Privatpatienten abrechnen in der Physiotherapie: Privatabrechnung ab Praxisstart einrichten

Du baust eine Praxis auf, in der Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen den Umsatz tragen — und merkst schnell: Anders als bei der GKV sagt dir niemand, was du berechnest, wie dein Behandlungsvertrag aussieht und was auf die Rechnung gehört. Das legst du selbst fest. Und zwar bevor die erste Behandlung läuft.

Die Kurzantwort: Vor der ersten Behandlung unterschreiben Patient:innen deinen Behandlungsvertrag mit Honorarvereinbarung. Deine Preise stehen in einer Preisliste, meist als Basiswert der GebüTh mal einem festen Faktor. Die Rechnung trägt eine eindeutige Nummer und wird nach dem Erstellen festgeschrieben, Korrekturen laufen per Storno.

Genau darin liegt der Vorteil: höhere Vergütungssätze, kein Zuzahlungsmanagement, weniger bürokratische Auflagen als bei der GKV. Der Preis dafür sind eigene Spielregeln — und wer sie beim Start nicht kennt, verschenkt entweder Geld oder handelt sich rechtliche Probleme ein.

Dieser Beitrag geht die Privatabrechnung der Reihe nach durch: von der GebüTh über den Behandlungsvertrag bis zur formgerechten Rechnung. Er sagt dir außerdem, welche dieser Bausteine schon vor dem ersten Termin stehen müssen — damit deine erste Privatrechnung nicht die ist, die du später korrigieren musst.

Inhaltsverzeichnis

• Der Unterschied zur GKV-Abrechnung
• Was ist die GebüTh — und wie funktioniert der Steigerungssatz?
• Was vor der ersten Privatrechnung stehen muss
• So rechnest du Privatpatient:innen ab
• Was auf eine korrekte Privatrechnung gehört
• Selbstzahler, PKV und Beihilfe im Vergleich
• Beihilfe und PKV: Was du bei der Erstattung beachten musst
• Häufige Fehler bei der Privatabrechnung
• Fazit

Der Unterschied zur GKV-Abrechnung

Bei der GKV gibt es festgelegte Vergütungssätze, bei Privatpatient:innen bestimmst du deinen Preis selbst — es gibt keine amtliche Gebührenordnung für Physiotherapeut:innen. Die GebüTh (Gebührenübersicht für Therapeuten) dient als Branchenstandard, ist aber rechtlich nicht bindend: Sie ist eine Orientierung, kein Tarif.

Das bedeutet Freiheit und Verantwortung zugleich. Du kannst deine Preise an deinen tatsächlichen Kosten ausrichten — musst aber auch selbst dafür sorgen, dass Behandlungsvertrag, Rechnung und Dokumentation sauber zusammenpassen.

Beim Praxisstart ist das eher Vorteil als Last: Du legst diese Regeln einmal fest, statt sie später aus gewachsenen Gewohnheiten wieder herauszulösen. Wie die Privatabrechnung in den größeren Rahmen deiner Praxis passt, zeigt der komplette Leitfaden zur Abrechnung, die Grundbegriffe erklärt Abrechnung lernen.

Was ist die GebüTh — und wie funktioniert der Steigerungssatz?

Die GebüTh listet für jede Leistung einen Basiswert, der sich an den GKV-Positionen orientiert. Auf diesen Basiswert wendest du einen Steigerungssatz (auch Faktor genannt) an: Basiswert × Faktor = dein Preis. Die GebüTh arbeitet mit Faktoren bis 2,3-fach; die Untergrenze liegt laut Herausgeber Buchner aktuell bei 1,2-fach (ältere Auflagen nannten 1,4-fach).

Rechenbeispiel (eigene Annahmen): Angenommen, der Basiswert für eine KG-Einheit liegt bei 30 € — ein runder Beispielwert, den aktuellen Wert entnimmst du der GebüTh-Ausgabe. Mit Faktor 1,8 berechnest du 30 € × 1,8 = 54 €, mit Faktor 2,3 wären es 69 €. Bei 20 KG-Einheiten pro Woche macht der Unterschied zwischen 1,8 und 2,3 also 300 € Umsatz pro Woche aus.

Der Faktor ist keine Willkür, sondern soll widerspiegeln, was deine Leistung tatsächlich ausmacht:

• Behandlungszeit — dauert eine Einheit bei dir länger als der Standard?
• Qualifikation — Fortbildungen, Spezialisierungen, Zertifikate
• Praxisausstattung — Geräte, Räume, besondere Verfahren

Tipp: Kalkuliere deinen Faktor einmal sauber auf Basis deiner echten Kosten und Zeiten — und nicht nach Bauchgefühl oder danach, was die Praxis nebenan nimmt. Ein zu niedriger Faktor kostet dich über das Jahr schnell einen vierstelligen Betrag.

Was vor der ersten Privatrechnung stehen muss

Drei Dinge lassen sich später nicht sauber nachholen — die richtest du vor dem ersten Privatpatienten ein:

1. Den Behandlungsvertrag mit Honorarvereinbarung als Vorlage. Einmal aufsetzen und bei jeder Erstbehandlung unterschreiben lassen, statt ihn pro Patient:in neu zu formulieren.
2. Die Preisliste mit Faktor je Leistung. Jede Leistung bekommt ihren Basiswert und deinen Steigerungssatz, schriftlich festgehalten. So kostet dieselbe Behandlung immer gleich viel.
3. Den Rechnungsnummernkreis. Ab der ersten Rechnung muss jede Nummer eindeutig bleiben. Wer die Nummern erst nach fünfzig Rechnungen ordnet, muss Doppelungen oder Lücken bei einer Prüfung erklären.

Wie du den Behandlungsvertrag aufbaust, steht im Beitrag zur Honorarvereinbarung, was er sonst noch regeln sollte, im Beitrag zum Behandlungsvertrag. Die Anforderungen an Nummern und Festschreibung erklärt der Abschnitt „Was auf eine korrekte Privatrechnung gehört".

Ebenfalls ab Tag eins wichtig: die Trennung der Patiententypen. Selbstzahler, PKV und Beihilfe laufen in derselben Praxis nebeneinander, haben aber unterschiedliche Erstattungslogiken (Vergleichstabelle im Abschnitt „Selbstzahler, PKV und Beihilfe im Vergleich"). Leg das Merkmal beim Anlegen der Patientenakte fest, nicht erst beim Schreiben der Rechnung.

Und was du beim Start noch nicht brauchst: das Feintuning der Beihilfe-Höchstbeträge und ein ausgearbeitetes Mahnwesen. Beides wird relevant, sobald der erste Beihilfefall beziehungsweise die erste überfällige Rechnung da ist — nicht vorher. Wenn du gerade erst startest, ordnet der Beitrag Privatpraxis eröffnen diese Schritte in den Gesamtablauf der Gründung ein.

So rechnest du Privatpatient:innen ab

Privatpatient:innen rechnest du in vier Schritten ab: Behandlungsvertrag schließen, Faktor anwenden, Rechnung erstellen, Erstattung im Blick behalten.

Schritt 1: Behandlungsvertrag schließen

Vor der ersten Behandlung unterschreiben Patient:innen den Behandlungsvertrag mit Honorarvereinbarung — die Vorlage dafür hast du beim Einrichten einmal angelegt. Laut GebüTh gelten ihre allgemeinen Grundsätze als AGB der Praxis im Sinne des § 305 BGB — sofern du sie in deinen Behandlungsvertrag einbeziehst. Ohne unterschriebenen Behandlungsvertrag fehlt dir im Streitfall die Rechtsgrundlage für deine Preise.

Schritt 2: Steigerungssatz festlegen

Wende den Faktor aus deiner Preisliste auf die erbrachten Leistungen an. Für Hausbesuche kommt zusätzlich ein Wegezuschlag dazu. Halte deine Faktoren pro Leistung fest, damit du nicht bei jeder Rechnung neu rechnest.

Schritt 3: Rechnung erstellen

Erstelle eine formgerechte Rechnung mit allen Pflichtangaben (Details im Abschnitt „Was auf eine korrekte Privatrechnung gehört", ein Muster im Beitrag Physiotherapie-Rechnung schreiben). Eine gute Praxissoftware erledigt das automatisch aus den dokumentierten Leistungen — inklusive fortlaufender Rechnungsnummer.

Schritt 4: PKV-Erstattung im Blick behalten

Die Erstattung hängt vom individuellen Tarif der Patient:innen ab. Manche PKV-Tarife erstatten 100 %, andere orientieren sich an Beihilfe-Höchstbeträgen. Wichtig: Die GebüTh stellt klar, dass PKV-Tarife für deine Preisgestaltung nicht maßgeblich sind — du rechnest deine Leistung ab, nicht den Tarif deiner Patient:innen. Mehr dazu im Beitrag PKV in der Physiotherapie abrechnen.

Was auf eine korrekte Privatrechnung gehört

Eine unvollständige Rechnung führt schnell zu Rückfragen der PKV — und dein Geld verzögert sich. Diese Angaben müssen drauf:

• Vollständige Patientendaten und dein Praxis-Absender
• Behandlungsdatum je Position
• Leistungsbeschreibung mit Positionsnummer
• Angewandter Steigerungssatz und Einzelpreis
• Gesamtbetrag
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist mehr als Formsache: Jede Nummer muss eindeutig sein und darf nur einmal vergeben werden. Eine lückenlose Abfolge schreibt das Finanzamt nicht zwingend vor — ungeklärte Lücken fallen bei einer Betriebsprüfung aber auf.

Dazu kommt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern): Eine einmal festgeschriebene Rechnung darf im Nachhinein nicht mehr still verändert werden. Korrekturen laufen über eine Storno-Rechnung per Gegenbuchung, nicht über nachträgliches Überschreiben.

Selbstzahler, PKV und Beihilfe im Vergleich

Deine Rechnung geht bei allen drei Patiententypen an die Patient:innen selbst — unterschiedlich ist nur, wer ihnen wie viel erstattet.

	Selbstzahler	PKV	Beihilfe (Bund)
Rechnungsempfänger	Patient:in	Patient:in	Patient:in
Erstattung	keine	nach individuellem Tarif	Bemessungssatz der Beihilfe, Rest über private Restkostenversicherung
Grenze	keine	Tarifbedingungen	Höchstbeträge nach Anlage 9 BBhV
Was Patient:innen einreichen	nichts	Rechnung, je nach Tarif mit Verordnung	Rechnung und ärztliche Verordnung bei der Beihilfestelle, Rest bei der PKV

Beihilfe und PKV: Was du bei der Erstattung beachten musst

Beihilfeberechtigte Patient:innen (typischerweise Beamt:innen) bekommen nur einen Teil ihrer Kosten von der Beihilfe erstattet, den Rest über eine private Restkostenversicherung. Beim Bund liegt der Bemessungssatz nach § 46 BBhV bei 50 % für Beihilfeberechtigte, bei 70 % für Versorgungsempfänger:innen sowie berücksichtigungsfähige Ehe- oder Lebenspartner:innen und bei 80 % für Kinder.

Ab zwei berücksichtigungsfähigen Kindern steigt der Satz der Beihilfeberechtigten auf 70 %.

Beihilfefähig sind Heilmittel nur mit ärztlicher Verordnung und höchstens bis zu den Höchstbeträgen in Anlage 9 BBhV (§ 23 BBhV). Diese Höchstbeträge binden nur die Beihilfestelle, nicht deine Preisgestaltung. Liegt dein Preis darüber, tragen Patient:innen die Differenz selbst.

Für dich zählt vor allem die Dokumentation: Erstatter fragen im Zweifel nach Behandlungsdatum, Diagnose und erbrachter Leistung. Wer lückenlos dokumentiert, kommt schneller an sein Geld.

Häufige Fehler bei der Privatabrechnung

Die meisten Fehler bei der Privatabrechnung entstehen beim Behandlungsvertrag, bei der Preiskalkulation und bei den Rechnungsnummern:

• Ohne unterschriebenen Behandlungsvertrag behandeln — im Streitfall hast du keine Rechtsgrundlage für deine Preise.
• Zu günstig kalkulieren — gerade zum Start orientieren sich viele an Beihilfe-Höchstbeträgen statt an ihren tatsächlichen Kosten und lassen so dauerhaft Umsatz liegen. Den Einstiegspreis später anzuheben ist deutlich unangenehmer, als ihn von Anfang an richtig zu setzen.
• Formfehler auf der Rechnung — unvollständige Rechnungen lösen Rückfragen der PKV aus und verzögern deine Zahlung.
• Rechnungsnummern doppelt oder mit ungeklärten Lücken vergeben — das fällt spätestens bei der Betriebsprüfung auf, und die schaut auch auf die Rechnungen aus deinem ersten Jahr.
• Offene Rechnungen nicht nachverfolgen — wer nicht sieht, wer noch nicht bezahlt hat, mahnt zu spät oder gar nicht.

Fazit

Die Abrechnung von Privatpatient:innen lohnt sich — wenn du sie von der ersten Rechnung an professionell aufziehst: unterschriebener Behandlungsvertrag, sauber kalkulierte Faktoren, formgerechte Rechnungen und eindeutige, fortlaufende Nummern. Nichts davon ist aufwendig, solange du es beim Start einmal einrichtest.

Genau dabei hilft likami. Die Software ist auf Physiotherapie-Privatpraxen zugeschnitten und erzeugt Rechnungen direkt aus den dokumentierten Leistungen — mit fortlaufenden, unveränderbaren Nummern, GoBD-konformer Festschreibung und PDF-Archivierung.

Du pflegst deine Preislisten und Steigerungssätze einmal (inklusive Preis-Overrides je Patient:in), und likami trennt Selbstzahler, PKV und Beihilfe sauber. Offene Rechnungen siehst du auf einen Blick, Mahnungen und der Versand per E-Mail sind eingebaut. Ein SEPA-Giro-Code auf der Rechnung erleichtert deinen Patient:innen die Zahlung.

Was sonst noch zum digitalen Setup einer neuen Praxis gehört, steht im Beitrag Digitalisierung in der Physiotherapie: dein Setup für den Praxisstart.

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Quellen:

• gesetze-im-internet.de: § 46 BBhV Bemessungssatz und § 23 BBhV Heilmittel
• thevea.de: Preisliste Beihilfe Physiotherapie
• GebüTh/Buchner: Gebührenübersicht für Therapeuten