Privatabrechnung in der Physiotherapie: die teuersten Fehler — und wie du sie vermeidest

Zwei Praxen schreiben für dieselbe Leistung dieselbe Privatrechnung. Bei der einen erstattet die private Krankenversicherung ihrer Patientin anstandslos, bei der anderen kommt die Rechnung nach drei Wochen zurück — mit der Bitte um Korrektur. Der Unterschied liegt selten an der Behandlung, fast immer an der Privatabrechnung selbst.

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit wirkt das Rechnungschreiben wie der einfache Teil. Teuer wird es erst später: wenn die Erstattung hakt, das Finanzamt nachfragt oder eine Rechnung im Streitfall nicht trägt. Die gute Nachricht — fast alle Fehler sind handwerklich und lassen sich ab der ersten Rechnung vermeiden.

Worum es hier geht: die fünf Fehler, die reine Privatpraxen bei der Abrechnung am häufigsten unterlaufen — und was du stattdessen tust.

Inhaltsverzeichnis

• Fehler 1: Ohne schriftliche Vergütungsvereinbarung behandeln
• Fehler 2: Pflichtangaben auf der Rechnung vergessen
• Fehler 3: Umsatzsteuer und Kleinunternehmer falsch einschätzen
• Fehler 4: Bei Rechnungsnummern und Archivierung schludern
• Fehler 5: Offene Rechnungen aus den Augen verlieren
• Fazit

Fehler 1: Ohne schriftliche Vergütungsvereinbarung behandeln

Für physiotherapeutische Leistungen an Privatpatient:innen gibt es keine amtliche Gebührenordnung — der Preis richtet sich allein nach dem, was du mit der Patientin vereinbarst. Genau deshalb gehört er vor die Behandlung, schriftlich.

Anders als Ärzt:innen mit ihrer GOÄ haben Physiotherapeut:innen keine staatliche Gebührenordnung. Die bekannte GebüTh ist eine Preisübersicht des Buchner-Verlags, kein verbindliches Regelwerk, und mit PKV oder Beihilfe nicht abgestimmt. Sie ist eine Orientierung, mehr nicht.

Praktisch heißt das: Du legst deine Privatpreise selbst fest — in der Regel oberhalb des GKV-Satzes. Was du nicht vorher vereinbarst, kann dir später zum Verhängnis werden. Reine Mündlichkeit führt zu Streit, und eine Erstattung durch die PKV setzt oft voraus, dass der Preis vorab nachvollziehbar vereinbart war.

Tipp: Lass die Patientin vor dem ersten Termin eine kurze Vergütungsvereinbarung unterschreiben, in der Leistung und Preis stehen. Das kostet dich fünf Minuten und nimmt dir später jede Diskussion ab. Wie so eine Honorarvereinbarung in der Physiotherapie aufgebaut ist, haben wir separat beschrieben.

Fehler 2: Pflichtangaben auf der Rechnung vergessen

Eine Privatrechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, ist für die PKV oder Beihilfe oft nicht erstattungsfähig — und steuerlich angreifbar. Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 UStG und sind kein Wunschkonzert.

Auf jede Rechnung gehören:

• dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift der Patientin
• das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Art, Datum und Umfang der erbrachten Leistungen (einzeln, nicht als Pauschale)
• das Entgelt — bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen mit Steuersatz und -betrag, sonst mit Hinweis auf die Steuerbefreiung oder die Kleinunternehmerregelung

Besonders die einzelne Leistungsaufstellung wird gern vergessen. Eine Zeile „Physiotherapie, 240 €" reicht der PKV nicht — sie will Datum, Behandlungsart und Einzelpreis sehen. Die vollständige Liste der Pflichtangaben für deine Physiotherapie-Rechnung findest du im eigenen Beitrag.

Fehler 3: Umsatzsteuer und Kleinunternehmer falsch einschätzen

Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel sind nach § 4 Nr. 14 UStG in der Regel umsatzsteuerfrei — reine Wellness- und Präventionsangebote dagegen nicht. Diese Grenze zu übersehen, ist einer der teuersten Fehler.

Steuerfrei ist die Behandlung, wenn ein medizinisch-therapeutisches Ziel im Vordergrund steht. Eine Wellness-Massage, ein Fitness- oder Präventionsangebot ohne Krankheitsbezug fällt nicht darunter und ist umsatzsteuerpflichtig. Wer beides anbietet, muss die Leistungen sauber trennen.

Dazu kommt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Seit 2025 bleibst du Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Wird die Grenze im laufenden Jahr gerissen, wechselst du sofort in die Regelbesteuerung.

Reine Heilbehandlungen sind ohnehin steuerfrei — die Regelung wird vor allem dann relevant, wenn steuerpflichtige Zusatzleistungen dazukommen. Welche deiner Leistungen steuerfrei sind und welche nicht, klärt der Beitrag zur Umsatzsteuer in der Physiotherapie. Im Zweifel gehört diese Frage einmal auf den Tisch deiner Steuerberatung.

Fehler 4: Bei Rechnungsnummern und Archivierung schludern

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer, und du musst deine Rechnungen aufbewahren — seit 2025 acht Jahre. Wer das von Hand in Word und einem Ordner löst, produziert früher oder später Lücken, Dopplungen oder verlorene Belege.

Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein; eine Nummer darfst du nie zweimal vergeben. Stornierst du eine Rechnung, dokumentierst du den Storno — die Nummer wird nicht einfach neu benutzt. Und die Belege müssen nach den GoBD unveränderbar abgelegt sein: Eine nachträglich editierbare Word-Datei erfüllt das streng genommen nicht.

Zu den Fristen: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf (vorher zehn). Die Patientendokumentation ist davon unberührt — sie unterliegt weiter der Zehn-Jahres-Frist aus § 630f BGB.

Hier spielt eine Praxissoftware ihren größten Vorteil aus. likami vergibt die Rechnungsnummern fortlaufend und unveränderbar, schreibt jede Rechnung als PDF mit Prüfsumme fest und protokolliert jede Änderung. So erfüllst du die GoBD-Anforderungen, ohne Nummernkreise und Fristen selbst im Blick halten zu müssen — mehr dazu auf der Seite zur Praxisverwaltung.

Fehler 5: Offene Rechnungen aus den Augen verlieren

Wer nicht nachhält, welche Rechnung bezahlt ist, verschenkt bares Honorar. Das passiert in Privatpraxen schnell, weil Patient:innen in Vorleistung gehen und selbst auf ihre Erstattung warten — die Zahlung an dich rutscht dann nach hinten.

Setz auf jede Rechnung ein klares Zahlungsziel und führe eine Liste der offenen Posten. Bleibt eine Zahlung aus, mahnst du rechtzeitig und freundlich, statt Wochen später zu merken, dass drei Rechnungen offen sind. Wie du dabei vorgehst, steht im Beitrag zur Mahnung bei Privatpatienten.

Genau das nimmt dir likami ab: Jede Rechnung hat einen Status — offen, teilweise bezahlt oder bezahlt — und das manuelle Mahnwesen führt dich Schritt für Schritt von der ersten zur zweiten Mahnung. Du siehst auf einen Blick, wo noch Geld aussteht.

Fazit

Die Privatabrechnung ist kein Hexenwerk, aber sie verzeiht keine Nachlässigkeit. Eine schriftliche Vereinbarung vor der Behandlung, vollständige Pflichtangaben, die richtige Umsatzsteuer-Einordnung, saubere Nummern und ein Blick auf die offenen Posten — damit sind die fünf häufigsten Fehler bereits vom Tisch.

Vieles davon ist Fleißarbeit, die du dir ab dem ersten Tag abnehmen lassen kannst. Wenn deine Rechnungen von Anfang an GoBD-konform entstehen, fortlaufend nummeriert und revisionssicher archiviert, bleibt dir der Kopf frei für die Behandlung — und die Erstattung deiner Patient:innen läuft, ohne dass eine Rechnung zurückkommt.