Was kostet eine Physiotherapie-Software? Preise für Gründer:innen 2026
Was eine Physiotherapie-Software kostet, hängt vom Preismodell ab — nicht vom Startpreis. Preisspannen, versteckte Posten und das Preismodell, das dich beim Wachsen nicht bestraft. Damit die Zeile „Praxissoftware“ in deinem Kostenplan hält.
Kurz gesagt: Eine Physiotherapie-Software (im Folgenden: Praxissoftware) kostet zum Einstieg meist 30–100 € im Monat. Entscheidend ist aber nicht der Startpreis, sondern was im Preis enthalten ist und wie er mit deinem Team wächst.
Du planst deine erste eigene Praxis und stellst gerade einen Kostenplan auf: Miete, Einrichtung, Versicherungen, Steuerberatung — und irgendwo dazwischen steht eine Zeile „Praxissoftware", in die du eine Zahl schreiben sollst.
Die Frage ist selten, ob eine Physiotherapie-Software Geld kostet, sondern was am Ende wirklich auf der Rechnung steht. Zwischen dem Preis auf der Anbieter-Website und dem Betrag, der jeden Monat abgeht, liegen oft Posten, die vorher niemand erwähnt: Zusatzmodule, Kosten pro Behandler:in, Einrichtungsgebühren, Support-Pakete.
In einer laufenden Praxis geht so eine Abweichung im Rauschen der übrigen Ausgaben unter. Wenn du gerade gründest, ist sie der Unterschied zwischen einem Kostenplan, der hält, und einem, der im dritten Monat nicht mehr stimmt — in der Phase, in der noch keine volle Auslastung gegenrechnet.
Worum es hier geht: die gängigen Preismodelle, die typischen Preisspannen am deutschen Markt, die versteckten Kosten dahinter — und welcher Betrag für eine Praxis, die gerade erst startet, ein fairer Preis ist.
Inhaltsverzeichnis
- Was kostet eine Physiotherapie-Software wirklich?
- Welche Preismodelle gibt es?
- Die versteckten Kosten, an die keiner denkt
- Wann die Softwarekosten in der Gründung wirklich anfallen
- Was ist ein fairer Preis für deine Praxis?
- Kostenlos, günstig oder richtig — was lohnt sich?
- Häufige Fragen zu Softwarekosten
- Fazit
Was kostet eine Physiotherapie-Software wirklich?
Die Einstiegspreise für eine Praxissoftware liegen je nach Anbieter und Modell meist grob zwischen 30 und 100 Euro pro Monat. Nach oben ist die Skala offen, sobald mehrere Behandler:innen, Zusatzmodule oder Server-Wartung dazukommen.
Klassische, lokal installierte Systeme rechnen oft mit einer einmaligen Lizenzgebühr (je nach Umfang ab einigen hundert Euro) plus jährlicher Wartung. Cloud-Lösungen laufen überwiegend als monatliches oder jährliches Abo.
Der eigentliche Punkt ist aber nicht die Zahl selbst, sondern die Frage dahinter: Was ist im Preis enthalten? Zwei Angebote mit „ab 39 Euro im Monat" können in der Praxis 39 oder 130 Euro bedeuten — je nachdem, ob Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung schon dabei sind oder einzeln kosten.
Tipp: Rechne jede Software auf einen Monatspreis für deine komplette Praxis um — alle Behandler:innen, alle Funktionen, die du wirklich brauchst. Erst diese Zahl lässt sich vergleichen.
Welche Preismodelle gibt es?
Am Markt haben sich vier Preismodelle etabliert: Pauschal, pro Behandler:in, modular sowie Lizenz plus Wartung. Sie unterscheiden sich weniger im reinen Betrag als darin, wie planbar deine Kosten bleiben.
| Modell | So wird abgerechnet | Für wen |
|---|---|---|
| Pauschal (Flat) | Ein Festpreis für die ganze Praxis, unabhängig von der Zahl der Behandler:innen | Praxen, die wachsen wollen, ohne dass die Kosten mitwachsen |
| Pro Behandler:in | Preis pro aktiver therapeutischer Person und Monat | Sehr kleine Praxen oder Einzelkämpfer:innen |
| Modular | Grundpreis plus Aufpreis je Zusatzfunktion (Abrechnung, Doku, Portal …) | Wer wirklich nur einen Baustein braucht |
| Lizenz + Wartung | Einmalkauf plus jährliche Wartungsgebühr, meist lokal installiert | Praxen mit eigener IT und Server |
Das Pro-Behandler-Modell wirkt am Anfang günstig, wird aber teuer, sobald du Personal einstellst — jede neue Kraft erhöht die Softwarekosten.
Das modulare Modell ist tückisch, weil der beworbene Grundpreis selten das ist, was du am Ende brauchst: Terminplanung ohne Abrechnung nützt dir wenig, und plötzlich stehen drei Module auf der Rechnung.
Ein Pauschalpreis ist am ehesten das, was du beim Gründen brauchst: ein fester Betrag, der im Kostenplan stehen bleibt, egal ob du in zwölf Monaten allein arbeitest oder zu dritt.
Wie stark sich das auswirkt, zeigt eine Beispielrechnung mit fiktiven Beispielpreisen (Annahmen: Pauschal 60 € für die ganze Praxis; pro Behandler:in 40 € je Person; modular 39 € Grundpreis plus Doku 45 € und Abrechnung 46 €):
| Modell | Solo: Monat | Solo: Jahr | 3 Behandler:innen: Monat | 3 Behandler:innen: Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Pauschal | 60 € | 720 € | 60 € | 720 € |
| Pro Behandler:in | 40 € | 480 € | 120 € | 1.440 € |
| Modular (Grundpreis + 2 Module) | 130 € | 1.560 € | 130 € | 1.560 € |
Solo ist das Pro-Behandler-Modell am günstigsten, mit drei Behandler:innen kostet es doppelt so viel wie die Pauschale. Beim modularen Modell entscheiden die Module, nicht der Grundpreis. Frag bei jedem Anbieter, ob Module zusätzlich pro Person berechnet werden.
Ob sich ein Einmalkauf oder ein Abo eher lohnt, hängt auch davon ab, wo deine Daten liegen sollen — Cloud oder lokaler Server. Worauf du bei der Auswahl insgesamt achtest, zeigt der Beitrag Praxissoftware für Physiotherapie.
Die versteckten Kosten, an die keiner denkt
Neben dem Abo-Preis fallen oft sechs weitere Posten an. Sie tauchen erst auf, wenn du genauer hinsiehst — oder wenn die erste Rechnung kommt:
- Einrichtungs- und Setup-Gebühren: Manche Anbieter verlangen eine einmalige Gebühr fürs Aufsetzen des Systems.
- Kosten pro Nutzer:in: Ein niedriger Grundpreis gilt oft nur für eine Person. Jede weitere kostet extra.
- Zusatzmodule: Abrechnung, Patientenportal, Statistiken oder elektronische Unterschriften als Aufpreis-Bausteine.
- Support und Schulung: Telefon-Support oder Einarbeitung nur im teureren Paket.
- Datenmigration: Der Umzug der Patientendaten aus einem Altsystem kann separat berechnet werden und kostet zusätzlich Zeit und Nerven.
- Server und Wartung: Bei lokal installierten Systemen kommen Hardware, Backups und IT-Betreuung obendrauf.
Für dich als Neugründer:in fällt die Datenmigration aus einem Altsystem weg — du startest ohne Altbestand (siehe Abschnitt „Wann die Softwarekosten in der Gründung wirklich anfallen“).
Tipp: Frag vor Vertragsabschluss konkret nach der Gesamtsumme im ersten Jahr — inklusive Setup, aller Behandler:innen und der Funktionen, die du brauchst. Nicht nach dem Startpreis.
Wann die Softwarekosten in der Gründung wirklich anfallen
Die Softwarekosten beginnen im Monat vor der Eröffnung, nicht am Eröffnungstag. Drei Punkte helfen dir, die Zeile im Kostenplan realistisch zu füllen — Software ist einer der wenigen Posten, deren Startzeitpunkt du selbst bestimmst.
1. Der Posten beginnt vor dem ersten Patienten. Termine, Stammdaten, Vorlagen und Rechnungsnummernkreis willst du eingerichtet haben, bevor die Praxis öffnet. Rechne die Software deshalb ab dem Monat vor der Eröffnung ein. Wer diese Wochen mit einer kostenlosen Testphase abdeckt — bei likami sind es 30 Tage —, verschiebt den ersten echten Beitrag um genau diesen Zeitraum.
2. Monatlich oder jährlich ist eine Liquiditätsfrage. Wenn ein Anbieter das Jahresabo günstiger anbietet, bindet es Kapital genau dann, wenn du am wenigsten davon hast. In den ersten Monaten wiegt Planbarkeit oft schwerer als der Nachlass: monatlich starten, nach dem ersten vollen Quartal auf jährlich wechseln, wenn die Auslastung steht.
Wie sich solche Fixkosten übers Jahr verteilen, zeigt der Beitrag Laufende Kosten einer Physiotherapie-Praxis.
3. Kalkuliere das Modell für Monat 18, nicht für Monat eins. Stellst du in eineinhalb Jahren die erste Kraft ein, verdoppelt sich ein Preis pro Behandler:in — ohne dass die Software mehr kann (siehe Beispielrechnung bei den Preismodellen).
Die Datenmigration aus einem Altsystem entfällt bei dir dagegen komplett: Du hast keine Patientendaten, die umziehen müssen, und keine Übergangsphase mit zwei parallel laufenden Programmen. Deshalb startet eine Neugründung bei den Softwarekosten günstiger als ein Wechsel — und deshalb lohnt es sich, gleich das System zu wählen, bei dem du bleiben willst.
Wo diese Zeile im Verhältnis zu den übrigen Startausgaben steht, ordnet der Beitrag Was kostet es, eine Physiotherapie-Praxis zu eröffnen? ein. Für deinen Finanzierungsplan reicht ein Monatsbetrag mal zwölf — vorausgesetzt, er ist der richtige. Wie du die Gründung insgesamt finanzierst, zeigt der Beitrag Physiotherapie-Praxis finanzieren.
Was ist ein fairer Preis für deine Praxis?
Fair ist ein klarer, planbarer Betrag, für den du alles bekommst, was deine Praxis täglich braucht — ohne Nachrüsten. Der niedrigste Preis ist es nicht automatisch. Drei Fragen helfen dir bei der Einordnung:
- Ist wirklich alles enthalten? Terminplanung, Patienten- und Therapiedokumentation und die Abrechnung gehören zum Kern. Wenn das einzeln kostet, ist der Startpreis eine Zahl fürs Schaufenster.
- Wächst der Preis mit dem Team? Wenn jede neue Kraft die Kosten erhöht, bestrafst du dich fürs Wachsen (siehe Preismodelle).
- Was passiert bei Kündigung? Kommst du an deine Daten? Seriöse Anbieter geben dir einen Export und einen lesenden Zugriff, statt dich einzusperren.
Für eine reine Privatpraxis — Selbstzahler, PKV, Beihilfe — kommt ein Punkt dazu: Die Software muss die Privatabrechnung GoBD-konform beherrschen (fortlaufende Rechnungsnummern, unveränderbare Archivierung). Eine günstige Lösung, die das nicht sauber kann, kostet dich am Ende mehr, als sie spart.
Welche Funktionen den Unterschied machen, siehst du im Physiotherapie-Software-Vergleich. Wie die etablierten Anbieter mit Lizenzmodell abschneiden, zeigt der Vergleich von THEORG, Starke Praxis und Buchner.
An dieser Stelle lohnt der Blick auf likami: Die Software läuft als einfaches Abo — monatlich oder jährlich — mit einem Preis für die ganze Praxis, ohne Aufpreis pro Modul oder pro Behandler:in.
Terminplanung, Patientenverwaltung, Therapiedokumentation und die GoBD-konforme Privatabrechnung sind Teil des Pakets, nicht einzeln buchbare Extras. Was du siehst, ist der Betrag, mit dem du kalkulierst — und du kannst likami vorher 30 Tage kostenlos testen.
Kostenlos, günstig oder richtig — was lohnt sich?
Ganz kostenlose Tools lohnen sich für eine Praxis selten, weil sie schnell an rechtliche Grenzen stoßen. Der Reflex, am Anfang möglichst wenig auszugeben, ist in der Gründungsphase verständlich.
Aber Gratis-Lösungen scheitern oft bei der rechtssicheren Dokumentation nach § 630f BGB, bei der GoBD-konformen Abrechnung oder beim Datenschutz für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO.
Die ehrlichere Rechnung lautet deshalb: Nicht „Was ist am billigsten?", sondern „Was kostet mich der Aufwand ohne die Software?". Wer Termine, Doku und Rechnungen an einem Ort bündelt, statt Kalender, Word-Vorlagen und Excel-Liste parallel zu pflegen, spart Doppeleingaben — und vermeidet Fehler, die in der Privatabrechnung teuer werden.
Rund 30 bis 100 Euro im Monat sind, gemessen an einer einzigen unbezahlten Behandlung oder einer fehlerhaften Rechnung, meist schnell wieder drin.
Für den Start gilt: Wähl kein Tool nach dem Startpreis, sondern nach der planbaren Gesamtsumme und dem, was wirklich enthalten ist. Und leg die kostenlose Testphase in die Wochen vor der Eröffnung — dann siehst du im Aufbau, ob die Software zu deiner Praxis passt.
Häufige Fragen zu Softwarekosten
Drei Fragen, die beim Aufstellen des Kostenplans oft auftauchen.
Ist Praxissoftware steuerlich absetzbar?
Ja. Abo-Gebühren für eine Praxissoftware sind laufende Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn. Wie eine einmalige Kauflizenz abgeschrieben wird, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Monatlich oder jährlich zahlen?
In den ersten Monaten eher monatlich, weil das Jahresabo Liquidität bindet, wenn du am wenigsten davon hast. Steht die Auslastung, kann der Wechsel auf jährlich den Rabatt mitnehmen.
Was kostet Software für eine Einzelpraxis?
Zum Einstieg meist 30–100 € im Monat. Als Einzelpraxis zahlst du im Pro-Behandler-Modell am wenigsten — planst du aber Personal ein, rechne das Modell für dein späteres Team durch.
Fazit
„Was kostet eine Physiotherapie-Software?" lässt sich nicht mit einer einzigen Zahl beantworten, aber mit einer klaren Regel: Vergleich nicht Startpreise, sondern die Gesamtsumme für deine komplette Praxis, alle Funktionen und alle Behandler:innen eingerechnet.
Achte auf das Preismodell (planbar oder mitwachsend?), auf versteckte Posten wie Setup und Zusatzmodule — und darauf, dass die Privatabrechnung GoBD-konform läuft.
Wer neu startet, hat dabei einen Vorteil: keine Altlasten, keine Datenmigration, ein fester, kalkulierbarer Betrag im Kostenplan. Genau darauf ist likami ausgelegt — ein Preis, eine Software, die ganze Praxis. Was sonst noch ins Setup gehört, steht im Beitrag zur Digitalisierung beim Praxisstart.
