Abrechnung Physiotherapie lernen: Die wichtigsten Grundlagen
Du bist neu in der Abrechnung? Kein Problem. Wir erklären die wichtigsten Grundlagen: von der Verordnung über die Positionsnummern bis zur Einreichung.
Abrechnung lernst du in fünf Schritten: Abrechnungswelt klären, Verordnung prüfen, Positionen kennen, Preise (GebüTh) festlegen, Fristen überwachen. Die Abrechnung in der Physiotherapie ist komplex — aber erlernbar, wenn du diese Reihenfolge einhältst.
In der Ausbildung kommt das Thema oft zu kurz: Du lernst zu behandeln, nicht abzurechnen. Deshalb hier die Grundlagen der Reihe nach — von der Verordnung über die Leistungen bis zur gestellten oder eingereichten Rechnung.
Inhaltsverzeichnis
- GKV oder privat: Was du zuerst klären musst
- Die Verordnung als Ausgangspunkt
- Positionsnummern und Leistungen verstehen
- GebüTh und Faktor: die Basis deiner Privatpreise
- Fristen und Gültigkeit beachten
- Zuzahlung, Selbstzahler und PKV: Wer zahlt was?
- Ein Rechenbeispiel aus der Privatpraxis
- Die häufigsten Anfängerfehler
- Wo du die Abrechnung lernst
- Häufige Fragen
- Fazit
GKV oder privat: Was du zuerst klären musst
Zuerst klärst du, ob du mit den gesetzlichen Kassen oder privat abrechnest — die beiden Welten funktionieren grundverschieden:
| GKV (gesetzliche Kassen) | Privat (Selbstzahler, PKV, Beihilfe) | |
|---|---|---|
| Rechnungsempfänger | Krankenkasse (eingereicht meist über ein Abrechnungszentrum) | Patient:in direkt |
| Preisgrundlage | bundesweit einheitliche Vergütung nach Vertrag gemäß § 125 SGB V | eigene Preisliste, Orientierung an der GebüTh (keine verbindliche Gebührenordnung) |
| Regeln | Heilmittel-Richtlinie mit Heilmittelkatalog | saubere, GoBD-konforme Rechnung |
| Fristen | 28 Tage Behandlungsbeginn, 14 Tage bei dringlichem Bedarf | keine gesetzlichen Fristen; Tarif bzw. Beihilfe prüfen |
| Prüfinstanz | Krankenkasse | PKV bzw. Beihilfestelle prüfen die Erstattung an die Patient:in |
| Zuzahlung | ab 18 Jahren 10 % plus 10 € je Verordnung | keine; Patient:in trägt, was nicht erstattet wird |
Für viele Einsteiger:innen ist das die wichtigste Weichenstellung: Wer in einer reinen Privatpraxis arbeitet, braucht die GKV-Logik kaum — dafür ein sicheres Gefühl für Rechnungsstellung und Nachweispflichten.
Tipp: Vieles auf dieser Seite gilt für beide Welten — die Verordnung, die Einheiten, die Fristen. Nur wer am Ende zahlt und nach welchen Sätzen unterscheidet sich.
Die Verordnung als Ausgangspunkt
Jede Abrechnung beginnt mit der ärztlichen Verordnung (umgangssprachlich Rezept). Sie enthält Diagnose (ICD-10), verordnetes Heilmittel, Behandlungsmenge und -frequenz. In der GKV ist das das Muster 13, in der Privatpraxis eine privatärztliche Verordnung (Privatverordnung) — die Struktur ist ähnlich. Prüfe jede Verordnung auf Vollständigkeit, bevor du mit der Behandlung beginnst.
Genauso wichtig wie das Prüfen ist das Mitzählen: Jede Verordnung deckt eine bestimmte Anzahl an Einheiten. Behandelst du darüber hinaus, bleibt die Einheit im Zweifel unbezahlt. Wie du eine Verordnung von der ersten bis zur letzten Einheit sauber abrechnest, steht im Beitrag zu Rezepte abrechnen in der Physiotherapie.
Und noch etwas hängt an der Verordnung: Was du nicht dokumentierst, kannst du im Zweifel auch nicht belegen. Eine lückenlose Dokumentation in der Physiotherapie ist deshalb kein Selbstzweck, sondern die Grundlage jeder Rechnung, die einer Prüfung standhält.
Positionsnummern und Leistungen verstehen
Jede Leistung hat eine eigene Positionsnummer, zum Beispiel KG (Allgemeine Krankengymnastik), MT (Manuelle Therapie) oder MLD (Manuelle Lymphdrainage). In der GKV bestimmen die Positionsnummern den Vergütungssatz.
In der Privatpraxis arbeitest du stattdessen mit deinem eigenen Leistungskatalog und deinen Preislisten. Die Positionsbezeichnungen brauchst du trotzdem, weil PKV und Beihilfe die Leistungen auf der Rechnung nachvollziehen wollen.
GebüTh und Faktor: die Basis deiner Privatpreise
Deine Privatpreise leitest du in der Regel aus der Gebührenübersicht für Therapeuten (GebüTh) ab: GKV-Preis mal Faktor. Sie ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern eine Preisübersicht, an der sich private Erstattungen orientieren. Zwei Begriffe solltest du dabei sicher beherrschen:
- Höchstsatz: der obere Richtwert je Leistung, den die GebüTh ausweist — aktuell das 2,3-Fache des Basispreises.
- Faktor / Steigerungssatz: der Multiplikator, den die GebüTh auf den GKV-Preis als Basis anwendet — je nach Aufwand und Praxis bis zum 2,3-Fachen.
So sieht das mit echten Zahlen aus: Die GKV vergütet eine Einheit Manuelle Therapie (X1201) seit 01.01.2026 mit 35,59 €. Beim Faktor 1,8 ergibt das 64,06 €, beim Höchstsatz von 2,3 genau 81,86 €. Ein Privatpreis von 35 € läge damit sogar unter dem Kassensatz.
Setzt du deinen Faktor höher an, verdienst du pro Behandlung mehr — aber die PKV erstattet deinen Patient:innen unter Umständen nur bis zu ihrem tariflichen Höchstbetrag. Wie Höchstsätze und Faktor genau zusammenspielen, erklärt der Beitrag zur GebüTh in der Physiotherapie.
Fristen und Gültigkeit beachten
In der GKV muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Verordnungsdatum beginnen, sonst verfällt die Verordnung. Die wichtigsten GKV-Fristen:
- Behandlungsbeginn: innerhalb von 28 Kalendertagen nach Verordnungsdatum.
- Dringlicher Behandlungsbedarf: Beginn innerhalb von 14 Tagen.
- Unterbrechung: Liegen mehr als 14 Tage zwischen zwei Behandlungen, kann die Verordnung ihre Gültigkeit verlieren.
Bei Privatverordnungen gelten diese Fristen nicht automatisch — kläre sie mit Blick auf Tarif bzw. Beihilfe. Was bei der Privatverordnung sonst anders läuft, steht unter Privatrezept abrechnen in der Physiotherapie.
Reicht das Kontingent nicht, brauchst du rechtzeitig eine Folgeverordnung, damit die Behandlung lückenlos weiterläuft.
Zuzahlung, Selbstzahler und PKV: Wer zahlt was?
Wer am Ende zahlt, hängt am Versicherungsstatus:
- GKV-Patient:innen ab 18 Jahren zahlen eine Zuzahlung: 10 % der Behandlungskosten plus 10 € Verordnungsgebühr. Manche sind befreit — prüfe die Befreiungskarte.
- Selbstzahler tragen die Kosten komplett selbst; hier zählt eine klare Preisabsprache vorab.
- PKV und Beihilfe erstatten deinen Patient:innen die Rechnung anteilig — sie prüfen dabei Leistungen und Verordnungsbezug.
In einer Privatpraxis rechnest du also direkt mit Selbstzahlern, PKV-Versicherten und Beihilfeberechtigten ab. Wie du Privatpatienten korrekt abrechnest, ist ein eigenes Thema.
Speziell für Privatversicherte lohnt der Blick in den Beitrag zur PKV-Abrechnung in der Physiotherapie. Dort ist das Erstattungsdreieck zwischen dir, der Patient:in und ihrer Versicherung Schritt für Schritt aufgedröselt.
Ein Rechenbeispiel aus der Privatpraxis
Sechs Einheiten Manuelle Therapie zum GebüTh-Faktor 1,8 ergeben eine Rechnung über rund 384 €. Angenommen, du behandelst eine privatversicherte Patientin mit einer Verordnung über sechs Einheiten Manuelle Therapie (MT):
Dein Preis je Einheit MT laut deiner Preisliste: 64 € (35,59 € × 1,8, gerundet)
Sechs Einheiten: 6 × 64 € = 384 €
Du stellst eine Rechnung über 384 € an die Patientin — nicht an ihre Versicherung.
Die Patientin bezahlt dich und reicht die Rechnung bei ihrer PKV (und ggf. der Beihilfe) ein.
Erstattet ihr Tarif MT voll, bekommt sie die 384 € zurück; deckt er nur einen Teil, bleibt die Differenz bei ihr.
Wichtig für dich: Deine Honorarforderung von 384 € besteht unabhängig davon, wie viel die Versicherung erstattet. Was du steuern kannst, ist die Form der Rechnung — vollständige Leistungsangaben, korrekte Positionsbezeichnung, fortlaufende Rechnungsnummer.
Genau das entscheidet, ob die Erstattung glattgeht oder eine Rückfrage produziert. Welche Angaben auf die Rechnung gehören, zeigt der Beitrag Physiotherapie-Rechnung schreiben.
Die häufigsten Anfängerfehler
Die meisten Abrechnungsverluste sind keine großen Katastrophen, sondern kleine Nachlässigkeiten:
- Verordnung nicht auf Vollständigkeit geprüft — und später Rückfragen kassiert.
- Über das Einheiten-Kontingent hinaus behandelt.
- Die Frist zum Behandlungsbeginn verpasst.
- Leistungen nicht sauber dokumentiert — was nicht dokumentiert ist, lässt sich schwer abrechnen.
- Rechnungen gestellt, aber offene Posten nie nachverfolgt.
Fast alle davon lassen sich durch eine gute Routine — oder eine Software, die mitzählt und warnt — vermeiden.
Wo du die Abrechnung lernst
Abrechnung lernst du bei Berufsverbänden, Abrechnungszentren, Software-Anbietern oder im Selbststudium — jeder Weg hat einen anderen Schwerpunkt:
Berufsverbände (IFK, VPT, Physio Deutschland) bieten Seminare und Webinare an. Vorteil: breiter, anbieterneutraler Überblick; Mitglieder zahlen bei vielen Verbandsangeboten weniger — prüf die Konditionen.
Abrechnungszentren (azh, Optica, BFS) bieten Schulungen für ihre Abrechnungssoftware. Sinnvoll vor allem, wenn du GKV-Verordnungen über genau dieses Zentrum abrechnest.
Praxissoftware-Schulungen — die meisten Anbieter eines Abrechnungsprogramms für die Physiotherapie schulen auch die Abrechnungsfunktionen. Das Wissen ist allerdings an das eigene Tool gebunden.
Online-Kurse und Fachliteratur — zunehmend verfügbar. Gut für den Einstieg im eigenen Tempo; achte auf den Stand der Inhalte, weil sich Preise und Regeln jährlich ändern.
Häufige Fragen
Die zwei häufigsten Einsteigerfragen: wie lange das Lernen dauert und ob eine Privatpraxis ein Abrechnungszentrum braucht.
Wie lange dauert es, die Abrechnung zu lernen? Das hängt vor allem von der Abrechnungswelt ab. Für eine reine Privatpraxis brauchst du im Kern eine Preisliste, eine korrekte Rechnungsvorlage und eine Routine für offene Posten — das lässt sich vor der ersten Rechnung aufsetzen. Die GKV-Abrechnung mit Heilmittel-Richtlinie, Fristen und Zuzahlungen ist deutlich regelintensiver.
Brauche ich als Privatpraxis ein Abrechnungszentrum? Nein. Abrechnungszentren übernehmen vor allem die Einreichung bei den gesetzlichen Kassen. Privatrechnungen stellst du direkt an deine Patient:innen und kannst sie selbst schreiben — oder die Abrechnung bewusst auslagern. Die Abwägung findest du unter Abrechnungsstelle Physiotherapie.
Fazit
Die Abrechnung lernen ist keine Raketenwissenschaft — aber es erfordert Sorgfalt. Kläre zuerst, ob du GKV oder privat abrechnest, und lerne die Verordnung als Ausgangspunkt zu lesen.
Versteh GebüTh und Faktor als Basis deiner Privatpreise und baue dir eine Routine, die Einheiten und Fristen im Blick behält. Investiere früh in dein Abrechnungswissen und nutze eine Software, die dich bei der Fehlervermeidung unterstützt.
