Physiotherapie-Praxis gründen 2026: Software & Setup-Checkliste für Privatpraxen

Du arbeitest seit ein paar Jahren angestellt in einer Praxis, hast den Kopf voll Ideen, wie du es besser machen würdest — und der Gedanke an die eigene Privatpraxis lässt dich nicht mehr los. Eine Physiotherapie-Praxis gründen ist 2026 ein ehrliches Stück Arbeit, aber kein Hexenwerk. Die kniffligen Stellen sind selten die fachlichen — sondern Räume, Anmeldungen, Versicherungen und vor allem: Software.

Dieser Leitfaden gibt dir den Überblick über die Privatpraxis-Gründung und zeigt, welche Software du wirklich von Tag 1 an brauchst. Im Fokus: die Privatpraxis ohne Kassenzulassung, weil sie der schnellere und einfachere Einstieg in die Selbstständigkeit ist.

Privatpraxis oder Kassenpraxis? Die erste Weichenstellung

Bevor du irgendetwas anderes entscheidest, klär dieses eine Detail:

• Privatpraxis — keine Kassenzulassung nötig. Du behandelst PKV-Patient:innen, Selbstzahler und Heilpraktiker-/Osteopathie-Patient:innen. Eigene Preisgestaltung. Du bist startklar, sobald Räume, Anmeldungen und Software stehen.
• Kassenpraxis — § 124 SGB V Zulassung erforderlich. Honorarvertrag mit den Krankenkassen, Heilmittel-Position-Nummern, Abrechnung über die Verbände. Verfahren dauert deutlich länger und ist an Räume und Personalqualifikationen geknüpft.
• Mischmodell ist möglich, aber operativ komplexer — und für den Start meist nicht das Richtige.

Dieser Leitfaden fokussiert auf die Privatpraxis. Sie ist der schnellere Weg in die Selbstständigkeit und passt gut zu Therapeut:innen, die mit Heilpraktiker-Status oder Osteopathie-Ausbildung ohnehin schon eigenständig arbeiten.

Was du für die Gründung wirklich brauchst — der Überblick

Sechs Themen, alle mit eigenem Aufwand:

• Räumlichkeiten. Mindestens ein Behandlungsraum mit ca. 12 m², separater Wartebereich, barrierearmer Zugang ist Pflicht. Die IHK gibt für Heilberufe Orientierung, lokale Bauämter haben das letzte Wort.
• Ausstattung. Behandlungsliege(n), Therapieequipment, ggf. Gerätetraining (für KGG). Anschaffungskosten je nach Anspruch zwischen 8.000 € und 30.000 €.
• Gewerbeanmeldung und Steuer. Physiotherapeut:innen sind in der Regel Freiberufler (kein Gewerbe), Anmeldung beim Finanzamt mit Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Heilpraktiker-Status für Physiotherapie nach § 14 HeilpraktikerG ist eine separate Erlaubnis und für Privatpraxen oft sinnvoll.
• Versicherungen. Berufshaftpflicht (Pflicht in der Praxis), Praxisinhaltsversicherung, optional Berufsunfähigkeit.
• Software. Dazu unten ausführlich — kurze Antwort: Praxisverwaltung, Terminplanung, Doku und Abrechnung. Idealerweise in einer Plattform.
• Marketing. Eine eigene Praxis-Website, ein vollständig gepflegtes Google Business Profile, ein paar lokale Backlinks. Eine Praxis lebt von Sichtbarkeit im Umkreis von 5 km.

Das alles geht parallel, aber die Reihenfolge ist nicht beliebig.

Welche Software du von Tag 1 an brauchst

Hier liegt der häufigste Anfänger-Fehler: Software wird als „später" abgetan. Tatsächlich ist sie der Hebel, der dir in den ersten zwölf Monaten am meisten Zeit zurückgibt. Vier Module brauchst du sicher:

Terminplaner — warum analog von Anfang an Zeitverschwendung ist

Wenn du heute mit einem Notizbuch oder einem Excel beginnst, baust du dir eine Migration auf, die du in drei Monaten ungern angehen wirst. Ab dem ersten Patienten gehört der Terminplaner in eine Software mit Online-Buchungsfunktion — am besten mit Slot-Vorschlägen statt offenem Kalender. Patient:innen erwarten 2026 die Möglichkeit, online zu buchen, und du sparst dir ab der ersten Woche Telefonzeit.

Patientenakte / Praxisverwaltung — DSGVO und § 630f BGB ab Tag 1

§ 630f BGB verpflichtet dich zur Patientendokumentation ab dem ersten Termin. Karteikarten in Papier sind erlaubt, aber riskant: Sie verlieren sich, werden nicht ordentlich gesperrt und sind im DSGVO-Audit kaum verteidigbar. Eine digitale Patientenakte mit Audit-Log, Versicherungsstatus, Beihilfe-Anteilen und einem klaren Trennungsstrich zwischen Patient:innen löst das in einem Aufwasch.

Abrechnungssoftware — GoBD-konform, mit Rechnungs-Templates

Wer Rechnungen mit Word schreibt, lebt mit einem Damoklesschwert: GoBD verlangt Unveränderlichkeit von Buchungsbelegen. Eine Word-Datei kann jeder ändern — das mag das Finanzamt nicht. Eine GoBD-konforme Praxissoftware setzt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern, archiviert unveränderlich und ist bei der ersten Betriebsprüfung ein ruhiges Thema.

Behandlungsdokumentation — Beweissicherheit bei Beihilfeanträgen

Beihilfestellen sind kritischer als PKV. Wer eine Behandlungsserie ohne strukturierte Dokumentation hinter sich hat, wird bei Rückfragen oft nicht erstatten. Eine digitale, signierte, mit Zeitstempel versehene Behandlungsnotiz ist hier Gold wert — und für dich ein paar Sekunden Aufwand pro Termin.

Kosten realistisch

• Kostenlos (Excel + Word + Papier): kostet dich Zeit und Risiko. In den ersten zwölf Monaten leicht 200–300 Stunden, die du in Patienten investieren könntest.
• Praxissoftware: 40–100 €/Monat im typischen Markt. likami liegt in diesem Bereich, ohne Modul-Aufpreis und ohne User-Limit.

Wie likami das für Gründer:innen bündelt, findest du in der Praxissoftware-Übersicht für Privatpraxen — wir haben das Onboarding bewusst so gebaut, dass du in einer Stunde sendebereit bist.

Worauf du bei der Software-Wahl als Gründer:in achten solltest

Sechs Kriterien, die wirklich zählen — der Rest ist Geschmack:

• DSGVO-konform, Hosting in Deutschland, AVV inklusive. US-Hosting ist ein DSGVO-Risiko, das du nicht brauchst.
• GoBD-konform für Rechnungen. Wichtig spätestens bei der ersten Betriebsprüfung.
• Privatpatienten-Workflow. PKV, Beihilfe, Selbstzahler — der Workflow muss diese drei Patiententypen sauber unterscheiden, sonst rechnest du falsch.
• Skalierbarkeit. Du startest mit dir allein. In drei Jahren bist du vielleicht zu fünft. Eine Software, die mit dir wächst, ohne dass du den Anbieter wechseln musst.
• Faire Preisgestaltung ohne Modul-Aufpreise. Manche Anbieter rechnen Terminplaner, Doku und Abrechnung getrennt ab. Achte auf die monatlichen Gesamtkosten, nicht auf den Einstiegspreis.
• Datenexport bei Kündigung. Du willst nie an einen Anbieter gefesselt sein. Frage explizit, ob du deine Daten in einem Standardformat (CSV, JSON) exportieren kannst.

Schritt für Schritt — die ersten 100 Tage

Damit das nicht abstrakt bleibt, hier eine grobe Timeline:

Tag 1–30: Vorbereitung. Räume finalisieren (Mietvertrag, Umbau, Möbel), Gewerbe-/Freiberufler-Anmeldung beim Finanzamt, Berufshaftpflicht abschließen, Praxissoftware einrichten (Therapeuten, Räume, Leistungskatalog, Preisliste). Tipp: Software-Setup vor der ersten Patientenwoche abschließen — danach hast du keine Zeit mehr dafür.

Tag 31–60: Live-Phase. Erste Patient:innen, Workflows einspielen (wie genau läuft die Anmeldung? wann wird dokumentiert?), Webseite live, Google Business Profile gepflegt, erste Online-Bewertungen einsammeln.

Tag 61–100: Optimierung. Welche Patient:innen kommen häufig zurück? Wo verlierst du Zeit? Marketing-Push (lokale Backlinks, ggf. Anzeigen in Stadtmagazinen), erste Berichte und Statistiken aus der Software ziehen — Auslastung, Umsatz pro Therapieart, No-Show-Rate.

Wer den Digitalisierungs-Leitfaden schon kennt: Du startest praktischerweise mit allen fünf Säulen sofort, weil du dir gar keine Altlasten anlegst.

Häufige Anfänger-Fehler

Aus dem likami-Gründer:innen-Kundenkreis, in der Häufigkeitsreihenfolge:

• Software erst „später" einführen. Migration ist immer aufwändiger als sauberer Start. Wer mit Papier anfängt und in Monat 6 auf Software wechselt, schreibt einen Großteil der Akten nochmal ab.
• Excel/Word für Rechnungen. GoBD-Risiko, das in der ersten Betriebsprüfung auffliegt. Kosten: Steuernachzahlung plus Strafgebühr.
• Keine separate Patientenakte. DSGVO-Verstoß und § 630f BGB-Risiko. Patientenakten gehören in eine gesicherte, audit-fähige Umgebung.
• Telefon als einziger Terminkanal. Schon mit dem ersten Patienten merkst du, wie unverhältnismäßig viel Zeit Telefonate fressen. Online-Buchung von Tag 1 ist ein No-Brainer.

Fazit & Empfehlung

Eine Praxisgründung ist anstrengend genug — gute Software nimmt dir einen ganzen Stack davon weg. Wenn du dich entschieden hast, eine Privatpraxis zu eröffnen, ist die Reihenfolge fast immer:

1. Räume und Anmeldungen klären.
2. Praxissoftware aussuchen, mit echten Daten 30 Tage testen — bevor der erste Patient kommt.
3. Erst dann den Patientenstamm aufbauen.

So sparst du dir Doppelarbeit, GoBD-Risiken und Migrations-Stress. Die ersten Monate sollten in Patientenbetreuung und Sichtbarkeit fließen, nicht in nachträgliches Software-Aufräumen.

Wenn du likami für deine Gründung anschauen willst: 30 Tage kostenlos testen, ohne Setup-Gebühr — wir haben das Onboarding bewusst gründerfreundlich gebaut.