Praxissoftware Ergotherapie: Was sie können muss

Mittwochmorgen, 09:15. Deine Kollegin ist im Hausbesuch bei einem Schlaganfall-Patienten, du dokumentierst gerade einen ICF-Befund zur Feinmotorik, an der Rezeption klingelt das Telefon — eine Mutter will einen Ergo-Termin für ihr Kind, und das Faxgerät spuckt eine neue Verordnung aus. Eine Praxissoftware Ergotherapie muss genau diesen Alltag tragen: andere Heilmittel-Positionen als die Physio, viel mehr Hausbesuche, längere Therapiephasen, eine sehr viel feinere Doku — und in immer mehr Praxen drei Berufsgruppen unter einem Dach.

Das Problem: Der Markt für Praxissoftware ist historisch auf Physiotherapie ausgelegt. Ergo wird oft mitgeschleppt, Logopädie noch seltener sauber abgebildet. Was ergo-spezifisch wirklich anders sein muss — und worauf du beim Anbietervergleich achten solltest — klären wir hier.

In diesem Artikel:

• Was eine Software für Ergotherapie von einer Physio-Software unterscheidet
• Welche Funktionen wirklich Pflicht sind (und welche du dir sparen kannst)
• Wie die Heilmittel-Abrechnung in der Ergo softwareseitig läuft
• Cloud, lokal, hybrid — was zu welcher Ergo-Praxis passt
• Worauf du beim Anbietervergleich 2026 achten solltest

Was unterscheidet eine Ergo-Praxis softwareseitig von einer Physio-Praxis?

Fachlich ist die Sache klar, in der Software wird sie es selten: Eine Ergotherapie-Praxis hat einen anderen Patient:innen-Mix, andere Heilmittel-Positionen, eine andere Doku-Tiefe und meist deutlich längere Behandlungsserien — 10 Einheiten Folgeverordnung sind eher Regel als Ausnahme.

Die wichtigsten Unterschiede in einer Tabelle:

Aspekt	Physiotherapie	Ergotherapie
Typische Verordnung	6 Einheiten	10 Einheiten, oft mehrere Folgen
Hausbesuchsanteil	~10–15 %	häufig 25–40 % (Pädiatrie, Geriatrie, Neuro)
Doku-Schwerpunkt	Bewegungsbefund, Schmerz	ICF-orientiert: Aktivität & Teilhabe
Therapieberichte	nach Aufforderung	regelmäßig, teils nach jeder Folge-VO
Heilmittel-Positionen	Krankengymnastik, MT, MLD …	Sensomotorisch-perzeptiv, motorisch-funktionell, psychisch-funktionell, Hirnleistungstraining
Typische Behandlungsdauer	20–30 Min	45–60 Min

Das heißt: Eine Praxissoftware Ergotherapie muss längere Termin-Slots sauber serientauglich planen können, Hausbesuche mit Wegezeiten verrechnen, ICF-Codes als Dokumentationsbasis verstehen — und Therapieberichte halbautomatisch aus der Doku ziehen können, sonst frisst der Schreibkram am Wochenende deine Freizeit.

Tipp: Achte beim Demo-Termin gezielt darauf, ob die Heilmittel-Positionen der Ergo bereits hinterlegt sind oder ob du sie händisch anlegen musst. Das ist ein guter Indikator dafür, wie ernst der Anbieter Ergo nimmt.

Welche Funktionen braucht eine Software für Ergotherapie wirklich?

Lass uns die Bullet-Point-Listen großer Anbieter mal entrümpeln. Diese Funktionen sind in einer Ergo-Praxis Pflicht — alles andere ist nice-to-have:

Pflicht:

• Terminmanagement mit langen Slots, Serienterminen und Hausbesuchs-Touren. Wer 8 Hausbesuche pro Tag fahren muss, braucht eine Tagesroute, keine Einzeltermine.
• Online-Terminbuchung mit vorgeschlagenen Slots — gerade in der Pädiatrie ist Telefonkontakt mit Eltern Goldstaub für deine Mitarbeitenden. Wer hier eine Selbstbedienung anbietet, entlastet die Rezeption massiv.
• ICF-basierte Dokumentation. Freitextfelder reichen nicht — du brauchst ein Befundgerüst, das Aktivität und Teilhabe abbildet.
• Heilmittelpositionen der Ergotherapie vorkonfiguriert (sensomotorisch-perzeptiv, motorisch-funktionell, psychisch-funktionell, Hirnleistungstraining, plus Hausbesuche und Zuschläge).
• Therapiebericht halbautomatisch aus der Doku. Du schreibst nicht neu — du druckst aus, was eh schon in der Akte steht.
• Heilmittel-Abrechnung mit Prüflogik für Diagnosegruppen, Frequenz, Höchstmengen und Genehmigungspflicht.
• DSGVO-konforme Patientenakte (Art. 9 DSGVO, § 630f BGB), mit Zugriffslog und sauberer Rollen-Trennung.

Nice-to-have, abhängig vom Profil:

• Übungsprogramme für Heim-Training (besonders Hand-Reha, Sensomotorik bei Kindern)
• Eltern-/Angehörigen-Portal für Termine und Berichte
• Integration zum E-Rezept/eHKP, sobald in der Ergo flächendeckend ausgerollt
• Multi-Berufsgruppen-Modus (Physio, Ergo, Logo in einer Software)

Was du dir sparen kannst: integrierte „Marketing-Suiten“, CRM-Funktionen für „Patientenbindung“, aufwendige BI-Dashboards. In einer Ergo-Praxis von 3–8 Köpfen löst das keine echten Probleme — es schafft nur Klick-Wege.

Wenn du gerade erst aus der Karteikarte raus willst: Unser Artikel zur digitalen Patientenverwaltung gilt für die Ergo genauso — die Logik ist identisch, nur die Heilmittel-Position ist eine andere.

Heilmittel-Abrechnung in der Ergotherapie: Was die Software können muss

Die Ergo-Abrechnung ist softwareseitig gnadenlos: vier Hauptpositionen, dazu Hausbesuche, Wegegeld, Zuschläge — und für jede Diagnosegruppe (EN, PS, SB, EN1/EN2 …) eigene Höchstmengen und Frequenzregeln aus dem Heilmittelkatalog.

Eine taugliche Praxissoftware Ergotherapie macht hier drei Dinge automatisch:

1. Sie prüft die Verordnung schon beim Erfassen. Diagnosegruppe vs. Heilmittel vs. Verordnungsmenge — passt das überhaupt? Software, die dich erst beim Einreichen meckern lässt, kostet dich Tage.
2. Sie schlägt die richtige Heilmittel-Position automatisch vor. Niemand sollte aus 30 möglichen Positionen frei wählen müssen, wenn die Verordnung eine eindeutige vorschreibt.
3. Sie erzeugt das Sammelrezept (bzw. den Datensatz für § 302) auf Knopfdruck. Inkl. plausibilisierter Vollständigkeitsprüfung, sonst kommt der Datensatz mit Absetzung zurück.

Für Privatpatient:innen — in der Ergo seltener, aber bei Selbstzahlern (z. B. Hirnleistungstraining für Senioren ohne Verordnung) durchaus relevant — gelten andere Spielregeln. Hier hilft unser Leitfaden zur Privatabrechnung sinngemäß auch für die Ergo.

Tipp: Frag im Demo gezielt nach der TI-Anbindung und nach dem Zeitplan für E-Rezept und eHKP für Heilmittelerbringer. Die TI-Anschlusspflicht wurde zwar auf Oktober 2027 verschoben, aber wer 2026 noch eine Software ohne TI-Plan einkauft, kauft zweimal.

Cloud, lokal oder hybrid — was passt zu deiner Ergo-Praxis?

Eine kleine Standortbestimmung, ohne Religionskrieg:

• Cloud ist für Ergo-Praxen meist die bessere Wahl, weil Hausbesuche und mobile Doku am Tablet ohne VPN-Geschummel funktionieren. Updates, Backups und Sicherheit übernimmt der Anbieter — das ist bei drei Therapeut:innen und einer Halbtagskraft an der Rezeption einfach realistischer als eine eigene Server-Strategie.
• Lokal lohnt sich, wenn du eine sehr individuelle IT hast, mehrere Praxen mit zentralem Server bedienst — oder wenn dein Datenschutz-Konzept lokale Speicherung explizit verlangt. Wird in der Ergo-Praxis eher selten der Fall sein.
• Hybrid ist meist Marketingbegriff für „lokale Software mit Online-Kalender oben drauf“. Im Alltag nervig, weil du dann zwei Logins, zwei Datenbanken und doppelte Pflege hast.

Wenn dich die Grundsatzfrage tiefer interessiert, geht unser Artikel zu Cloud vs. lokal das Thema fachlich durch — die Argumente gelten 1:1 auch für die Ergo.

Worauf du beim Anbietervergleich 2026 achten solltest

Die klassischen Namen kennst du wahrscheinlich: THEORG, Buchner, Starke Praxis, dazu spezialisierte Ergo-Lösungen wie Optica Viva oder LogoMedia (für Logo). Statt sie hier eins zu eins zu vergleichen — was wir an anderer Stelle ausführlich getan haben — hier eine pragmatische Checkliste für dein Demo-Gespräch:

• Sind die Ergo-Heilmittelpositionen wirklich vorkonfiguriert? Inklusive Hausbesuch, Wegegeld, Therapiebericht-Position?
• Wie sieht der ICF-Befund aus? Ist es ein echtes Befundgerüst oder „freier Text mit ICF-Etikett“?
• Wie lange braucht die Software vom Termin bis zur fertigen Abrechnung am Monatsende? Frag konkret: Wie viele Klicks?
• Hausbesuchstouren: Werden Termine geografisch sortiert, Wegezeiten kalkuliert, Wegegeld automatisch berechnet?
• Mobile Doku: Geht das offline (kein Empfang beim Hausbesuch) oder nur online?
• Migration aus dem Altsystem: Stammdaten, laufende Verordnungen, Historie — was übernimmt der Anbieter kostenfrei, was kostet extra?
• Mehrberufsgruppen-Tauglichkeit: Falls du Physio oder Logo dazu nimmst, läuft das in einer Datenbank oder kaufst du den Modul-Aufpreis?
• Vertragslaufzeit & Datenexport beim Wechsel: 24-Monatsverträge sind aus der Mode. Ein sauberer Datenexport beim Kündigen sollte selbstverständlich sein — ist er aber oft nicht.

Wenn du einen breiteren Marktüberblick willst, hilft unser Physio-Software-Vergleich 2026 als Ausgangspunkt — die meisten dort genannten Anbieter haben auch ein Ergo-Profil, das sich nach derselben Logik bewerten lässt.

Mit likami geht der Weg bewusst in eine andere Richtung: eine Oberfläche für Physio, Ergo und Logo, alle Heilmittelpositionen bereits hinterlegt, ICF-basierte Doku ohne Modul-Aufpreis, Online-Terminbuchung mit vorgeschlagenen Slots statt offenem Kalender. Cloud-only, mobil-tauglich für den Hausbesuch, monatlich kündbar.

Fazit

Eine Praxissoftware Ergotherapie ist keine umetikettierte Physio-Software. Die Heilmittel-Positionen sind andere, die Doku ist tiefer, der Hausbesuchsanteil höher, die Behandlungsserien länger. Wenn du 2026 neu auswählst oder wechselst, achte auf vier Dinge: vorkonfigurierte Ergo-Positionen, echtes ICF-Befundgerüst, hausbesuchstaugliche Mobile-Doku und einen klaren TI-/E-Rezept-Plan. Alles andere ist Verpackung.

Und wenn deine Praxis mehrere Heilmittel anbietet: Lieber eine Software für alle drei Berufsgruppen als drei Insellösungen, die du am Monatsende mühsam zusammenkleben musst.