Abrechnung Physiotherapie lernen: Die wichtigsten Grundlagen
Du bist neu in der Abrechnung? Kein Problem. Wir erklären die wichtigsten Grundlagen: von der Verordnung über die Positionsnummern bis zur Einreichung.
Die Abrechnung in der Physiotherapie ist komplex — aber erlernbar. In der Ausbildung kommt das Thema oft zu kurz: Du lernst zu behandeln, nicht abzurechnen. Wenn du dir die Abrechnung selbst beibringst, hilft vor allem eine klare Reihenfolge — von der Verordnung über die Leistungen bis zur gestellten oder eingereichten Rechnung. Die wichtigsten Grundlagen der Reihe nach.
Inhaltsverzeichnis
- GKV oder privat: Was du zuerst klären musst
- Die Verordnung als Ausgangspunkt
- Positionsnummern und Leistungen verstehen
- Fristen und Gültigkeit beachten
- Zuzahlung, Selbstzahler und PKV: Wer zahlt was?
- Die häufigsten Anfängerfehler
- Wo du die Abrechnung lernst
- Fazit
GKV oder privat: Was du zuerst klären musst
Bevor du dich in Positionsnummern und Fristen stürzt, kläre, in welcher Welt du überhaupt abrechnest — die beiden funktionieren grundverschieden:
- GKV (gesetzliche Kassen): streng geregelt über den Heilmittelkatalog, feste Vergütungssätze, Prüfung durch eine Abrechnungsstelle. Hier lernst du vor allem Regeln und Formalien.
- Privat (Selbstzahler, PKV, Beihilfe): Du rechnest direkt mit deinen Patient:innen ab und kalkulierst deine Preise selbst. Statt Kassenregeln zählt hier eine saubere, GoBD-konforme Rechnung.
Für viele Einsteiger:innen ist das die wichtigste Weichenstellung: Wer in einer reinen Privatpraxis arbeitet, braucht die GKV-Logik kaum — dafür ein sicheres Gefühl für Rechnungsstellung und Nachweispflichten.
Tipp: Vieles auf dieser Seite gilt für beide Welten — die Verordnung, die Einheiten, die Fristen. Nur wer am Ende zahlt und nach welchen Sätzen unterscheidet sich.
Die Verordnung als Ausgangspunkt
Alles beginnt mit der ärztlichen Verordnung. Sie enthält Diagnose (ICD-10), verordnetes Heilmittel, Behandlungsmenge und -frequenz. In der GKV ist das das Muster 13, in der Privatpraxis ein privatärztliches Rezept — die Struktur ist ähnlich. Prüfe jede Verordnung auf Vollständigkeit, bevor du mit der Behandlung beginnst.
Genauso wichtig wie das Prüfen ist das Mitzählen: Jede Verordnung deckt eine bestimmte Anzahl an Einheiten. Behandelst du darüber hinaus, bleibt die Einheit im Zweifel unbezahlt. Wie du eine Verordnung von der ersten bis zur letzten Einheit sauber abrechnest, steht im Beitrag zu Rezepte abrechnen in der Physiotherapie.
Positionsnummern und Leistungen verstehen
Jede Leistung hat eine eigene Positionsnummer. Beispiele: KG (Allgemeine Krankengymnastik), MT (Manuelle Therapie), MLD (Manuelle Lymphdrainage). In der GKV bestimmen die Positionsnummern den Vergütungssatz. In der Privatpraxis arbeitest du stattdessen mit deinem eigenen Leistungskatalog und deinen Preislisten — die Positionsbezeichnungen kennst du trotzdem, weil PKV und Beihilfe die Leistungen nachvollziehen wollen.
Fristen und Gültigkeit beachten
Die Behandlung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Verordnungsdatum beginnen — in der Regel 28 Tage. Verpasst du die Frist oder unterbrichst zu lange, kann die Verordnung verfallen. Reicht das Kontingent nicht, brauchst du rechtzeitig eine Folgeverordnung, damit die Behandlung lückenlos weiterläuft.
Zuzahlung, Selbstzahler und PKV: Wer zahlt was?
Wer am Ende zahlt, hängt am Versicherungsstatus:
- GKV-Patienten ab 18 Jahren zahlen eine Zuzahlung: 10 % der Behandlungskosten plus 10 € Verordnungsgebühr. Manche sind befreit — prüfe die Befreiungskarte.
- Selbstzahler tragen die Kosten komplett selbst; hier zählt eine klare Preisabsprache vorab.
- PKV und Beihilfe erstatten deinen Patient:innen die Rechnung anteilig — sie prüfen dabei Leistungen und Verordnungsbezug.
In einer Privatpraxis rechnest du also direkt mit Selbstzahlern, PKV und Beihilfe ab. Wie das Privatpatienten korrekt abrechnen im Detail funktioniert, ist ein eigenes Thema.
Die häufigsten Anfängerfehler
Die meisten Abrechnungsverluste sind keine großen Katastrophen, sondern kleine Nachlässigkeiten:
- Verordnung nicht auf Vollständigkeit geprüft — und später Rückfragen kassiert.
- Über das Einheiten-Kontingent hinaus behandelt.
- Die Frist zum Behandlungsbeginn verpasst.
- Leistungen nicht sauber dokumentiert — was nicht dokumentiert ist, lässt sich schwer abrechnen.
- Rechnungen gestellt, aber offene Posten nie nachverfolgt.
Fast alle davon lassen sich durch eine gute Routine — oder eine Software, die mitzählt und warnt — vermeiden.
Wo du die Abrechnung lernst
- Berufsverbände (IFK, VPT, Physio Deutschland) bieten Seminare und Webinare an
- Abrechnungszentren (azh, Optica, BFS) bieten Schulungen für ihre Abrechnungssoftware
- Praxissoftware-Schulungen — die meisten Anbieter eines Abrechnungsprogramms für die Physiotherapie schulen auch die Abrechnungsfunktionen
- Online-Kurse und Fachliteratur — zunehmend verfügbar
Fazit
Die Abrechnung lernen ist keine Raketenwissenschaft — aber es erfordert Sorgfalt. Kläre zuerst, ob du GKV oder privat abrechnest, lerne die Verordnung als Ausgangspunkt zu lesen, und baue dir eine Routine, die Einheiten und Fristen im Blick behält. Investiere früh in dein Abrechnungswissen und nutze eine Software, die dich bei der Fehlervermeidung unterstützt.
