Abrechnung in der Physiotherapie: von Anfang an richtig aufsetzen
Du gründest und musst wissen, wie das Geld reinkommt. Dieser Leitfaden sortiert die drei Abrechnungswege — GKV, Privat und BG — und zeigt, welcher für deine neue Praxis gilt. Dazu die Reihenfolge, in der du die Abrechnung aufsetzt, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Die Praxis ist angemeldet, die Räume stehen, der erste Termin ist im Kalender — und dann kommt die Frage, die in der Ausbildung kaum vorkam: Wie kommt das Geld eigentlich rein? Drei verschiedene Abrechnungswege (GKV, Privat, BG), ständig wechselnde Preislisten, formale Anforderungen an die Verordnung und Fristen. Kein Wunder, dass hier die meisten Fehler passieren.
Bei einer Neugründung wirkt jeder dieser Fehler doppelt: Eine abgelehnte Position, eine verjährte Verordnung, eine Rechnung, die die Beihilfe nicht erstattet — das kostet dich in den ersten Monaten nicht nur Geld, sondern Liquidität, die du noch nicht gepolstert hast. Der gute Teil daran: Du hast keine gewachsenen Altlasten.
Kurz gesagt: Physiotherapie wird über drei Wege abgerechnet — GKV nach § 302 SGB V (nur mit Kassenzulassung), privat mit der GebüTh als Orientierung (Steigerungsfaktor auf den GKV-Satz) und BG nach dem Gebührenverzeichnis der DGUV. Reine Privatpraxen brauchen nur den Privatweg: Behandlungsvertrag mit Preisvereinbarung und GoBD-konforme Rechnung.
Die Reihenfolge beim Aufsetzen: Preisliste → Rechnungsweg → (bei Kassenpraxen) Abrechnungszentrum.
Dieser Leitfaden zeigt zuerst, welcher Weg für deine Praxis überhaupt gilt, und geht dann ausführlich auf die Privatabrechnung ein. Die häufigsten Stolperfallen sind bei jedem Weg dabei. Wer die Materie von Grund auf aufbauen will, findet die Basics im Beitrag Abrechnung in der Physiotherapie lernen.
Inhaltsverzeichnis
- Welcher Abrechnungsweg gilt für deine neue Praxis?
- Privatpatienten abrechnen: GebüTh, Faktor und GoBD
- GKV-Abrechnung: der Kassenweg
- BG-Abrechnung: Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten
- Abrechnungszentrum oder Direktabrechnung?
- Wie Software die Abrechnung vereinfacht
- Häufige Fragen zur Abrechnung
- Fazit
Welcher Abrechnungsweg gilt für deine neue Praxis?
Welcher Abrechnungsweg für dich gilt, entscheidet die Kassenzulassung: Mit Zulassung brauchst du alle drei Wege, als reine Privatpraxis nur die Privatabrechnung. Die Wahl des Abrechnungswegs triffst du deshalb nicht im laufenden Betrieb, sondern bei der Gründung.
Gründest du mit Zulassung, gelten alle folgenden Abschnitte: Der Großteil deiner Behandlungen läuft über § 302 SGB V, dazu kommen Privatpatient:innen und — je nach Patientenstruktur — BG-Fälle. Du brauchst ab der ersten Woche aktuelle Preislisten, ein festes Verfahren für die Verordnungsprüfung und eine Entscheidung für oder gegen ein Abrechnungszentrum.
Gründest du als reine Privatpraxis ohne Zulassung, ist die GKV-Abrechnung für dich kein Thema — weder jetzt noch später. Für dich zählen der GebüTh-Faktor, der Behandlungsvertrag und die GoBD-konforme Rechnung. Wie dieser Weg insgesamt aussieht, steht in Privatpraxis Physiotherapie eröffnen.
Und in dieser Reihenfolge setzt du das auf:
- Vor der ersten Behandlung: eine Preisliste und — für alle Privatleistungen — ein Behandlungsvertrag mit Vergütungsvereinbarung. Ohne beides behandelst du ohne vereinbarte Vergütung, und das lässt sich nachträglich kaum reparieren.
- Vor der ersten Rechnung: der Rechnungsweg. Fortlaufender Nummernkreis, revisionssichere Ablage, ein Ort, an dem du offene Zahlungen siehst. Wer hier mit einer Excel-Tabelle startet und drei Monate später wechselt, schleppt einen unsauberen Nummernkreis mit.
- Erst später, wenn Volumen da ist: die Entscheidung über das Abrechnungszentrum — die Abwägung dazu steht weiter unten.
Der teuerste Anfängerfehler steht auf keiner Verordnung: erst improvisiert abrechnen, dann alles neu aufsetzen — inklusive der Rechnungen, die schon bei deinen Patient:innen liegen.
Privatpatienten abrechnen: GebüTh, Faktor und GoBD
Privat rechnest du mit der GebüTh als Orientierung ab: GKV-Satz × Steigerungsfaktor, laut Herausgeber Buchner aktuell zwischen dem 1,2- und 2,3-fachen (ältere Auflagen nannten 1,4 als Untergrenze). Das gilt für Selbstzahler:innen, Privatversicherte (PKV) und Beihilfeberechtigte gleichermaßen.
Wichtig für die Einordnung: Es gibt keine amtliche Gebührenordnung für Physiotherapeut:innen. Die GebüTh (Gebührenübersicht für Therapeuten) ist eine Branchenübersicht, an der sich viele Praxen orientieren. Welchen Faktor du ansetzt, hängt von Aufwand, Qualifikation und deiner Preispolitik ab.
Wie du daraus eine saubere Preisliste baust, zeigen die Beiträge Physiotherapie-Preise privat und GebüTh Physiotherapie.
Drei Dinge entscheiden darüber, ob du dein Geld auch bekommst:
- Vergütungsvereinbarung vor der Behandlung. Ein schriftlicher Behandlungsvertrag mit klarer Preisvereinbarung — vor Behandlungsbeginn — ist dringend zu empfehlen. Für die Erstattung durch PKV und Beihilfe braucht deine Patient:in zusätzlich eine ärztliche Verordnung.
- Korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben. Damit PKV und Beihilfe erstatten, muss die Rechnung Leistung, Datum, Faktor und Betrag nachvollziehbar ausweisen — welche Angaben eine Privatrechnung im Einzelnen braucht, zeigt der Beitrag Physiotherapie-Rechnung schreiben.
- GoBD-konforme Rechnungsstellung. Rechnungsnummern müssen fortlaufend und unveränderbar sein, die Rechnung revisionssicher archiviert. Nachträgliches Ändern oder Löschen ist tabu — Korrekturen laufen über eine Storno-Gegenbuchung.
Die GoBD-konforme Rechnungsstellung wird am häufigsten unterschätzt: Eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument erfüllt die GoBD streng genommen nicht, weil sich Zahlen nachträglich spurlos ändern lassen. Für eine Privatpraxis ist eine revisionssichere Lösung deshalb kein Luxus, sondern Pflicht.
Eine ausführliche Anleitung zum Vorgehen findest du unter Privatpatienten abrechnen in der Physiotherapie, die Verknüpfung von Verordnung und Einheiten unter Rezepte abrechnen.
GKV-Abrechnung: der Kassenweg
Die GKV-Abrechnung ist nur mit Kassenzulassung relevant — dann aber dein Hauptweg, denn rund 90 % der Menschen in Deutschland sind gesetzlich versichert. Sie erfolgt nach § 302 SGB V über ein Abrechnungszentrum (z. B. Optica, azh, BFS health finance) oder als Direktabrechnung mit der jeweiligen Krankenkasse.
Jede Leistung hat eine Positionsnummer und einen festgelegten Vergütungssatz. Diese Sätze handeln die Berufsverbände (IFK, Physio Deutschland, VDB, VPT) mit dem GKV-Spitzenverband aus. Seit dem 01.01.2026 gelten die um 2,49 % erhöhten Vergütungssätze (Quelle: bela-health.de).
Die häufigsten Fehler auf diesem Weg:
- Formfehler auf der Verordnung — fehlende Diagnose, fehlende Unterschrift, abgelaufene Gültigkeit
- Falsche Positionsnummern — Verwechslung ähnlicher Positionen
- Fristüberschreitung — die Behandlung muss innerhalb der Verordnungsfrist beginnen
- Fehlende Zuzahlungsquittung — die Zuzahlung muss korrekt dokumentiert werden
Tipp: Wenn du eine reine Privatpraxis führst, betrifft dich dieser Abschnitt gar nicht.
BG-Abrechnung: Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten
Die BG-Abrechnung betrifft nur Patient:innen mit Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten; die Sätze liegen leicht über der GKV. Beispiel Krankengymnastik: 30,88 € nach dem DGUV-Gebührenverzeichnis (ab 08/2025) gegenüber 29,63 € in der GKV (ab 01/2026). Die formalen Anforderungen sind ebenso anspruchsvoll.
BG-Rezepte haben eigene Positionsnummern und einen eigenen Verordnungsvordruck, das Formular F 2400. Die UV-GOÄ (Unfallversicherungs-Gebührenordnung für Ärzte) ist teilweise relevant, ihre Nummern stehen im DGUV-Verzeichnis. Behandlungen brauchen häufig eine vorherige Verordnung durch den Durchgangsarzt (D-Arzt).
Abrechnungszentrum oder Direktabrechnung?
Für die meisten Kassenpraxen ist das Abrechnungszentrum (auch Rechenzentrum oder Abrechnungsstelle genannt) der pragmatischere Weg — Zeitersparnis und weniger Fehler überwiegen die Gebühr. Bei GKV- und BG-Abrechnung hast du diese zwei Wege:
| Abrechnungszentrum | Direktabrechnung | |
|---|---|---|
| Ablauf | Abrechnungszentrum prüft, versendet, mahnt | Du rechnest selbst mit den Kassen ab |
| Kosten | Provision in % des Volumens, je nach Anbieter und Auszahlungstempo | keine Gebühr |
| Aufwand | gering | hoch |
| Fehlerrisiko | wird abgefangen | trägst du selbst |
Bei der reinen Privatabrechnung entfällt diese Frage: Du stellst deine Rechnungen selbst und schickst sie direkt an Patient:in, PKV oder Beihilfestelle.
In der Startphase spricht zusätzlich etwas für das Abrechnungszentrum, das mit Geld wenig zu tun hat: Es fängt Formfehler ab, während du die Routine erst aufbaust. Wann sich das Selbst-Abrechnen rechnet, zeigt der Beitrag Abrechnungsstelle Physiotherapie.
Wie Software die Abrechnung vereinfacht
Software nimmt dir bei der Abrechnung vor allem Routine und Formfehler ab — was du einmal einrichtest, trägt dich durch die nächsten Jahre. Deshalb lohnt sich die Entscheidung vor der ersten Rechnung und nicht danach.
Für die GKV-Abrechnung nimmt spezialisierte Praxissoftware viel Arbeit ab: automatische Preislisten-Updates, Verordnungsprüfung, Fristüberwachung, Zuzahlungsmanagement und der Export ans Abrechnungszentrum.
Für die Privatabrechnung liegt der Hebel woanders — hier geht es um rechtssichere, GoBD-konforme Rechnungen. Genau darauf ist likami ausgelegt, als Software für Physiotherapie-Privatpraxen (Selbstzahler, PKV, Beihilfe — keine GKV-Abrechnung). likami erzeugt Rechnungen direkt aus den erbrachten Leistungen und übernimmt dabei die Pflichten, die man am Schreibtisch leicht übersieht:
- Fortlaufende, unveränderbare Rechnungsnummern nach GoBD, mit konfigurierbarem Nummern-Muster
- Festschreibung und PDF-Archivierung mit Hash — revisionssicher, Korrektur nur per Storno-Gegenbuchung
- Mehrere Preislisten, auch mit eigenem Preis je Patient:in hinterlegbar
- Zahlungs-Tracking (offen/teilweise/bezahlt) und manuelles Mahnwesen (1. und 2. Mahnung)
- SEPA-Giro-Code (QR) auf der Rechnung und Versand per E-Mail
So wird aus der Privatabrechnung ein durchgängiger Ablauf statt einer Excel-Bastelei — mehr dazu in der Praxisverwaltung von likami.
Häufige Fragen zur Abrechnung
Was erstattet die Beihilfe maximal? Die Beihilfe des Bundes erstattet Physiotherapie nur bis zu den Höchstbeträgen aus Anlage 9 der Bundesbeihilfeverordnung (BBhV). Diese Beträge binden nur die Beihilfestelle, nicht deine Preisgestaltung — was darüber liegt, zahlt die Patient:in selbst. Sag das vor Behandlungsbeginn offen, dann gibt es später keinen Ärger.
Muss ich auf Privatrechnungen Umsatzsteuer ausweisen? In der Regel nicht: Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei, die ärztliche Verordnung dient dabei als Nachweis des therapeutischen Zwecks. Anders sieht es bei reinen Wellness- oder Präventionsangeboten aus — die Details stehen im Beitrag Umsatzsteuer in der Physiotherapie.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf. Für die Patientendokumentation gilt nach § 630f BGB weiterhin eine Frist von zehn Jahren.
Fazit
Die Abrechnung in der Physiotherapie ist komplex, aber beherrschbar, wenn du den für dich gültigen Weg kennst. Für eine Kassenpraxis lohnt sich meist der Weg übers Abrechnungszentrum. Führst du eine reine Privatpraxis, entscheidet die GoBD-konforme Rechnungsstellung darüber, ob deine Abrechnung sauber und erstattungsfähig ist.
Merk dir die Reihenfolge: erst die Preisliste, dann der Rechnungsweg, zuletzt (nur bei Kassenpraxen) das Abrechnungszentrum. Was in den ersten Wochen sonst noch zum Setup gehört, steht im Beitrag Digitalisierung in der Physiotherapie: dein Setup für den Praxisstart.
Quellen:
- bela-health.de: Physiotherapie GKV-Preisliste 2026
- DMRZ: Abrechnung für Physiotherapeuten
- azh.de: GKV-Abrechnung in der Physiotherapie
