Privatpatienten abrechnen: So funktioniert's für Physiotherapeuten
Die Privatpatienten-Abrechnung unterscheidet sich grundlegend von der GKV. Wir erklären den Prozess: von der GebüTh über den Behandlungsvertrag bis zur Rechnungsstellung.
Die Abrechnung mit Privatpatienten ist für viele Physiotherapeuten attraktiv: höhere Vergütungssätze, kein Zuzahlungsmanagement und weniger bürokratische Auflagen als bei der GKV. Aber es gibt eigene Spielregeln — und wer sie nicht kennt, verschenkt entweder Geld oder handelt sich rechtliche Probleme ein. Die wichtigsten Punkte der Reihe nach: von der GebüTh über den Behandlungsvertrag bis zur formgerechten Rechnung.
Inhaltsverzeichnis
- Der Unterschied zur GKV-Abrechnung
- Was ist die GebüTh — und wie funktioniert der Steigerungssatz?
- So rechnest du Privatpatienten ab
- Was auf eine korrekte Privatrechnung gehört
- Beihilfe und PKV: Was du bei der Erstattung beachten musst
- Häufige Fehler bei der Privatabrechnung
- Fazit
Der Unterschied zur GKV-Abrechnung
Bei der GKV gibt es festgelegte Vergütungssätze. Bei Privatpatienten bestimmst du deinen Preis selbst — es gibt keine amtliche Gebührenordnung für Physiotherapeuten. Die GebüTh (Gebührenübersicht für Therapeuten) dient als Branchenstandard, ist aber rechtlich nicht bindend: Sie ist eine Orientierung, kein Tarif.
Das bedeutet Freiheit und Verantwortung zugleich. Du kannst deine Preise an deinen tatsächlichen Kosten ausrichten — musst aber auch selbst dafür sorgen, dass Vereinbarung, Rechnung und Dokumentation sauber zusammenpassen. Wie die Privatabrechnung in den größeren Rahmen deiner Praxis passt, zeigt der komplette Leitfaden zur Abrechnung.
Was ist die GebüTh — und wie funktioniert der Steigerungssatz?
Die GebüTh listet für jede Leistung einen Basiswert, der sich an den GKV-Positionen orientiert. Auf diesen Basiswert wendest du einen Steigerungssatz (auch Faktor genannt) an. Üblich sind Faktoren zwischen 1,4- und 2,3-fach.
Der Faktor ist keine Willkür, sondern soll widerspiegeln, was deine Leistung tatsächlich ausmacht:
- Behandlungszeit — dauert eine Einheit bei dir länger als der Standard?
- Qualifikation — Fortbildungen, Spezialisierungen, Zertifikate
- Praxisausstattung — Geräte, Räume, besondere Verfahren
Tipp: Kalkuliere deinen Faktor einmal sauber auf Basis deiner echten Kosten und Zeiten — und nicht nach Bauchgefühl oder danach, was die Praxis nebenan nimmt. Ein zu niedriger Faktor kostet dich über das Jahr schnell einen vierstelligen Betrag.
So rechnest du Privatpatienten ab
Schritt 1: Behandlungsvertrag schließen
Vor der ersten Behandlung: Schriftlicher Vertrag mit Preisvereinbarung. Die allgemeinen Grundsätze der GebüTh gelten als AGB im Sinne des § 305 BGB. Ohne diese Vereinbarung fehlt dir im Streitfall die Rechtsgrundlage für deine Preise.
Schritt 2: Steigerungssatz festlegen
Wende den in Schritt 1 kalkulierten Faktor auf die erbrachten Leistungen an. Für Hausbesuche kommt zusätzlich ein Wegezuschlag dazu. Halte deine Faktoren pro Leistung fest, damit du nicht bei jeder Rechnung neu rechnest.
Schritt 3: Rechnung erstellen
Erstelle eine formgerechte Rechnung mit allen Pflichtangaben (siehe nächster Abschnitt). Eine gute Praxissoftware erledigt das automatisch aus den dokumentierten Leistungen — inklusive fortlaufender Rechnungsnummer.
Schritt 4: PKV-Erstattung im Blick behalten
Die Erstattung hängt vom individuellen Tarif des Patienten ab. Manche PKV-Tarife erstatten 100 %, andere orientieren sich an Beihilfe-Höchstsätzen. Wichtig: Die GebüTh stellt klar, dass PKV-Tarife für deine Preisgestaltung nicht maßgeblich sind — du rechnest deine Leistung ab, nicht den Tarif deines Patienten.
Was auf eine korrekte Privatrechnung gehört
Eine unvollständige Rechnung wird von der PKV abgelehnt — und dein Geld verzögert sich. Diese Angaben müssen drauf:
- Vollständige Patientendaten und dein Praxis-Absender
- Behandlungsdatum je Position
- Leistungsbeschreibung mit Positionsnummer
- Angewandter Steigerungssatz und Einzelpreis
- Gesamtbetrag
- Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
Gerade der letzte Punkt ist mehr als Formsache: Für die steuerliche Anerkennung müssen deine Rechnungsnummern lückenlos und unveränderbar sein. Das ist der Kern der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) — eine einmal festgeschriebene Rechnung darf im Nachhinein nicht mehr still verändert werden. Korrekturen laufen über eine Storno-Rechnung per Gegenbuchung, nicht über nachträgliches Überschreiben.
Beihilfe und PKV: Was du bei der Erstattung beachten musst
Beihilfeberechtigte Patient:innen (typischerweise Beamt:innen) bekommen einen Teil ihrer Kosten von der Beihilfe erstattet, den Rest über eine private Restkostenversicherung. Für die Beihilfe gelten Höchstbeträge, an denen sich viele Tarife orientieren.
Zwei Dinge sind hier wichtig:
- Trenne die Patiententypen sauber. Selbstzahler, PKV und Beihilfe haben unterschiedliche Erstattungslogiken — deine Rechnung bleibt aber immer deine Rechnung. Die Erstattung ist Sache des Patienten und seiner Versicherung.
- Dokumentiere lückenlos. Erstatter fragen im Zweifel nach: Behandlungsdatum, Diagnose, erbrachte Leistung. Wer sauber dokumentiert, kommt schneller an sein Geld.
Häufige Fehler bei der Privatabrechnung
- Ohne schriftliche Vereinbarung behandeln — im Streitfall hast du keine Rechtsgrundlage für deine Preise.
- Zu günstig kalkulieren — viele Therapeuten orientieren sich an Beihilfe-Höchstsätzen statt an ihren tatsächlichen Kosten und lassen so dauerhaft Umsatz liegen.
- Formfehler auf der Rechnung — unvollständige Rechnungen werden von der PKV abgelehnt und verzögern deine Zahlung.
- Rechnungsnummern nicht lückenlos vergeben — das fällt spätestens bei der Betriebsprüfung auf.
- Offene Rechnungen nicht nachverfolgen — wer nicht sieht, wer noch nicht bezahlt hat, mahnt zu spät oder gar nicht.
Fazit
Die Privatpatienten-Abrechnung lohnt sich — wenn du sie professionell aufziehst: schriftlicher Vertrag, sauber kalkulierte Faktoren, formgerechte Rechnungen und lückenlose Nummern.
Genau hier spielt likami seine Stärke aus. Die Software ist auf Physiotherapie-Privatpraxen zugeschnitten und erzeugt Rechnungen direkt aus den dokumentierten Leistungen — mit fortlaufenden, unveränderbaren Nummern, GoBD-konformer Festschreibung und PDF-Archivierung. Du pflegst deine Preislisten und Steigerungssätze einmal (inklusive Preis-Overrides je Patient), und likami trennt Selbstzahler, PKV und Beihilfe sauber. Offene Rechnungen siehst du auf einen Blick, Mahnungen und der Versand per E-Mail sind eingebaut, ein SEPA-Giro-Code auf der Rechnung erleichtert deinen Patient:innen die Zahlung. So bleibt von der Abrechnung mehr Zeit für die Behandlung.
Quellen:
- thevea.de: Preisliste Beihilfe Physiotherapie
- GebüTh/Buchner: Gebührenübersicht für Therapeuten
