten Fall ging es um eine Absage wegen Corona-Erkrankung, als gleichzeitig ein Behandlungsverbot galt. Der BGH stellte klar: Wenn der Therapeut die Leistung selbst nicht hätte erbringen können (z. B. wegen eines gesetzlichen Verbots), liegt kein Annahmeverzug des Patienten vor.
Das Urteil aus Düsseldorf (04.08.2023): Praxisnahe Differenzierung
Das Amtsgericht Düsseldorf (Az. 37 C 120/23) hat den BGH-Rahmen auf einen konkreten Physiotherapie-Fall angewandt — mit differenziertem Ergebnis:
No-Show ohne Absage: Dem Patienten, der ohne Absage einfach nicht erschien, wurde die volle Vergütung zugesprochen. Der Termin war kalendermäßig bestimmt, die Praxis musste ihre Leistung nicht erneut anbieten — der Annahmeverzug griff vollständig.
Kurzfristige Absage mit Grund: Bei einer 24 Stunden vorher abgesagten Behandlung prüfte das Gericht, ob die Praxis den Termin anderweitig vergeben konnte (Schadensminderungspflicht).
Unwirksame AGB-Pauschale: Die im Behandlungsvertrag vereinbarte Ausfallpauschale wurde als AGB eingestuft und im konkreten Fall teilweise für unwirksam erklärt (Quelle: ra-kotz.de).
So formulierst du deine Ausfallregelung richtig
Auf Basis der aktuellen Rechtsprechung ergeben sich klare Anforderungen an eine wirksame Ausfallregelung:
1. Schriftliche Vereinbarung vor Behandlungsbeginn
Der Patient muss die Regelung vor der ersten Behandlung kennen und akzeptieren. Ein Aushang am Empfang allein reicht nicht — eine Unterschrift unter die Vereinbarung ist deutlich sicherer.
2. Bezug auf die gesetzliche Grundlage
Formuliere die Klausel mit Bezug auf die §§ 293 ff. BGB (Annahmeverzug). Der BGH hat klargestellt, dass eine Ausfallpauschale nur unter den Voraussetzungen des Gläubigerverzugs greift.
3. Angemessene Absagefrist
Eine 24-Stunden-Frist ist branchenüblich und wurde von mehreren Gerichten als angemessen anerkannt. Längere Fristen (z. B. 48 Stunden) solltest du gut begründen können.
4. Angemessene Höhe
Die Ausfallgebühr darf die reguläre Vergütung der vereinbarten Leistung nicht überschreiten. Ersparte Aufwendungen (Material, Energiekosten) sind grundsätzlich abzuziehen. In der Praxis werden meist 80–100 % des Behandlungspreises angesetzt (Quelle: physio24.de).
5. Nachweisbarkeit sicherstellen
Dokumentiere den nicht wahrgenommenen Termin und vermerke, ob eine Absage erfolgte (wann, auf welchem Weg). Halte auch fest, ob du den Termin anderweitig vergeben konntest — das ist für die Schadensminderungspflicht relevant.
Praxistipp: So kommunizierst du die Ausfallgebühr gegenüber Patienten
Die Ausfallregelung ist kein Instrument zur Bestrafung, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Kommuniziere das auch so:
Erkläre bei der Anmeldung transparent, warum die Regelung existiert: „Wir reservieren für jeden Patienten ein festes Zeitfenster. Wenn ein Termin kurzfristig ausfällt, können wir dieses Zeitfenster oft nicht mehr anderweitig vergeben."
Biete alternative Wege zur Absage: Telefon, Anrufbeantworter, E-Mail, Online-Buchungssystem. Je einfacher die Absage, desto seltener der No-Show.
Zeige Kulanz bei besonderen Umständen (akute Erkrankung, Notfall) — das stärkt das Vertrauensverhältnis.
Alternative: No-Shows von vornherein reduzieren
Noch besser als eine Ausfallgebühr ist es, No-Shows gar nicht erst entstehen zu lassen:
Automatische Terminerinnerungen: SMS oder E-Mail-Erinnerungen 24–48 Stunden vor dem Termin reduzieren No-Shows erheblich. Viele Praxissoftware-Lösungen bieten diese Funktion standardmäßig an.
Online-Terminbuchung: Wenn Patienten ihre Termine selbst buchen und umbuchen können, sinkt die Hemmschwelle zur rechtzeitigen Absage.
Wartelisten-Management: Führe eine Warteliste mit Patienten, die kurzfristig einspringen können. So kannst du freigewordene Slots schneller nachbesetzen.
Serientermine mit Commitment: Vereinbare zu Beginn einer Behandlungsserie alle Termine verbindlich und lasse den Patienten das schriftlich bestätigen.
Fazit
Die Ausfallgebühr ist ein rechtlich zulässiges und wirtschaftlich notwendiges Instrument für Physiotherapiepraxen — vorausgesetzt, sie wird korrekt formuliert und transparent kommuniziert.
Die wichtigsten Punkte: Eine schriftliche Vereinbarung vor Behandlungsbeginn, Bezug auf die gesetzlichen Grundlagen, eine angemessene Absagefrist (24 Stunden) und eine angemessene Höhe (maximal die reguläre Vergütung).
Gleichzeitig lohnt es sich, in Prävention zu investieren: Automatische Terminerinnerungen und einfache Absagemöglichkeiten reduzieren No-Shows deutlich effektiver als jede Ausfallgebühr.
Quellen:
- BGH, Urteil vom 12.05.2022, Az. III ZR 78/21 (via iww.de)
- AG Düsseldorf, Urteil vom 04.08.2023, Az. 37 C 120/23 (via ra-kotz.de)
- AG Bonn, Urteil vom 08.02.2021, Az. 114 C 553/20 (via rechtsanwaltalt.de)
- dgpar.de: Ausfallhonorar im Gesundheitswesen: Was nach dem BGH-Urteil wichtig ist
- physio24.de: Ausfallrechnung bei verpassten Terminen: Regelungen und Rechtsgrundlagen
