Buchhaltung in der Physiotherapie-Praxis: EÜR, Belege & Fristen
Freiberuflich heißt EÜR statt Bilanz — aber welche Belege brauchst du, wie lange musst du sie aufbewahren und was machst du selbst? Die Buchhaltung deiner Physiotherapie-Praxis ohne Chaos, von der ersten Rechnung an.
Der teuerste Beleg ist der, den du am Jahresende nicht mehr findest. Wer die Buchhaltung seiner Physiotherapie-Praxis erst kurz vor der Steuererklärung zusammensucht, zahlt gleich doppelt: einmal beim Steuerberater, der aus einem Schuhkarton voll Quittungen eine Gewinnermittlung bastelt, und ein zweites Mal, wenn bei einer Betriebsprüfung genau die Einnahme fehlt, die zum Kontoauszug passt. Dabei ist die Buchhaltung einer reinen Privatpraxis kein Hexenwerk — sie ist deutlich überschaubarer, als die meisten fürchten, solange du von Anfang an ein System hast.
Fachlich bist du längst sicher. Bei Belegen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Aufbewahrungsfristen fangen die meisten Physiotherapeut:innen dagegen bei null an — und das ist völlig normal, dafür hast du keine Ausbildung gemacht. Diese kaufmännische Seite nehmen wir hier der Reihe nach auseinander: was du wirklich führen musst, was der Fiskus sehen will und wo du dir getrost Arbeit sparen kannst.
Inhaltsverzeichnis
- Brauchst du als Physiotherapeut eine doppelte Buchführung?
- Was gehört in die Buchhaltung deiner Praxis?
- So funktioniert die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Belege sammeln und aufbewahren: die Fristen
- Selbst buchen oder zum Steuerberater?
- So startest du mit sauberer Buchhaltung
- Fazit
Brauchst du als Physiotherapeut eine doppelte Buchführung?
Die gute Nachricht zuerst: Nein. Als Physiotherapeut:in übst du mit der Heilbehandlung einen freien Beruf aus — und Freiberufler:innen sind nie zur doppelten Buchführung mit Bilanz verpflichtet, egal wie hoch dein Umsatz ist. Für dich reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG: Einnahmen minus Ausgaben ergibt deinen Gewinn. Mehr verlangt das Finanzamt nicht.
Das gilt, solange du wirklich nur behandelst. Verkaufst du zusätzlich Produkte, gibst reine Präventionskurse oder betreibst Wellness ohne Heilzweck, kann ein Teil deiner Tätigkeit gewerblich werden — mit eigenen Pflichten. Wo genau die Grenze verläuft, klärt der Artikel Physiotherapie freiberuflich oder Gewerbe?. Für die klassische Privatpraxis mit Selbstzahlern, PKV- und Beihilfe-Patient:innen bleibt es bei der schlanken EÜR.
Tipp: „Buchhaltung" klingt nach Soll und Haben, T-Konten und Bilanz. Für dich heißt es im Kern nur: jede Einnahme und jede Ausgabe sauber und belegt festhalten. Wer das versteht, verliert die Angst vor dem Wort.
Was gehört in die Buchhaltung deiner Praxis?
Deine Buchhaltung besteht aus zwei Seiten — Geld, das reinkommt, und Geld, das rausgeht — plus den Belegen, die beides beweisen. Konkret sammelst du:
- Einnahmen: jede gestellte Rechnung an Selbstzahler, PKV- und Beihilfe-Patient:innen, dazu Ausfallhonorare und Erlöse aus Zusatzleistungen. Grundlage ist immer eine ordnungsgemäße Rechnung mit fortlaufender Nummer.
- Ausgaben: Miete, Leasing für Geräte, Material, Fortbildungen, Versicherungen, Software, Fahrtkosten, Beiträge — alles, was betrieblich veranlasst ist. Was regelmäßig auf dich zukommt, zeigt der Überblick zu den laufenden Kosten einer Physiotherapie-Praxis.
- Belege: zu jeder Buchung der passende Nachweis. Kein Beleg, keine Buchung — das ist die eiserne Grundregel.
- Barzahlungen: Zahlt jemand in der Praxis bar, brauchst du geordnete Kassenaufzeichnungen. Bargeld ist bei einer Prüfung immer das erste, worauf das Finanzamt schaut.
Ein Punkt nimmt dir die reine Privatpraxis meist ab: die Umsatzsteuer. Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei, also entfallen für die meisten Praxen Umsatzsteuer-Voranmeldung und der ganze Vorsteuer-Aufwand. Wann das doch anders ist, steht im Detail unter Umsatzsteuer in der Physiotherapie.
So funktioniert die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Die EÜR folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG): Entscheidend ist, wann das Geld tatsächlich fließt, nicht wann du die Rechnung geschrieben hast. Eine Behandlung im Dezember, die der Patient erst im Januar bezahlt, zählt steuerlich ins neue Jahr. Das macht die Rechnung einfach — du folgst schlicht deinem Konto.
Am Jahresende stellst du gegenüber:
- Summe der Betriebseinnahmen — alle Zahlungseingänge des Jahres aus deiner Praxistätigkeit.
- Summe der Betriebsausgaben — alles betrieblich Veranlasste, das abgeflossen ist. Größere Anschaffungen wie eine Behandlungsliege schreibst du über die Nutzungsdauer ab (Abschreibung), statt sie im Kaufjahr komplett anzusetzen.
- Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn — die Zahl, die in deine Steuererklärung wandert und auf der deine Einkommensteuer beruht.
Übermittelt wird das Ganze mit der Anlage EÜR elektronisch über ELSTER. Wie sich dieser Gewinn dann auf deine Steuerlast auswirkt und welche Steuerarten überhaupt auf dich zukommen, liest du unter Steuern als selbstständiger Physiotherapeut.
Tipp: Führe ein separates Geschäftskonto. Es ist keine Pflicht, aber es trennt privat von betrieblich sauber — und spart dir bei der EÜR und einer möglichen Prüfung enorm viel Sucherei.
Belege sammeln und aufbewahren: die Fristen
Belege sind das Rückgrat deiner Buchhaltung — und sie müssen GoBD-konform sein: vollständig, zeitnah erfasst, geordnet und nachträglich nicht mehr unbemerkt veränderbar. Das gilt ausdrücklich auch für digitale Belege. Eine Rechnung, die als PDF per Mail kommt, muss digital revisionssicher abgelegt werden — sie später auszudrucken und das Original zu löschen, genügt den GoBD nicht.
Bei den Aufbewahrungsfristen hat sich 2025 etwas getan:
- Rechnungen und Buchungsbelege: seit 2025 acht Jahre (vorher zehn). Die Verkürzung gilt für Belege, deren bisherige Zehn-Jahres-Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war.
- Sonstige geschäftliche Unterlagen wie Verträge und Geschäftsbriefe: sechs Jahre.
- Patientendokumentation: hier zählt nicht das Steuerrecht, sondern § 630f BGB — grundsätzlich zehn Jahre, je nach Fall auch länger. Das ist eine eigene Baustelle neben der Buchhaltung.
Die Fristen laufen jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Wer sauber digital ablegt, muss am Ende der Frist nichts mühsam aussortieren — der alte Aktenordner-Reflex entfällt.
Selbst buchen oder zum Steuerberater?
Muss ein Steuerberater ran? Pflicht ist er nicht. Die laufende Belegsammlung und eine einfache EÜR bekommen viele Gründer:innen selbst hin, besonders bei einer schlanken Solo-Privatpraxis ohne Personal. Die Rechnung ist ehrlich eine Abwägung:
| Selbst buchen | Steuerberater | |
|---|---|---|
| Kosten | gering (nur Software/Zeit) | laufende Honorare nach StBVV |
| Zeitaufwand | deiner | minimal |
| Fehlerrisiko | höher, gerade am Anfang | gering |
| Sinnvoll bei | Solo-Praxis, einfache Lage | Personal, Gewerbeanteil, Unsicherheit |
Ein realistischer Mittelweg: Du hältst Einnahmen, Ausgaben und Belege das Jahr über selbst sauber fest und gibst die Steuererklärung samt EÜR an einen Steuerberater. Je ordentlicher deine Vorarbeit, desto weniger kostet dich sein Honorar — Chaos bezahlst du bei ihm pro Stunde. Genau hier entscheidet sich, ob die kaufmännische Seite deiner Praxis günstig oder teuer wird.
So startest du mit sauberer Buchhaltung
Das größte Geschenk machst du dir am ersten Tag. Eine Neugründung hat einen Vorteil, den keine übernommene Praxis hat: keine Altlasten. Du startest mit einem sauberen Nummernkreis ab Rechnung Nummer eins, ohne wirre Alt-Belege oder eine krude Excel-Historie, die du mitschleppen müsstest. Wer diesen Start nutzt, muss später nichts geradebiegen.
Den fehleranfälligsten Teil — die Einnahmenseite — kannst du dir von Anfang an absichern. In likami entsteht jede Rechnung mit fortlaufender, unveränderbarer Nummer, wird festgeschrieben und als PDF mit Prüfsumme (Hash) archiviert — also genau so, wie es die GoBD verlangen. Dazu siehst du über die Berichte deinen Umsatz und die offenen Rechnungen je Zeitraum auf Knopfdruck, statt sie später aus Kontoauszügen zu rekonstruieren. Deine Einnahmenseite ist damit ab der ersten Rechnung prüfungssicher dokumentiert.
Ehrlich bleibt dabei: likami ist keine Buchhaltungssoftware. Es erfasst nicht deine Ausgaben, füllt keine Anlage EÜR aus und sendet nichts an ELSTER — dafür bleibt dein Steuerberater oder ein Buchhaltungstool zuständig. Was likami übernimmt, ist die saubere, GoBD-konforme Grundlage auf der Einnahmenseite, die deine Praxisverwaltung ohnehin liefert. Den Rest der Buchhaltung setzt du entspannt darauf auf.
Fazit
Die Buchhaltung einer Physiotherapie-Praxis ist kein Grund zur Sorge: Als Freiberufler:in genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Umsatzsteuer fällt für die Heilbehandlung meist weg, und die Aufbewahrungsfristen sind mit einer digitalen Ablage schnell im Griff. Was den Unterschied zwischen günstig und teuer macht, ist nicht die Methode, sondern die Disziplin: Belege lückenlos sammeln, Einnahmen und Ausgaben zeitnah festhalten und die Einnahmenseite von Anfang an prüfungssicher führen. Wer als Gründer:in diesen sauberen Start nutzt, spart sich später jede Menge Arbeit — und beim Steuerberater bares Geld.
