Physiotherapie Software Vergleich 2026: Welcher Anbieter passt zur Neugründung?

Du baust gerade eine Praxis auf und musst dich für ein System entscheiden? Wir vergleichen die wichtigsten Anbieter 2026 nach Funktionsumfang, Abrechnung, Bedienbarkeit, TI-Anbindung und Preis. Und ordnen zu, welcher Anbieter zu welchem Gründungsweg passt — Privatpraxis, Kassenzulassung, Übernahme oder nebenberuflicher Start.

25. November 2025

Zwei Physiotherapeuten arbeiten nebeneinander an PC und Tablet mit Terminplänen — Sinnbild für den Vergleich verschiedener Praxissoftware.

Wenn du gerade eine Physiotherapie-Praxis aufbaust, sieht die Softwarefrage anders aus als in einer laufenden Praxis. Du hast keine Altdaten, die migriert werden müssten, und kein Team, das umgeschult werden will. Dafür fehlen dir die Erfahrungswerte: wie viele Termine pro Woche zusammenkommen und ob du mittelfristig mit Kassenzulassung arbeitest.

Die Kurzantwort: Gründest du eine reine Privatpraxis, brauchst du weder GKV-Abrechnung noch TI — dann reicht likami oder eine schlanke Cloud-Praxissoftware. Planst du eine Kassenzulassung, kommen Anbieter mit GKV-Abrechnung und TI wie thevea oder Optica Viva infrage. Übernimmst du eine Praxis, klärst du zuerst, ob der neue Anbieter die Daten des Altsystems (oft THEORG) übernehmen kann.

Deshalb trägt die übliche Frage „Was brauche ich?" bei einer Neugründung nicht weit. Tragfähiger ist: Welchen Gründungsweg gehe ich — und welche Anbieter schließt der aus?

Die Auswahl an Praxissoftware ist stark gewachsen: Neben Platzhirschen wie THEORG und MD Therapie stehen Cloud-Anbieter. Wir bewerten die wichtigsten Anbieter nach den Kriterien, die im Alltag zählen — und ordnen sie danach den vier typischen Gründungswegen zu. Was sonst noch zum Start gehört, steht im Überblick Digitalisierung in der Physiotherapie: dein Setup für den Praxisstart.

Inhaltsverzeichnis

Die Vergleichskriterien
Die Anbieter im Überblick
Welcher Anbieter passt zu welchem Gründungsweg?
Wo likami steht: der Spezialist für Privatpraxen
Welche Software passt zu deiner Praxis?

Die Vergleichskriterien

Wir bewerten die Anbieter in fünf Kategorien:

Funktionsumfang — Terminplanung (worauf ein Terminplaner für Praxen achten sollte), Patientenverwaltung, Verordnungsmanagement, Dokumentation
Abrechnung — GKV-Direktabrechnung, Privatrechnungen, BG-Rezepte, automatische Preislisten-Updates
Bedienbarkeit — Lernkurve, Oberfläche, Mobile-Nutzung
TI-Anbindung — Aktueller Stand, KIM-Integration, eVO-Readiness
Preis-Leistung — Gesamtkosten inkl. Module, TI und Support

Ein Kriterium wird oft übersehen, kostet aber am meisten: der Aufwand für Einführung und Datenumzug. Wer eine laufende Praxis umstellt, migriert Altdaten und schult das Team — wer neu gründet, fängt ohne Altlasten an. Beides beeinflusst die Wahl stärker als jede einzelne Funktion.

TI-Anbindung und GKV-Direktabrechnung werden dabei erst mit der Kassenzulassung relevant — als reine Privatpraxis bezahlst du sie mit, ohne sie zu nutzen. Was davon wann verpflichtend wird, erklärt der Beitrag Digitalisierung Physiotherapie Pflicht.

Die Anbieter im Überblick

Die Tabelle zeigt die sieben Anbieter entlang der fünf Vergleichskriterien. Sie ersetzt keine eigene Testphase, hilft dir aber, die Kandidaten für deine Praxis einzugrenzen. Wenn du neu gründest, lies die Spalte GKV-Abrechnung als erstes Ausschlusskriterium.

Anbieter	Modell	GKV-Abrechnung	TI-Anbindung	Privatabrechnung	Bedienbarkeit	Preis / Test (Stand 09/2026)
THEORG	lokal (Windows)	ja	beim Anbieter erfragen	ja	großer Funktionsumfang, steile Lernkurve	keine Listenpreise, auf Anfrage
Optica Viva	Cloud	ja (über Optica)	ja (KIM integriert)	ja	Cloud-Oberfläche	laut Anbieter ab 38 €/Monat für die Inhaber-Lizenz; öffentliche Demo statt Testphase
thevea	Cloud	ja	ja	ja	Anbieter wirbt mit schneller Einrichtung	auf Anfrage
henara	lokal oder Cloud	ja	ja	ja	Anbieter wirbt mit intuitiver Oberfläche	auf Anfrage
synaptos	Cloud	eingeschränkt (AT-Fokus)	beim Anbieter erfragen	ja	Textbausteine und Vorlagen	14 Tage kostenlos testen
iPrax	Apple-nativ	ja	ja	ja	Apple-Bedienlogik, nur Apple-Geräte	beim Anbieter erfragen
likami	Cloud (Web-App)	nein	nein	ja (GoBD)	geführtes Onboarding mit Demo-Daten	30 Tage kostenlos testen

„Beim Anbieter erfragen" heißt: Dazu haben wir keine belastbare, mehrfach bestätigte Angabe gefunden. Frag genau diese Punkte im Demo-Termin ab.

Welcher Anbieter passt zu welchem Gründungsweg?

Bei einer Neugründung entscheidet dein Weg in die Selbstständigkeit stärker über die Praxissoftware als jede einzelne Funktion. Die Tabelle ordnet die vier typischen Gründungswege zu, die Profile von THEORG bis iPrax weiter unten liefern die Details.

Gründungsweg	Muss-Kriterium	passende Anbieter
Reine Privatpraxis ohne Kassenzulassung	saubere Privatabrechnung, Termine, Doku — keine GKV/TI nötig	likami oder schlanke Cloud-Praxissoftware
Kassenzulassung beantragt oder in Wartezeit	GKV-Abrechnung und TI später zuschaltbar	thevea, Optica Viva
Übernahme einer bestehenden Praxis	Datenübernahme aus dem Altsystem (oft THEORG)	Anbieter, der die Altdaten übernehmen kann
Nebenberuflicher Start	Cloud, ohne lokale Installation, monatlich kündbar	schlanke Cloud-Praxissoftware ohne Modulbaukasten

Reine Privatpraxis ohne Kassenzulassung. GKV-Direktabrechnung und TI-Anbindung brauchst du nicht — du bezahlst sie mit und nutzt sie nie. Es zählen Terminplanung, Dokumentation und eine Privatabrechnung, die ab der ersten Rechnung sauber läuft; die GKV-Allrounder aus der Tabelle streichst du hier. Der Weg im Überblick: Privatpraxis eröffnen.

Kassenzulassung beantragt oder in Wartezeit. Erst mit der Zulassung zählen GKV-Abrechnung und TI wirklich. Du musst beides nicht am ersten Praxistag scharf schalten, solltest aber nicht mit einer Praxissoftware starten, die es später gar nicht kann.

Infrage kommen thevea (TI-Anbindung inklusive, Kosten laut Anbieter durch die GKV-Erstattungspauschale gedeckt) und Optica Viva, das über das Optica-Rechenzentrum abrechnet. Ob du die Abrechnung selbst machst oder auslagerst, klärt der Beitrag zur Abrechnungsstelle in der Physiotherapie.

Übernahme einer bestehenden Praxis. Der Gründer-Vorteil „keine Altlasten" gilt hier nicht: Es gibt Stammdaten, laufende Verordnungen und meist ein Altsystem — bei länger etablierten Praxen oft THEORG. Prüf zuerst, ob dein Wunschanbieter die Daten übernehmen kann. Ein Wechsel direkt zur Übernahme verdoppelt die Baustellen im ersten Monat. Mehr dazu: Physiotherapie-Praxis kaufen.

Nebenberuflicher Start. Wenige Patient:innen, wenige Rechnungen, kein Team. THEORG mit Modulpreisen und steiler Lernkurve ist dafür überdimensioniert; sinnvoller sind Cloud-Anbieter ohne lokale Installation und ohne Modulbaukasten, aus denen du monatlich wieder herauskommst. Rahmen dazu: nebenberuflich selbstständig als Physiotherapeut.

Eine Vorauswahl ist keine Entscheidung: Nimm zwei Kandidaten in eine echte Testphase. Bei einer Neugründung ist das einfacher als in jeder laufenden Praxis — du musst nichts umziehen und niemanden umschulen.

THEORG

Nach eigenen Angaben marktführend, mit über 30 Jahren Branchenerfahrung. THEORG bietet von allen hier verglichenen Anbietern den größten Funktionsumfang — von der Terminplanung über die Abrechnung bis hin zu statistischen Auswertungen. Die Praxissoftware ist Windows-basiert und wird lokal installiert.

Stärken: Umfangreiches Abrechnungsmodul, seit über 30 Jahren am Markt, großer Funktionsumfang.

Schwächen: Veraltete Oberfläche, kein nativer Mac-Support, lokale Installation mit Wartungsaufwand. Die Lernkurve ist steil.

Preis: Keine veröffentlichten Listenpreise — die Kosten hängen von Praxisgröße und gebuchten Modulen ab.

Optica Viva

Cloud-Praxissoftware vom Abrechnungszentrum Optica. Die Besonderheit: Clientseitige Verschlüsselung an drei deutschen Serverstandorten. Die Abrechnung läuft über das Optica-Rechenzentrum (Quelle: fitprotools.de).

Stärken: Cloud-Oberfläche, integrierte Abrechnung über Optica, KIM direkt integriert, clientseitige Verschlüsselung.

Schwächen: Bindung an das Optica-Rechenzentrum.

Preis: Laut Anbieter ab 38 € im Monat für die Inhaber-Lizenz, weitere Nutzer:innen kosten extra. Statt einer klassischen Testphase gibt es eine öffentliche Demo mit Testdaten (Quelle: optica.de).

thevea

Cloud-Praxissoftware für Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie. thevea positioniert sich als moderner Anbieter mit integrierter TI-Anbindung. Die TI-Kosten werden laut thevea durch die GKV-Erstattungspauschale gedeckt (Quelle: thevea.de).

Stärken: TI-Anbindung inklusive, laut Anbieter intuitive Oberfläche und schnelle Einrichtung.

Schwächen: Jüngerer Anbieter, weniger Erfahrungswerte im Markt als THEORG.

henara

Praxissoftware speziell für Heilmittelerbringer, als lokale Installation oder Cloud-Variante. henara setzt nach eigener Darstellung auf eine besonders intuitive Oberfläche und bietet eine TI-Anbindung an.

Stärken: Auf einfache Bedienung ausgelegt, wahlweise lokal oder in der Cloud, TI-Anbindung.

Schwächen: Klar auf abrechnungsintensive Praxen mit GKV-Schwerpunkt ausgerichtet.

synaptos

Österreichischer Anbieter mit starkem Fokus auf Dokumentation. Textbausteine, Vorlagen und eine strukturierte Befunderhebung sind die Kernstärken. 14-tägige kostenlose Testphase.

Stärken: Dokumentation mit Textbausteinen, Vorlagen und strukturierter Befunderhebung, kostenlose Testphase.

Schwächen: Ursprünglich für den österreichischen Markt entwickelt, GKV-Abrechnung für Deutschland ggf. eingeschränkt.

iPrax

Einer der wenigen Anbieter mit nativer Praxissoftware für das Apple-Ökosystem (Mac, iPad, iPhone). Vollständige GKV-Abrechnung und TI-Anbindung — für Apple-Nutzer:innen eine naheliegende Wahl (Quelle: fitprotools.de). Welche Optionen es sonst auf dem Mac gibt, zeigt der Beitrag Physiotherapie-Software auf dem Mac.

Stärken: Native Apple-Unterstützung, vollständige GKV-Abrechnung, TI-Anbindung.

Schwächen: Nur für Apple-Geräte verfügbar, kein Windows-Support.

Wo likami steht: der Spezialist für Privatpraxen

likami ist ausschließlich für Physiotherapie-Privatpraxen gebaut: Selbstzahler, PKV und Beihilfe. THEORG, Optica Viva, thevea, henara und iPrax sind dagegen als Allrounder für Kassenpraxen angelegt — mit GKV-Abrechnung, TI-Anbindung und dem entsprechenden Funktionsballast. Eine GKV-Abrechnung gibt es in likami nicht — dafür ist alles auf die Privatabrechnung zugeschnitten.

Konkret bündelt likami als Web-App die Bereiche, für die andere Anbieter mehrere Module brauchen:

Terminplanung mit automatischer Konfliktprüfung (Raum, Behandler, Pufferzeiten) und Serienterminen
Patienten- und Praxisverwaltung inklusive Versicherungstyp, Preisliste je Patient:in und DSGVO-konformer Archivierung
Therapiedokumentation mit lückenloser Versionsgeschichte nach § 630f BGB
GoBD-konforme Privatabrechnung mit fortlaufenden, unveränderbaren Rechnungsnummern, PDF-Archivierung und Zahlungs-Tracking

Der ehrliche Vorteil liegt beim Start ohne Altlasten: Wer als reine Privatpraxis gründet, braucht keine Datenmigration aus einem Altsystem und keinen Modul-Baukasten für Funktionen, die erst mit einer Kassenzulassung relevant würden.

Für die Kostenseite einer Neugründung lohnt sich der Blick in den Überblick Was kostet es, eine Physiotherapie-Praxis zu eröffnen? und in die Kosten für Physiotherapie-Software.

Welche Software passt zu deiner Praxis?

Es gibt keine universell beste Praxissoftware — neben deinem Gründungsweg entscheidet, womit du arbeitest und worauf du Wert legst. Als Faustregel:

Du willst den größten Funktionsumfang und arbeitest mit Windows? → THEORG
Du willst eine Cloud-Praxissoftware mit TI-Integration für die GKV? → thevea oder Optica Viva
Du arbeitest mit Apple-Geräten? → iPrax
Dir ist Dokumentation besonders wichtig? → synaptos
Du führst eine reine Privatpraxis — Selbstzahler, PKV, Beihilfe? → likami

Teste mindestens zwei Anbieter im realen Praxisalltag — am besten in den Wochen vor der Eröffnung, wenn noch keine Patient:innen auf das System angewiesen sind. Worauf du bei der Auswahl achtest und welche Fragen du vorher klärst, zeigt der Leitfaden Praxissoftware für Physiotherapie.

Quellen: