Laufende Kosten einer Physiotherapie-Praxis: Fixkosten & Rentabilität

Die größten laufenden Kosten einer Physiotherapie-Praxis sind Personal und Miete; mit Team liegen die Kosten oft bei 75 % des Umsatzes und mehr. Ob aus Umsatz Gewinn wird, entscheidet deshalb die Kostenseite — und genau die wird bei der Gründung gern unterschätzt.

Zwei Praxen mit fast gleichem Umsatz können am Monatsende völlig unterschiedlich dastehen, wenn eine davon zu viel Fläche und schlecht ausgelastetes Personal trägt. Die wichtigsten Kostenblöcke der Reihe nach — mit Orientierungsspannen, einer Beispielrechnung für die Solo-Praxis und einer einfachen Faustregel, ab wann deine Praxis trägt.

Inhaltsverzeichnis

• Warum nicht der Umsatz entscheidet, sondern die Kosten
• Die laufenden Kosten einer Physiotherapie-Praxis im Überblick
• Fixkosten oder variable Kosten — wo liegt der Unterschied?
• Personal: der größte Kostenblock mit Angestellten
• Wie viel darf die Praxis kosten? Die Kostenquote als Maßstab
• Kosten im Griff behalten, ohne falsch zu sparen
• Fazit
• Häufige Fragen

Warum nicht der Umsatz entscheidet, sondern die Kosten

Was dir bleibt, ist der Gewinn — und der ergibt sich erst, wenn du von den Einnahmen alle Kosten abziehst. Eine Praxis mit 12.000 Euro Monatsumsatz und schlanken Kosten kann am Ende besser dastehen als eine mit 18.000 Euro, die zwei schlecht ausgelastete Kräfte und eine überdimensionierte Fläche trägt.

Nicht sauber durchgerechnete laufende Kosten sind ein häufiger Grund, warum frisch gegründete Praxen im ersten Jahr ins Straucheln geraten können, obwohl die Terminbücher voll sind. Wer den Umsatz seiner Praxis realistisch plant, braucht dieselbe Sorgfalt auf der Kostenseite — sonst ist die Planung nur eine Wunschliste.

Die laufenden Kosten einer Physiotherapie-Praxis im Überblick

Laufende Kosten sind alles, was Monat für Monat abfließt, egal wie gut die Woche lief: Miete, Personal, Software, Versicherungen, Material. Anders als die einmaligen Anschaffungen beim Einrichten der Praxis fallen sie jeden Monat neu an.

Für eine kleine bis mittlere Privatpraxis kannst du mit diesen groben Orientierungsspannen planen. Es sind Richtwerte, keine amtliche Statistik; die konkrete Höhe hängt stark von Lage, Fläche und Teamgröße ab:

Kostenblock	Orientierungsspanne / Monat	Art
Miete (inkl. Nebenkosten)	800 – 2.500 €	fix
Personal (je Vollzeitkraft, brutto inkl. Arbeitgeberanteil)	3.500 – 4.500 €	fix
Praxis-Software / IT	30 – 150 €	fix
Versicherungen (Berufs- und Betriebshaftpflicht)	10 – 40 €	fix
Steuerberatung / Buchhaltung	100 – 300 €	fix
Material und Hygiene (Öl, Handtücher, Reinigung)	100 – 300 €	variabel
Geräte-Leasing und Wartung	50 – 300 €	teils fix
Marketing und Website	50 – 200 €	variabel
Berufsverband, Fortbildung	30 – 150 €	teils fix

Womit du beim Softwareposten konkret rechnen musst, zeigt der Beitrag zu den Kosten einer Physiotherapie-Software.

Tipp: Rechne bei den Personalkosten nie mit dem Nettogehalt. Als Arbeitgeber zahlst du das Bruttogehalt plus gut 21 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, dazu Umlagen und Berufsgenossenschaft — das ist der Betrag, der deine Praxis wirklich belastet.

Beispielrechnung: Solo-Privatpraxis ohne Angestellte

Annahmen (eigene Rechnung): Miete 1.200 €, Software 60 €, Versicherungen 20 €, Steuerberatung 200 €, Material 150 €, Berufsverband 50 € im Monat. Das ergibt rund 1.700 € laufende Praxiskosten im Monat.

Schaffst du im Monat 100 Termine, muss jeder Termin also rund 17 € einbringen, bevor du überhaupt etwas verdienst. Bei 60 Terminen sind es schon gut 28 € — Auslastung wirkt direkt auf die Kosten pro Termin.

Nicht enthalten sind deine eigene Absicherung und dein Lebensunterhalt (siehe nächster Abschnitt) sowie Geräte-Leasing und Marketing. Sobald die erste Vollzeitkraft dazukommt, verdoppelt sich der Kostenblock schnell — und damit der Umsatz, den du zwingend brauchst.

Die vergessene Position: deine eigenen Kosten als Inhaber:in

Für Solo-Gründer:innen ist die größte „vergessene" laufende Position nicht die Praxis, sondern die eigene Person. Diese Blöcke zahlst du aus dem Gewinn, nicht aus dem Umsatz:

• Kranken- und Pflegeversicherung: Als Selbstständige:r trägst du die Beiträge komplett selbst, ohne Arbeitgeberanteil.
• Rentenversicherung: Für selbstständige Physiotherapeut:innen besteht in der Regel Rentenversicherungspflicht (§ 2 SGB VI) — kein freiwilliges Extra.
• Steuervorauszahlungen: Das Finanzamt setzt vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest (§ 37 EStG), oft schon auf Basis deiner Gewinnschätzung bei der Anmeldung. Was das im Detail bedeutet, zeigt der Beitrag zu den Steuern als selbstständiger Physiotherapeut.
• Rücklagen: für Urlaub, Krankheit und Ersatzinvestitionen — Zeiten, in denen kein Umsatz entsteht, die Fixkosten aber weiterlaufen.

Fixkosten oder variable Kosten — wo liegt der Unterschied?

Fixkosten fallen unabhängig von der Zahl deiner Termine an, variable Kosten steigen und sinken mit der Auslastung. Die Unterscheidung klingt nach Buchhaltung, ist aber praktisch wichtig:

• Fixkosten wie Miete, Gehälter, Versicherungen und Softwaregebühr laufen auch in einer Woche mit vielen Ausfällen weiter. Sie sind dein Grundrauschen und der Grund, warum leere Termine so weh tun.
• Variable Kosten wie Verbrauchsmaterial, teilweise Reinigung oder einzelne Fortbildungen lassen sich kurzfristig steuern, machen aber meist den kleineren Anteil aus.

In einer Physiotherapie-Praxis ist der Großteil der Kosten fix. Liegst du über deiner Fixkostenschwelle, bleibt von jedem zusätzlichen Termin nach Abzug der geringen variablen Kosten fast der ganze Betrag als Deckungsbeitrag — und jeder ausgefallene Termin trifft dich voll.

Deshalb lohnt es sich, Terminausfälle konsequent abzurechnen: Ob der Slot bezahlt wird oder nicht, deine Fixkosten laufen so oder so.

Personal: der größte Kostenblock mit Angestellten

Sobald du Personal beschäftigst, ist es fast immer dein größter Posten — und der mit dem meisten Hebel in beide Richtungen. Bei guter Auslastung trägt eine Vollzeitkraft ihre Kosten und erwirtschaftet darüber hinaus Deckungsbeitrag; bei schlechter Auslastung frisst sie genau diesen Beitrag wieder auf.

Die Rechnung, die du im Kopf haben solltest:

• Kostenseite: Bruttogehalt plus gut 21 Prozent Arbeitgeberanteil (zuzüglich Umlagen), dazu Urlaub, mögliche Krankheitstage und Fortbildung.
• Umsatzseite: produktive Behandlungsstunden pro Tag mal deinem Privatpreis pro Behandlung, abzüglich der Zeit für Dokumentation, Pausen und Ausfälle.

Als Faustregel muss eine angestellte Kraft ungefähr das Zwei- bis Dreifache ihres Bruttogehalts an Umsatz bringen, damit nach allen anderen Kosten noch etwas übrig bleibt. Das ist die Struktur jeder Dienstleistung mit hohen Fixkosten — und der Grund, warum Auslastung die wichtigste Kennzahl deiner Praxis ist.

Wie viel darf die Praxis kosten? Die Kostenquote als Maßstab

Mit Team liegt die Kostenquote — der Anteil der laufenden Kosten am Umsatz — oft bei 75 Prozent und mehr; ohne Angestellte deutlich darunter. Absolute Zahlen sagen wenig, solange du sie nicht ins Verhältnis zum Umsatz setzt.

• In einer Einzelpraxis ohne Angestellte liegen die laufenden Kosten (ohne deinen eigenen Unternehmerlohn) deutlich niedriger als mit Team, weil der größte Block fehlt. Belastbare Branchenwerte für Solo-Praxen gibt es kaum, rechne deshalb mit deinen eigenen Zahlen. Der Rest ist dein Vorsteuergewinn, aus dem du dich selbst bezahlst.
• Mit Angestellten steigt die Quote deutlich, weil die Personalkosten dominieren. Laut Eckdatenstudie 2025 erwirtschaftet nur gut jede siebte Praxis (Ø-Umsatz 415.000 €) mehr als 100.000 Euro Gewinn im Jahr.

Kosten pro Behandlungsslot

Teile deine monatlichen Fixkosten durch die Zahl der Termine, die du im Monat realistisch schaffst. Das Ergebnis ist der Betrag, den ein Termin mindestens einbringen muss, bevor du etwas verdienst — in der Beispielrechnung oben rund 17 € bei 100 Terminen.

Wer diese Zahl kennt, entscheidet bei Preisen, Öffnungszeiten und Neueinstellungen nüchterner. In die vollständige Planung und in jeden Finanzierungsantrag gehört diese Kostenrechnung ohnehin — mehr dazu im Beitrag zur Finanzierung der Physiotherapie-Praxis.

Kosten im Griff behalten, ohne falsch zu sparen

Die wirksamsten Hebel sind Auslastung, abgerechnete Ausfälle und weniger doppelte Werkzeuge — nicht Einsparungen an Behandlungsqualität oder eigener Absicherung:

• Auslastung vor Preissenkung. Ein zusätzlicher gut belegter Behandlungstag bringt mehr als jede eingesparte Materialbestellung.
• Ausfälle sichtbar machen und abrechnen. No-Shows sind Verlustzeit bei voller Fixkostenlast.
• Doppelte Werkzeuge vermeiden. Wer Termine, Dokumentation und Abrechnung über drei getrennte Tools plus Papier organisiert, zahlt oft mehrfach — an Geld und an Zeit.

Beim letzten Punkt kann Software Kosten sparen, statt neue zu verursachen. likami bündelt Terminplanung, Patientenverwaltung, Therapiedokumentation und die GoBD-konforme Privatabrechnung in einer Web-App — zu einem festen monatlichen oder jährlichen Abo-Beitrag, den du als eine planbare Position in deine Fixkosten einrechnest.

Wichtiger als der Softwarepreis ist, dass du deine Zahlen siehst. Die Berichte in likami werten Umsatz je Therapeut:in und je Leistung, deine Auslastungsquote, offene Rechnungen und die No-Show-Quote automatisch aus.

So merkst du früh, ob die Einnahmen deine laufenden Kosten decken — nicht erst im Frühjahr beim Steuerbüro. Und wenn du von Beginn an mit sauberen Praxisverwaltungs-Strukturen startest, musst du später nichts aus verstreuten Tabellen zusammensuchen.

Fazit

Die laufenden Kosten entscheiden über den Erfolg deiner Praxis mindestens so stark wie der Umsatz. Wer die großen Blöcke kennt, realistisch mit Spannen plant, fix von variabel unterscheidet und die eigene Absicherung einrechnet, gerät nicht in die Falle voller Terminbücher bei leerem Konto.

Für den Anfang reichen zwei Kennzahlen: die Kostenquote am Umsatz und die Kosten pro Behandlungsslot. Rechne Personalkosten immer mit Arbeitgeberanteil, und sorg dafür, dass jeder geplante Termin stattfindet oder abgerechnet wird — dann trägt sich die Praxis nicht nur auf dem Papier.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die laufenden Kosten einer Einzelpraxis ohne Angestellte? Belastbare Branchenwerte gibt es kaum. In der Beispielrechnung oben (Miete 1.200 €, Software, Versicherung, Steuerberatung, Material, Verband) landest du bei rund 1.700 € im Monat — plus deine eigene Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, die du aus dem Gewinn zahlst.

Ab welchem Umsatz lohnt sich die erste Angestellte? Als Faustregel muss eine Vollzeitkraft etwa das Zwei- bis Dreifache ihres Bruttogehalts an Umsatz bringen. Bei angenommenen 3.000 € brutto (eigene Rechnung) sind das rund 6.000 bis 9.000 € zusätzlicher Monatsumsatz, den du mit ihr realistisch erzielen können musst.

Welche Kosten sind steuerlich absetzbar? Alle betrieblich veranlassten Kosten sind Betriebsausgaben — Miete, Gehälter, Software, Material, betriebliche Versicherungen wie die Berufshaftpflicht, Steuerberatung, Fortbildung. Deine eigene Kranken- und Rentenversicherung zählt dagegen als Vorsorgeaufwand zu den Sonderausgaben; Steuervorauszahlungen sind nicht absetzbar.