Ausfallgebühr in der Physiotherapie: so setzt du sie vor dem ersten Patienten auf

Du hast noch keinen einzigen No-Show gehabt. Du hast noch keine einzige Patientin. Genau deshalb ist jetzt der beste Zeitpunkt, dich mit der Ausfallgebühr zu beschäftigen.

Kurzantwort: Eine Ausfallgebühr darf höchstens so hoch sein wie die reguläre Vergütung der ausgefallenen Leistung, abzüglich ersparter Aufwendungen. Arbeitest du mit einer Pauschale, müssen Patient:innen ausdrücklich einen geringeren Schaden nachweisen dürfen (§ 309 Nr. 5 BGB). Üblich ist eine Absagefrist von 24 Stunden.

Die Rechtsprechung stellt eine Bedingung, die im laufenden Betrieb unangenehm wird: Die Ausfallgebühr (auch Ausfallhonorar oder Ausfallpauschale genannt) muss vor Behandlungsbeginn vereinbart sein — und damit du das im Streitfall beweisen kannst, am besten schriftlich.

Eine bestehende Praxis, die das nachrüsten will, muss ihren Patientenstamm neu unterschreiben lassen. Sonst kann sie sich bei Bestandspatient:innen nicht auf die Regelung stützen. Du dagegen legst das Anmeldeformular gerade erst an — der Absatz kostet dich heute zehn Minuten.

Brauchen wirst du ihn: In den ersten Monaten hast du kaum Puffer und keine Warteliste zum Nachbesetzen, und jeder freie 30-Minuten-Slot ist fest eingeplanter Umsatz. Kurzfristige Absagen treffen eine junge Praxis härter als eine eingespielte.

Wo die Ausfallregelung hingehört — und was du vorher entscheidest

Die Ausfallregelung gehört in dein Anmeldeformular, das Patient:innen vor der ersten Behandlung unterschreiben. Nicht der Aushang am Empfang, nicht die Website, nicht der mündliche Hinweis beim ersten Termin.

Steht die Regelung ab dem ersten Formular dort, gilt sie für deinen gesamten Patientenstamm — ohne Übergangsfälle. Was sonst noch in den Vertrag mit deinen Patient:innen gehört, erklärt der Beitrag zum Behandlungsvertrag in der Physiotherapie.

Zwei Dinge entscheidest du dabei gleich mit:

Die Ausfallgebühr gilt auch für Kassenpatient:innen (§ 615 i. V. m. § 630b BGB) — du brauchst also nicht zwei Formulare. Startest du ohne Kassenzulassung, läuft ohnehin alles über den Behandlungsvertrag — dazu mehr unter Privatpraxis eröffnen.

Der Betrag hängt an deiner Preisliste. Die Ausfallgebühr darf die reguläre Vergütung der ausgefallenen Leistung nicht überschreiten. Stehen deine Preise noch nicht, setz zuerst die Preisliste für deine Privatpraxis auf und leite die Ausfallgebühr daraus ab — nicht umgekehrt.

Das Grundprinzip: Warum eine Ausfallgebühr rechtlich möglich ist

Erscheint ein Patient zu einem exklusiv reservierten Termin nicht, schuldet er nach § 615 BGB die vereinbarte Vergütung. Das ist die Grundlage, auf die sich dein Absatz im Anmeldeformular stützt.

Mit der Terminvereinbarung entsteht ein Behandlungsvertrag — ein Dienstvertrag nach §§ 611 ff. bzw. § 630a BGB — und du reservierst ein exklusives Zeitfenster. Bleiben Patient:innen weg, geraten sie unter bestimmten Voraussetzungen in Annahmeverzug (§§ 293 ff. BGB). Dann kannst du die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne die Leistung nachholen zu müssen.

§ 615 BGB gilt über § 630b BGB auch für Behandlungsverträge — und zwar auch im Verhältnis zu Kassenpatient:innen (Quelle: iww.de).

Was der BGH dazu sagt (Urteil vom 12.05.2022)

Das BGH-Urteil vom 12.05.2022 (Az. III ZR 78/21) ist die zentrale höchstrichterliche Entscheidung zum Ausfallhonorar im Gesundheitswesen. Es betraf eine Ergotherapie-Praxis und stellt grundsätzliche Leitlinien auf, die für deinen Formularabsatz gelten (Quelle: dgpar.de).

Behandlungstermine können verbindlich sein. Ob ein vereinbarter Termin eine verbindliche kalendermäßige Bestimmung nach § 296 BGB darstellt, hängt vom Einzelfall ab. Entscheidend ist, ob es sich um exklusiv reservierte Zeitfenster handelt (Exklusivtermine) — im Gegensatz zu Mehrfachterminen mit Wartezeit.

Vereinbarst du individuelle Terminserien, ist für Patient:innen erkennbar, dass ein Zeitfenster exklusiv reserviert wird. Damit liegt in der Regel eine verbindliche Bestimmung vor (Quelle: ra-kotz.de).

AGB-Klauseln müssen wirksam formuliert sein. Der BGH ordnete die Klausel zur Ausfallpauschale im Anmeldeformular als AGB im Sinne des § 305 BGB ein. Solche Klauseln unterliegen einer Inhaltskontrolle nach §§ 307 ff. BGB.

Ob die konkrete Klausel wirksam war, ließ der BGH offen, weil der Anspruch schon am fehlenden Annahmeverzug scheiterte. Eine pauschale Klausel wie „Bei Nichterscheinen wird eine Gebühr von X € berechnet" ohne Bezug auf die gesetzlichen Regelungen kann aber unwirksam sein. Diese pauschale Variante steht erfahrungsgemäß in vielen Formularvorlagen aus dem Netz — übernimm sie nicht ungeprüft.

Kann die Praxis selbst nicht leisten, entfällt der Anspruch. Im konkreten Fall sagten die Eltern im März 2020 wegen Fieber und Erkältungssymptomen (Corona-Verdacht) kurzfristig ab. Die damalige Corona-Schutzverordnung erlaubte Behandlungen in der Praxis nur unter Voraussetzungen, die nicht erfüllt waren.

Der BGH stellte klar: Hätte die Praxis die Leistung selbst nicht erbringen können (z. B. wegen eines gesetzlichen Verbots), liegt kein Annahmeverzug vor (§ 297 BGB).

Das Urteil aus Düsseldorf (04.08.2023): Praxisnahe Differenzierung

Das Amtsgericht Düsseldorf (Az. 37 C 120/23) hat den BGH-Rahmen auf einen Physiotherapie-Fall angewandt und kam je nach Konstellation zu unterschiedlichen Ergebnissen (Quelle: ra-kotz.de):

Konstellation	Ergebnis	Grund
No-Show ohne Absage	Volle Vergütung zugesprochen	Termin kalendermäßig bestimmt, Praxis musste die Leistung nicht erneut anbieten — Annahmeverzug griff
Absage 24 Stunden vorher	Kein Geld für die Praxis	Anspruch hätte sich nur auf die Ausfallpauschale stützen können — und die hielt nicht
Ausfallpauschale im Behandlungsvertrag	Als AGB eingestuft und unwirksam	Pauschaler Schadensersatz ohne Möglichkeit für Patient:innen, einen geringeren Schaden nachzuweisen

So formulierst du deine Ausfallregelung richtig

Eine wirksame Ausfallregelung deckt fünf Punkte ab, die sich aus der aktuellen Rechtsprechung ergeben. Geh sie durch, bevor du das Anmeldeformular in den Druck gibst.

1. Schriftliche Vereinbarung vor Behandlungsbeginn — bei dir ab Formular eins

Patient:innen müssen die Regelung vor der ersten Behandlung kennen und akzeptieren. Ein Aushang am Empfang allein reicht nicht — eine Unterschrift unter die Vereinbarung ist deutlich sicherer.

Für dich ist das der einfachste der fünf Punkte: Die Regelung gehört in das Anmeldeformular, das ohnehin alle neuen Patient:innen unterschreiben. Wer sie später nachträgt, muss alle Bestandspatient:innen einzeln nachunterschreiben lassen.

2. Bezug auf die gesetzliche Grundlage

Formuliere die Klausel mit Bezug auf die §§ 293 ff. BGB (Annahmeverzug). Der BGH hat klargestellt, dass eine Ausfallpauschale nur unter den Voraussetzungen des Gläubigerverzugs greift.

3. Angemessene Absagefrist

Eine 24-Stunden-Frist ist branchenüblich und lag mehreren Urteilen zugrunde (z. B. AG Bonn 2021, AG Düsseldorf 2023). Längere Fristen (z. B. 48 Stunden) solltest du gut begründen können.

4. Angemessene Höhe

Die Ausfallgebühr darf die reguläre Vergütung der vereinbarten Leistung nicht überschreiten. Ersparte Aufwendungen (Material, Energiekosten) sind grundsätzlich abzuziehen. Eine feste Prozentgrenze gibt es nicht; viele Praxen setzen einen Anteil bis zur vollen Höhe des Behandlungspreises an (Quelle: physio24.de).

Verwendest du eine Pauschale, räum Patient:innen ausdrücklich den Nachweis ein, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist (§ 309 Nr. 5 BGB) — genau daran ist die Klausel beim AG Düsseldorf gescheitert. Leite den Betrag direkt aus deiner Preisliste ab, dann bleibst du unter der regulären Vergütung.

5. Nachweisbarkeit von Tag eins

Vermerke bei jedem nicht wahrgenommenen Termin, ob, wann und auf welchem Weg abgesagt wurde — und ob du den Termin anderweitig vergeben konntest (relevant für die Schadensminderungspflicht).

Entscheide vor der Eröffnung, wo dieser Vermerk steht: im Kalender, in der Patientenakte oder in deiner Praxissoftware. Ein Vermerk, den du drei Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruierst, ist im Streitfall nichts wert. Wie du einen dokumentierten Ausfall anschließend in Rechnung stellst, zeigt der Beitrag zur Ausfallrechnung in der Physiotherapie.

Was vor der Eröffnung stehen muss — und was warten kann

Vor der Eröffnung muss nur der Pflichtteil stehen: Formularabsatz, Frist, Höhe, Absagewege und ein Ort für den Ausfall-Vermerk. Alles andere wächst mit deinem Kalender.

Vor dem ersten Patiententermin — nicht verschiebbar:

• Der Absatz zur Ausfallregelung steht im Anmeldeformular, mit Bezug auf die §§ 293 ff. BGB.
• Die Absagefrist ist festgelegt (üblich: 24 Stunden).
• Die Höhe ist aus deiner Preisliste abgeleitet und liegt nicht über der regulären Vergütung.
• Mindestens zwei einfache Absagewege stehen auf dem Formular: Telefon mit Anrufbeantworter und eine schriftliche Möglichkeit (E-Mail oder Online-Terminportal).
• Kalender oder Praxissoftware können festhalten, dass ein Termin nicht wahrgenommen wurde — und ob und wann abgesagt wurde.

Diese fünf Punkte sind der Pflichtteil vor der Eröffnung. Sie kosten dich einen Nachmittag und sind danach für Jahre erledigt. Welche weiteren Fehler beim Start typisch sind, zeigt der Überblick zu den häufigsten Fehlern bei der Praxisgründung.

Monat 1 bis 3 — Routine aufbauen, nicht eskalieren: Ausfallrechnungen schreibst du jetzt vermutlich keine. Du baust die Ausfall-Vermerke aus Punkt 5 auf und legst deine Kulanzlinie fest (akute Erkrankung, Notfall, erste Absage) — dann musst du das nicht spontan am Empfang entscheiden.

Ab dem vollen Kalender: Bist du regelmäßig ausgebucht, wird Durchsetzung zum Thema. Dann greift auch die Schadensminderungspflicht anders, weil du frei gewordene Slots tatsächlich nachbesetzen kannst.

Ab dem ersten Mitarbeiter: Alle brauchen dieselbe Regel — wer über Kulanz entscheidet, wer den No-Show dokumentiert, wer die Ausfallrechnung schreibt. Eine Ausfallregelung, die je nach Person anders gehandhabt wird, ist im Streitfall schwer zu belegen.

Praxistipp: So kommunizierst du die Ausfallgebühr gegenüber Patient:innen

Erklär die Ausfallgebühr bei der Anmeldung sachlich als Folge fest reservierter Zeitfenster — nicht als Strafe. Viele Gründer:innen fürchten, sie schrecke ab. Nach unserer Erfahrung signalisiert eine ruhig erklärte Regelung eher, dass deine Zeit verplant ist.

• Erklär bei der Anmeldung, warum die Regelung existiert: „Wir reservieren für jeden Termin ein festes Zeitfenster. Fällt ein Termin kurzfristig aus, können wir dieses Zeitfenster oft nicht mehr anderweitig vergeben."

• Biete mehrere Wege zur Absage an: Telefon, Anrufbeantworter, E-Mail, Online-Terminportal. Einfache Absagewege machen es Patient:innen leichter, rechtzeitig Bescheid zu geben.

• Zeig Kulanz bei besonderen Umständen (akute Erkrankung, Notfall). Gerade in den ersten Monaten, in denen jede Empfehlung zählt, ist eine kulant behandelte Absage oft mehr wert als der eingetriebene Betrag — Kulanz setzt aber voraus, dass die Regelung im Anmeldeformular steht.

Alternative: No-Shows von vornherein reduzieren

Prävention ist der wichtigere Hebel: Eine Ausfallgebühr holt Geld zurück, das du schon verloren hast — Prävention setzt vor dem Ausfall an. Die Weichen dafür stellst du im Setup:

Automatische Terminerinnerungen: SMS- oder E-Mail-Erinnerungen 24–48 Stunden vor dem Termin senken die No-Show-Quote nachweislich. Viele Praxissoftware-Lösungen bieten diese Funktion an — prüf das bei der Auswahl.

Online-Terminbuchung: Können Patient:innen selbst umbuchen, sinkt die Hemmschwelle zur rechtzeitigen Absage.

Wartelisten-Management: Eine Warteliste mit Patient:innen, die kurzfristig einspringen, hilft beim Nachbesetzen — trägt aber erst, wenn die Nachfrage deine Kapazität übersteigt.

Serientermine mit Commitment: Vereinbare zu Beginn einer Behandlungsserie alle Termine verbindlich und lass sie schriftlich bestätigen. Ein Terminplaner für die Physiotherapie bucht solche Serien in einem Rutsch und prüft dabei automatisch Raum- und Behandlerkonflikte.

Häufige Fragen zur Ausfallgebühr in der Physiotherapie

Ist eine Ausfallgebühr in der Physiotherapie überhaupt erlaubt? Ja. Wer einen exklusiv reservierten Termin versäumt, gerät in Annahmeverzug (§§ 293 ff. BGB); du kannst nach § 615 BGB die vereinbarte Vergütung verlangen. Der BGH hat das mit Urteil vom 12.05.2022 (Az. III ZR 78/21) grundsätzlich bestätigt — vorausgesetzt, die Regelung ist vorab vereinbart und AGB-konform formuliert.

Wie hoch darf die Ausfallgebühr sein? Höchstens so hoch wie die reguläre Vergütung der ausgefallenen Leistung. Ersparte Aufwendungen (Material, Energie) sind abzuziehen, und bei einer Pauschale müssen Patient:innen einen geringeren Schaden nachweisen dürfen. Eine pauschale Strafgebühr über den Behandlungspreis hinaus ist unzulässig.

Gilt die Ausfallgebühr auch, wenn der Patient krank ist? Grundsätzlich ja: Eine kurzfristige Absage wegen Krankheit befreit nicht automatisch von der Zahlungspflicht, wenn du das Zeitfenster nicht anderweitig vergeben konntest.

Anders liegt der Fall, wenn du die Leistung selbst gar nicht hättest erbringen dürfen (z. B. bei einem behördlichen Behandlungsverbot) — dann entfällt der Annahmeverzug und damit der Anspruch. Die Details schlüsseln wir unter Ausfallgebühr bei Krankheit auf.

Welche Absagefrist musst du einräumen? Eine Frist von 24 Stunden gilt als branchenüblich und lag mehreren Urteilen zugrunde. Längere Fristen (etwa 48 Stunden) sind möglich, solltest du aber begründen können.

Fazit

Die Ausfallgebühr ist ein rechtlich zulässiges Instrument für Physiotherapie-Praxen, wenn sie vorab vereinbart, auf §§ 293 ff. BGB gestützt, mit 24-Stunden-Frist versehen und höchstens so hoch wie die reguläre Vergütung ist. Bei Pauschalen gehört der Nachweis eines geringeren Schadens ausdrücklich in die Klausel.

Parallel lohnt sich Prävention: Erinnerungen, einfache Absagewege und verbindliche Serientermine setzen vor dem Ausfall an — und kosten weniger Nerven als die erste Ausfallrechnung an jemanden, den du gerade erst als Patient:in gewonnen hast.

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Quellen:

• BGH, Urteil vom 12.05.2022, Az. III ZR 78/21 (via iww.de)
• AG Düsseldorf, Urteil vom 04.08.2023, Az. 37 C 120/23 (via ra-kotz.de)
• AG Bonn, Urteil vom 08.02.2021, Az. 114 C 553/20 (via rechtsanwaltalt.de)
• dgpar.de: Ausfallhonorar im Gesundheitswesen: Was nach dem BGH-Urteil wichtig ist
• physio24.de: Ausfallrechnung bei verpassten Terminen: Regelungen und Rechtsgrundlagen