E-Rechnung in der Physiotherapie: Gilt die Pflicht für deine Praxis?
Die E-Rechnungspflicht verunsichert viele Gründer:innen. Für Rechnungen an deine Privatpatient:innen gilt sie nicht — aber eine Pflicht betrifft auch deine Praxis.
E-Rechnungspflicht — das klingt nach der nächsten Vorschrift, die du vor der Praxiseröffnung abhaken musst. Für die Rechnungen an deine Privatpatient:innen stimmt das aber gar nicht: Eine E-Rechnung musst du ihnen nicht ausstellen.
Trotzdem gibt es seit 2025 einen Punkt, der auch deine Physiotherapie-Praxis betrifft — und den viele übersehen. Worum es wirklich geht: wann die Pflicht gilt, wann nicht und was du stattdessen brauchst.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine E-Rechnung — und was zählt nicht dazu?
- Gilt die E-Rechnungspflicht für deine Physiotherapie-Praxis?
- Die Pflicht, die dich doch betrifft: E-Rechnungen empfangen
- Wann wird es bei B2B-Rechnungen ernst? Die Fristen bis 2028
- Was du wirklich brauchst: saubere Rechnungen ab Tag eins
- Häufige Fragen
- Fazit
Was ist eine E-Rechnung — und was zählt nicht dazu?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — kein Dokument zum Ansehen, sondern maschinenlesbare Daten. Gängige Formate sind XRechnung und das hybride ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei).
Wichtig für die Einordnung: Eine normale PDF-Rechnung, die du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Sie gilt rechtlich als „sonstige Rechnung" — genau wie eine Rechnung auf Papier.
Das ist der häufigste Irrtum. Viele glauben, sie stellten längst „elektronische Rechnungen", weil sie PDFs mailen. Technisch ist das etwas ganz anderes als eine echte E-Rechnung.
Tipp: Merk dir die Faustregel — PDF ist zum Lesen da, eine E-Rechnung zum Einlesen. Nur das strukturierte Format erfüllt die gesetzliche Definition.
Gilt die E-Rechnungspflicht für deine Physiotherapie-Praxis?
Für die Rechnungen an deine Privatpatient:innen: nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an private Endverbraucher:innen (B2C) sind ausdrücklich ausgenommen.
Dazu kommt ein zweiter Grund, der speziell für Physiotherapie gilt: Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind von der Pflicht ausgenommen. Deine Heilbehandlungen fallen unter § 4 Nr. 14 UStG — also genau in diesen Bereich.
Die E-Rechnungspflicht greift ohnehin nur dort, wo überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsstellung besteht. Bei steuerfreien Heilbehandlungen an Privatpatient:innen ist das nicht der Fall.
Konkret heißt das: Für deine klassische Privatabrechnung — Selbstzahler, PKV, Beihilfe — darfst du weiter PDF- oder Papierrechnungen ausstellen.
Welche Angaben darauf gehören, liest du im Leitfaden zur Physiotherapie-Rechnung. Warum deine Leistungen meist steuerfrei sind, steht im Beitrag zur Umsatzsteuer in der Physiotherapie.
Die Pflicht, die dich doch betrifft: E-Rechnungen empfangen
Eine Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen — und damit auch für deine Praxis: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Das gilt selbst dann, wenn du selbst nie eine ausstellst, und auch für Kleinunternehmer:innen.
Der Hintergrund ist einfach: Deine Lieferant:innen — vom Softwareanbieter bis zum Geräte- oder Materialhändler — sind Unternehmen. Sie dürfen dir künftig E-Rechnungen schicken, und du musst sie annehmen, lesbar machen und revisionssicher archivieren.
In der Praxis brauchst du dafür kein großes System. Es reicht, dass du die Dateien (meist XML oder ein ZUGFeRD-PDF) öffnen, prüfen und aufbewahren kannst — oft übernimmt das deine Buchhaltung oder dein:e Steuerberater:in.
Tipp: Richte dafür am besten ein eigenes Rechnungs-Postfach ein und kläre früh mit deiner Steuerberatung, wer die eingehenden E-Rechnungen verarbeitet und archiviert.
Wann wird es bei B2B-Rechnungen ernst? Die Fristen bis 2028
Nur wenn du Rechnungen an andere Unternehmen stellst, wird der Versand von E-Rechnungen zur Pflicht — und zwar gestaffelt. Für eine reine Privatpraxis kommt das selten vor, etwa bei betrieblicher Gesundheitsförderung für eine Firma oder bei Leistungen für ein anderes Unternehmen.
Falls das auf dich zutrifft, gelten diese Übergangsfristen für den Versand:
| Zeitraum | Was für B2B-Rechnungen gilt |
|---|---|
| bis 31.12.2026 | PDF/Papier weiter erlaubt, wenn die Empfängerin zustimmt |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnung Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen Unternehmen |
Zwei Entlastungen bleiben: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto darfst du weiter als sonstige Rechnung ausstellen. Und Kleinunternehmer:innen sind vom Versand ganz befreit — die Empfangspflicht bleibt aber auch für sie bestehen.
Reine Rechnungen an Privatpatient:innen tauchen in dieser Tabelle bewusst nicht auf: Sie sind und bleiben außen vor.
Was du wirklich brauchst: saubere Rechnungen ab Tag eins
Statt dich an der E-Rechnung abzuarbeiten, löst du für deine Privatpraxis ein viel wichtigeres Thema: Rechnungen, die den GoBD-Anforderungen standhalten. Denn auch eine PDF- oder Papierrechnung muss fortlaufend nummeriert, unveränderbar und ordnungsgemäß archiviert sein.
Genau hier setzt eine Praxissoftware an. likami erstellt deine Privatrechnungen mit fortlaufenden, eindeutigen Nummern, schreibt sie fest und archiviert sie als PDF mit Prüfsumme — die Form stimmt also, ohne dass du daran denken musst.
Weil es dabei um klassische Rechnungen an Patient:innen geht, brauchst du dafür kein XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Du rechnest ab, die Software hält die GoBD-Regeln ein — vom ersten Behandlungstag an.
Wie sich eine solche Lösung von reinen Abrechnungs-Tools unterscheidet, zeigt der Überblick zur Abrechnungssoftware für die Physiotherapie. Und die eingehenden E-Rechnungen deiner Lieferant:innen? Die wandern einfach in dein Rechnungs-Postfach und zur Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss ich meinen Privatpatient:innen eine E-Rechnung ausstellen? Nein. Rechnungen an private Endverbraucher:innen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — PDF oder Papier bleiben zulässig.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein. Eine einfache PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.
Was muss ich dann überhaupt tun? Seit 2025 musst du E-Rechnungen von Geschäftspartner:innen empfangen, lesbar machen und revisionssicher aufbewahren können — unabhängig davon, ob du selbst welche ausstellst.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist für eine Physiotherapie-Privatpraxis vor allem eines: weniger dramatisch, als sie klingt. Deinen Privatpatient:innen stellst du weiter ganz normale Rechnungen aus — eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig.
Die einzige Pflicht, die dich sicher betrifft, ist der Empfang von E-Rechnungen deiner Lieferant:innen. Alles andere greift erst, wenn du an andere Unternehmen abrechnest. Wichtiger als das Format ist, dass deine Rechnungen von Anfang an GoBD-konform laufen — darum solltest du dich beim Praxisstart wirklich kümmern.
