Elektronische Patientenakte in der Physiotherapie: Was du beim Praxisstart brauchst
Deine ersten Patient:innen bringen die elektronische Patientenakte mit — auch wenn deine Praxis erst seit einer Woche offen ist. Was die ePA für eine Neugründung wirklich bedeutet, was davon vor der Eröffnung stehen muss und was bis zur TI-Pflicht 2027 Zeit hat.
Du planst gerade deine eigene Praxis: Räume, Zulassung, Finanzierung, Software. Irgendwo zwischen Businessplan und Behandlungsliege liest du, dass gesetzlich Versicherte inzwischen automatisch eine elektronische Patientenakte haben. Die naheliegende Frage lautet dann: Muss ich das vor der Eröffnung erledigen — oder darf das warten?
Die kurze Antwort: Die ePA selbst musst du zum Start nicht anbinden. Das geht für Physiopraxen aktuell ohnehin nur eingeschränkt, und die technische Voraussetzung kommt erst später. Was du zum Start richtig aufsetzen solltest, ist deine eigene Dokumentation — sie entscheidet, ob die ePA später überhaupt etwas für dich bringt.
Seit Anfang 2025 wird die ePA als „ePA für alle" im Opt-out-Verfahren an gesetzlich Versicherte ausgerollt: Jede:r bekommt sie automatisch, außer man widerspricht aktiv. Deine allerersten Patient:innen bringen die Akte also schon mit, auch wenn deine Praxis erst seit einer Woche offen ist.
Die ePA ist eines der Kernprojekte der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Worum es hier geht: was die Akte ist, wo sie in deiner Gründungs-Timeline steht, wo sie für Physios noch klemmt — und welche Entscheidung du vor der ersten Behandlung treffen solltest.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die ePA — und was ändert sich 2026?
- Wo die ePA in deiner Gründungs-Timeline steht
- Was bringt die ePA für Physiotherapeuten?
- Was für Physiotherapeuten noch fehlt
- ePA und Datenschutz: Wer darf was sehen?
- Was du beim Praxisstart schon richtig machst
- Setup-Checkliste: Was vor dem ersten Patienten stehen muss
- Fazit
- Häufige Fragen
Was ist die ePA — und was ändert sich 2026?
Die ePA ist ein zentraler, digitaler Speicher für Gesundheitsdaten, den die Krankenkassen seit 2025 automatisch für alle gesetzlich Versicherten anlegen, die nicht widersprechen. Patient:innen können dort Befunde, Diagnosen, Medikationspläne und Behandlungsberichte hinterlegen lassen und steuern, wer darauf zugreift.
Der entscheidende Wechsel: Früher musste man die ePA aktiv beantragen (Opt-in). Seit 2025 läuft es umgekehrt — wer die Akte nicht will, muss widersprechen (Opt-out). Seit dem 1. Oktober 2025 sind Vertragsärzt:innen, Krankenhäuser und Apotheken zudem verpflichtet, die ePA zu nutzen und zu befüllen; die Akten deiner Patient:innen füllen sich also zunehmend mit Inhalten.
Den Rollout treibt die gesetzliche Krankenversicherung. Private Krankenversicherungen können ihren Versicherten ebenfalls eine ePA anbieten, verpflichtet sind sie dazu aber nicht.
Du eröffnest also in einen laufenden Rollout hinein. Die Akte ist schon da, bevor deine Praxis es ist — du musst nicht auf sie umstellen, sondern kannst gleich passend anfangen.
Wo die ePA in deiner Gründungs-Timeline steht
Die ePA ist beim Praxisstart kein Punkt auf der Eröffnungsliste — die Vorarbeit dafür schon. Die Übersicht zeigt, was in welcher Phase zu tun ist:
| Phase | Was ist zu tun | ePA-Bezug |
|---|---|---|
| Vor der Eröffnung | festlegen, womit und wie du dokumentierst (eine Praxissoftware, feste Typen für Anamnese, Befund, Therapiebericht) | keine Anbindung nötig; strukturierte Inhalte sind die Basis für jede spätere Nutzung |
| Monat 1 bis 3 | Dokumentationsroutine einüben, sauber getrennt statt alles in ein Freitextfeld | Patient:innen haben eine ePA, du arbeitest in deiner eigenen Akte |
| Erste Mitarbeiterin, erster Mitarbeiter oder Vertretung | Rollen und Zugriffsrechte festlegen, Änderungen nachvollziehbar machen | datenschutzrechtlich ohnehin nötig und die Struktur, auf der eine Anbindung aufsetzt |
| TI-Pflicht ab 01.10.2027 (nur mit Kassenzulassung) | TI-Anschluss einrichten | erst damit wird aktiver ePA-Zugriff möglich |
Der teuerste Fehler ist, die erste Zeile zu verschieben: Was in Monat eins auf Zetteln oder in Word landet, muss später jemand von Hand nachziehen. Was von Anfang an strukturiert in einer Praxissoftware liegt, ist später einfach da.
Die Rollen-Frage kannst du als Einzelgründer:in bewusst vertagen — aber nur, wenn deine Software sie später hergibt. Warum die TI erst in der letzten Zeile steht, erklärt der Abschnitt „Was für Physiotherapeuten noch fehlt".
Ob du mit Kassenzulassung startest oder eine Privatpraxis eröffnest, ändert an der Antwort nichts: Die Dokumentationsgrundlage brauchst du so oder so.
Was bringt die ePA für Physiotherapeuten?
Die ePA bringt Physiotherapeut:innen vor allem Vorbefunde, Diagnosen und Medikation ohne Rückfrage beim Arzt — und perspektivisch einen digitalen Weg für Berichte. Gerade als neue Praxis ohne eingespielte Kontakte zu Ärzt:innen und ohne eigene Patientenhistorie ist das potenziell mehr wert als für eine Praxis mit 15 Jahren Aktenschrank.
Bessere Informationsgrundlage: Du siehst Diagnosen, Vorbefunde und Medikation deiner Patient:innen auf einen Blick, ohne auf einen Arztbrief zu warten. Als neue Praxis kennst du weder die Vorgeschichte noch die Ärzt:innen — genau da fehlt dir sonst am meisten.
Therapieberichte einstellen: Perspektivisch kannst du deine in der digitalen Dokumentation erfassten Befunde und Berichte in die ePA einstellen. Der behandelnde Arzt hat sie dann direkt verfügbar — das kann Rückfragen und Doppelarbeit sparen.
Interdisziplinäre Kommunikation: Die ePA ermöglicht einen Informationsfluss zwischen Arzt, Therapeut:in und weiteren Leistungserbringern, ohne dass Befunde per Fax oder Papier durch die Stadt wandern.
Tipp: Der Nutzen hängt direkt an der Qualität deiner eigenen Dokumentation. Wer in den ersten Monaten unstrukturiert auf Papier oder in Word arbeitet, hat später nichts Sinnvolles, das sich einstellen ließe — egal wie gut die ePA angebunden ist.
Was für Physiotherapeuten noch fehlt
Für Physiotherapeut:innen ist die ePA aktuell nur eingeschränkt nutzbar, weil die TI-Anbindung erst ab dem 1. Oktober 2027 Pflicht ist — und das auch nur für Praxen mit Kassenzulassung. Du verpasst also nichts, wenn die ePA bei dir zur Eröffnung nicht steht.
Welche Daten Physiopraxen einstellen, welche Zugriffsrechte praktisch gelten und über welche Fachanwendungen das läuft, wird schrittweise erweitert. Ärzt:innen und Apotheken sind hier weiter als die Heilmittelerbringer.
Voraussetzung für jeden Zugriff ist die Telematikinfrastruktur (TI). Reine Privatpraxen sind nicht anschlusspflichtig. Bis 2027 ist die aktive Nutzung der ePA für die meisten Praxen deshalb eher Vorbereitung als Alltag — du brauchst zur Eröffnung keinen Konnektor, sondern eine ordentliche Akte. Was sonst verpflichtend ist, fasst der Beitrag Digitalisierung Physiotherapie Pflicht zusammen.
Die ePA-Anbindung läuft über die TI und die dafür zugelassenen Komponenten — keine Praxissoftware „schaltet" die ePA im Alleingang frei. Verspricht dir ein Anbieter zum Start eine ePA-Anbindung, frag genau nach. Wichtiger für den Start ist sauber strukturierte Dokumentation.
ePA und Datenschutz: Wer darf was sehen?
Zugriff auf die ePA gibt es nur im Behandlungskontext: Er entsteht, wenn die elektronische Gesundheitskarte eingelesen wird (bei Arztpraxen standardmäßig für 90 Tage). Patient:innen können einzelne Einrichtungen vom Zugriff ausschließen, Dokumente verbergen und der ePA insgesamt widersprechen.
Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Daten nach Art. 9 DSGVO — in der ePA genauso wie in deiner eigenen Akte. Was du in der ePA siehst, behandelst du deshalb so sorgfältig wie deine eigenen Unterlagen.
Deine hauseigene Dokumentation muss den Datenschutz ohnehin erfüllen, ePA hin oder her. Ein sauberes Zugriffs- und Rollenkonzept in der eigenen Software ist die Grundlage für jede spätere Anbindung.
Prüfen solltest du das bei der Softwareauswahl vor der Eröffnung — danach wechselt kaum jemand noch das System, nur um das Rollenkonzept zu verbessern.
Was du beim Praxisstart schon richtig machst
Die beste Vorbereitung auf die ePA ist eine strukturierte, rechtssichere und verknüpfte Dokumentation ab der ersten Behandlung. Auf die TI-Pflicht 2027 zu warten, bringt dir nichts — was du einmal in die ePA einstellst, ist immer nur so gut wie das, was du erfasst hast.
Konkret heißt gute Ersteinrichtung:
- Strukturiert dokumentieren statt Fließtext auf Zetteln — mit klaren Typen für Anamnese, Befund und Therapiebericht.
- Rechtssicher führen: lückenlose Versionsgeschichte mit Autor:in und Zeitstempel, wie es § 630f BGB verlangt.
- Verknüpft ablegen: Dokumentation, Termin und Verordnung gehören zusammen, nicht in drei getrennte Systeme. Wie das mit der übrigen digitalen Basis deiner Praxiseinrichtung zusammenspielt, steht dort im Detail.
Genau hier setzt likami an — nicht als TI-Konnektor und nicht, indem es selbst etwas in die ePA schiebt, sondern als saubere Basis davor. Als Gründer:in hast du keine Altdaten, die du migrieren müsstest.
likami führt deine Therapiedokumentation und Patientenverwaltung von der ersten Behandlung an strukturiert, mit Versionsgeschichte und Rollenrechten. Eine ePA- oder TI-Anbindung bildet likami nicht ab; kommt die Anbindung über die TI, liegen deine Inhalte aber bereits geordnet vor statt als Papierstapel aus den Gründungsjahren.
Setup-Checkliste: Was vor dem ersten Patienten stehen muss
Vor der ersten Behandlung brauchst du sechs Dinge, und keines davon setzt TI, Konnektor oder ePA-Anbindung voraus. Alle zahlen später auf die ePA-Nutzung ein.
1. Eine Praxissoftware statt drei Insellösungen. Termin, Verordnung und Behandlungsdokumentation gehören zusammen. Wer mit Kalender-App, Excel-Liste und Papierakte startet, hat drei Datenstände, die später niemand zusammenführt. Das ist die eine Entscheidung, die du wirklich vor der Eröffnung triffst.
2. Dokumentationstypen festlegen, bevor der Betrieb läuft. Leg fest, wie Anamnese, Befund und Therapiebericht bei dir aussehen: strukturierte Felder statt Fließtext, gleiche Struktur bei allen Patient:innen. Das ist in Woche eins eine Zehn-Minuten-Entscheidung und nach 300 Behandlungen ein Projekt.
3. Nachvollziehbarkeit von Anfang an. Autor:in, Zeitstempel und Versionsgeschichte müssen automatisch mitlaufen — das verlangt § 630f BGB unabhängig vom Alter deiner Praxis. Nachträglich lässt sich das für Altdaten nicht herstellen. Was § 630f BGB im Einzelnen verlangt, steht im Beitrag zur Dokumentation in der Physiotherapie.
4. Datenschutz-Grundlagen mit aufsetzen. Gesundheitsdaten fallen ab dem ersten Behandlungstag unter Art. 9 DSGVO. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsvertrag mit deinem Software-Anbieter, Einwilligungen — das gehört in die Gründungsphase, nicht in das Jahr der ersten Prüfung.
5. Rollen- und Rechtekonzept vorbereiten, auch als Einzelkämpfer:in. Am ersten Tag brauchst du es vielleicht nicht, spätestens aber an dem Tag, an dem die erste Aushilfe anfängt. Frag bei der Softwareauswahl danach.
6. Die TI-Frage bewusst vertagen. Startest du mit Kassenzulassung, notiere dir den 1. Oktober 2027 als Datum für die Anschlusspflicht (als reine Privatpraxis bist du nicht anschlusspflichtig) und hak das Thema für die Gründungsphase ab. Wichtig ist nur, dass deine Inhalte bis dahin strukturiert vorliegen.
Wie sich das in die übrige digitale Grundausstattung einfügt, zeigt der Beitrag zur Praxissoftware für die Gründung — dort geht es um alle Bausteine, hier nur um den Dokumentationsteil.
Fazit
Die ePA musst du zur Eröffnung nicht anbinden; entscheidend ist eine Dokumentation, die von der ersten Behandlung an strukturiert, rechtssicher und an einem Ort liegt. Mit dem Opt-out-Rollout ist die ePA kein Randthema mehr und kann die interdisziplinäre Zusammenarbeit verbessern.
Für Physiotherapeut:innen bleibt der unmittelbare Nutzen bis zur TI-Anbindung 2027 begrenzt. Wer seine Inhalte bis dahin sauber führt, hat bei der Anbindung deutlich weniger nachzuarbeiten als eine Praxis mit unstrukturierten Altbeständen. Den gesamten digitalen Fahrplan für die Gründung findest du im Digitalisierungs-Leitfaden für Praxisgründer 2026.
Häufige Fragen
Muss eine Privatpraxis an die ePA? Nein. Die TI-Anschlusspflicht ab dem 1. Oktober 2027 betrifft nur Praxen mit Kassenzulassung. Ohne TI-Anschluss ist auch kein ePA-Zugriff möglich.
Darf ich als Physio in die ePA schreiben? Das Gesetz sieht für Heilmittelerbringer Zugriffsrechte vor, soweit sie für die Versorgung erforderlich sind — einschließlich eigener Behandlungsdaten (§ 352 SGB V). Praktisch setzt das TI-Anbindung und passende Software voraus. Die Befüllungspflicht seit Oktober 2025 gilt für Vertragsärzt:innen, Krankenhäuser und Apotheken, nicht für Physiopraxen.
Wie lange habe ich Zugriff auf die ePA? Der Zugriff entsteht im Behandlungskontext, wenn die elektronische Gesundheitskarte eingelesen wird; für Arztpraxen gilt standardmäßig ein Zeitraum von 90 Tagen, den Patient:innen in der App ändern können. Wie das für Physiopraxen konkret aussieht, hängt an der noch ausstehenden TI-Anbindung.
