Digitalisierung in der Physiotherapie: dein Setup für den Praxisstart
Wenn du gerade gründest, hast du bei der Digitalisierung einen Vorteil, den keine bestehende Praxis mehr hat: Du musst nichts umstellen, du setzt es einmal richtig auf. Von der Telematikinfrastruktur über ePA und eVO bis zur DSGVO — was vor deinem ersten Patienten stehen muss, was in den ersten Monaten kommt und was ruhig warten darf.
Du gründest gerade — Räume, Zulassung, Finanzierung, Ausstattung. Und irgendwo auf der Liste steht ein Punkt, der sich anfühlt, als könnte er warten: Digitalisierung. Kann er aber nicht, und zwar aus einem Grund, der dir eigentlich in die Hände spielt.
Kurz gesagt: Vor der Eröffnung brauchst du drei Dinge: Praxissoftware, digitale Dokumentation und die DSGVO-Basis. Die TI-Anbindung wird erst ab dem 1. Oktober 2027 Pflicht — und nur für Praxen mit Kassenzulassung. Die elektronische Heilmittelverordnung (eVO) startet laut gematik-Planung regulär 2028.
Du bist der einzige Praxistyp, für den Digitalisierung kein Umstellungsprojekt ist. Es gibt bei dir keine zwölf Jahre Karteikarten, die jemand abtippen müsste. Keinen Papierkalender, an dem drei Kolleginnen hängen. Kein „das haben wir immer so gemacht".
Was für eine bestehende Praxis ein Kraftakt ist, ist bei dir eine Entscheidung, die du einmal triffst — am besten vor der ersten Behandlung.
Gleichzeitig läuft im Hintergrund ein Fahrplan, der auch für deine noch gar nicht eröffnete Praxis gilt: Die Telematikinfrastruktur (TI) wird für Praxen mit Kassenzulassung Pflicht, die elektronische Verordnung kommt und die ePA wird zum Standard. Diese Fristen liegen in der Zukunft. Deine Weichenstellungen liegen in den nächsten Wochen.
Der teuerste Fehler beim Gründen ist nicht, zu spät zu digitalisieren. Es ist, sich in Monat eins ein System einzurichten, das den Fahrplan nicht mitgeht — und in Monat achtzehn genau das Umstellungsprojekt zu haben, das du dir eigentlich sparen wolltest. Die wichtigsten Punkte der Reihe nach.
Wenn du gerade erst startest: was vor dem ersten Patienten stehen muss
Vor der Eröffnung müssen drei Dinge stehen: die Praxissoftware, die digitale Dokumentation und die DSGVO-Grundlagen. Alle drei korrigierst du später nur mit Datenmigration und Umgewöhnung. Manches andere ist eine Frist für 2027 oder wird erst mit dem ersten Mitarbeiter relevant.
Die Praxissoftware. Das ist die eine Entscheidung, an der alle anderen hängen. Termine, Dokumentation, Abrechnung und später die Anbindung an TI und ePA laufen über dasselbe System.
Wenn du zum Start eine Excel-Tabelle und einen Papierkalender nimmst, weil das erstmal reicht, migrierst du in achtzehn Monaten Patientendaten von Hand. Nimm gleich etwas, das den Fahrplan mitgeht. Worauf du bei der Auswahl achtest, steht im Beitrag zur Praxissoftware für die Gründung.
Die Dokumentation. Die Dokumentationspflicht gilt über § 630f BGB für jede Behandlung. Mit Kassenzulassung verlangt der Rahmenvertrag zusätzlich eine Verlaufsdokumentation je Behandlungseinheit — ab der ersten Behandlung, nicht ab der hundertsten.
Wenn du von Anfang an digital dokumentierst, hast du Textbausteine, Vorlagen und Zeitstempel vom ersten Befund an und musst nie einen Aktenschrank nachträglich digitalisieren. Wie du die Dokumentation von Anfang an aufsetzt, steht in einem eigenen Beitrag.
Die DSGVO-Grundlagen. Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitungsverträge: Das sind Dinge, die du vor dem ersten Patientenkontakt haben solltest, nicht danach. Der AV-Vertrag mit deinem Software-Anbieter gehört in dieselbe Woche wie die Software-Auswahl.
Und was kann warten? Die TI-Anbindung selbst — die Frist ist der 1. Oktober 2027, für eine Eröffnung im Jahr 2026 ist sie kein Tag-1-Projekt. Die eVO ebenfalls: Laut gematik-Planung läuft 2027 erst eine Pilotphase, der reguläre Start ist für 2028 vorgesehen.
Online-Terminbuchung, Warteliste, Recall — sinnvoll, aber erst ab dem Moment, in dem du überhaupt Patient:innen hast, die buchen wollen.
Der praktische Unterschied zu einer bestehenden Praxis: Die muss entscheiden, in welcher Reihenfolge sie umstellt. Du entscheidest nur, womit du anfängst. Das ist deutlich einfacher, wenn du es zusammen mit der übrigen Praxisausstattung und der digitalen Basis planst statt als separates Projekt hinterher.
Was sich ändert: Der Fahrplan
Drei Bausteine kommen auf die Branche zu: TI-Pflicht ab 1. Oktober 2027 (mit Kassenzulassung), eVO regulär ab 2028, die ePA als Standard. Die Fristen gelten für deine Praxis genauso wie für die, die seit zwanzig Jahren läuft — du kannst sie nur von Anfang an mitplanen, statt sie nachzurüsten.
Telematikinfrastruktur (TI)
Die TI-Anschlusspflicht für Heilmittelerbringer wurde vom 1. Januar 2026 auf den 1. Oktober 2027 verschoben. Sie betrifft Praxen mit Kassenzulassung.
Die Verschiebung ist keine Entwarnung, sondern mehr Zeit zur Vorbereitung. Die Berufsverbände empfehlen, sich jetzt schon um den Anschluss zu kümmern (Quelle: IFK).
Für dich als Gründer:in heißt das: Kläre früh, ob du eine Kassenzulassung anstrebst — davon hängt ab, wie relevant die TI für dich ist. Und wähle deine Praxissoftware so, dass sie den Anschluss später mitgeht, statt dich 2027 zum Systemwechsel zu zwingen. Was ohne Kassenzulassung gilt, steht im Beitrag zur Privatpraxis ohne Kassenzulassung.
Elektronische Verordnung (eVO)
Für die elektronische Heilmittelverordnung sieht die gematik aktuell 2027 eine Pilotphase und 2028 den regulären Start vor (Quelle: up|unternehmen praxis). Sie ersetzt das Papierrezept und ermöglicht eine digitale Verordnungskette von Ärzt:innen über Therapeut:innen bis zur Krankenkasse (Quelle: DMRZ).
Du musst dafür heute nichts tun. Aber wenn du deinen Rezept- und Abrechnungsprozess ohnehin gerade zum ersten Mal aufsetzt, richte ihn direkt digital ein — dann ist der Wechsel vom Papierrezept zur eVO später nur ein Häkchen und kein neuer Arbeitsablauf.
Elektronische Patientenakte (ePA)
Die ePA ermöglicht Patient:innen, ihre Gesundheitsdaten zentral zu speichern und mit ihren Leistungserbringern zu teilen. Physiotherapeut:innen können perspektivisch Befunde und Berichte in die ePA einstellen. Für eine neue Praxis ist das kein Startthema, sondern ein Auswahlkriterium: Frag beim Software-Anbieter nach, wie er mit ePA und TI umgeht, bevor du dich entscheidest.
Digitalisierung der Dokumentation
Die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB gilt ab der ersten Behandlung. Der Vorteil beim Gründen: Du musst dich nie von Papier auf digital umgewöhnen, weil du gar nicht erst auf Papier anfängst.
Der Fahrplan in deiner Gründungs-Timeline
Was du wann digitalisieren musst, hängt an fünf Phasen — von „vor der Eröffnung" bis 2028. Der Branchen-Fahrplan (TI, eVO, ePA) ist ein Kalender für alle Praxen, die Tabelle übersetzt ihn in deine Gründung.
| Phase | Was | Pflicht/optional | Frist |
|---|---|---|---|
| Vor der Eröffnung | Praxissoftware auswählen, AV-Vertrag, Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Einwilligungserklärungen; Grundsatzfrage Kassenzulassung klären | Pflicht (Doku, DSGVO); Software-Wahl faktisch Pflicht | vor der ersten Behandlung |
| Monat 1–3 | Textbausteine, Befundvorlagen, Ablage strukturieren; Softwarekosten in die laufenden Kosten | optional, aber jetzt am günstigsten | solange die Kartei klein ist |
| Erster Mitarbeiter | gemeinsamer Kalender, Doku mit erkennbarem Verfasser, Zugriffsrechte | organisatorisch nötig, sobald mehrere zugreifen | mit der Einstellung |
| Bis 10/2027 | TI-Anschluss | Pflicht nur mit Kassenzulassung | 1. Oktober 2027 |
| 2028 | eVO im Regelbetrieb (2027 Pilotphase) | betrifft Praxen mit Kassenzulassung | laut gematik-Planung 2028 |
Vor der Eröffnung. Die Grundsatzfrage Kassenzulassung entscheidet, wie stark dich TI und eVO überhaupt betreffen. Klär sie, bevor du die Software auswählst.
Monat 1 bis 3 nach der Eröffnung. Mach die digitale Dokumentation zur Routine, solange die Patientenzahl überschaubar ist. In dieser Phase kostet dich das eine Stunde pro Woche, bei achtzig Patient:innen in der Kartei ein Wochenende. Parallel gehört der monatliche Softwarebetrag in deine Kalkulation der laufenden Kosten.
Ab dem ersten Mitarbeiter. Jetzt wird aus der Software für dich eine Software für ein Team. Wer vorher schon digital aufgesetzt hat, muss hier nur Nutzer anlegen.
Bis Oktober 2027. Wenn du 2026 eröffnest und eine Kassenzulassung hast, bleibt dir für den TI-Anschluss realistisch mehr als ein Jahr Vorlauf. Setz dir eine Erinnerung für Anfang 2027 und plan die Kosten ein. Die eVO folgt: 2027 Pilotphase, regulärer Start laut gematik-Planung 2028.
Die harten Pflichten stehen so weit hinten, weil sie das tatsächlich tun. Der Nutzen der Digitalisierung liegt für dich in den ersten zwölf Monaten nicht in Fristen, sondern darin, dass du als Ein-Personen-Betrieb nicht abends noch Papierkram nachholst.
Digitalisierung ist mehr als TI: die vier Entscheidungen zum Start
Vier Entscheidungen prägen deinen digitalen Praxisalltag: Terminplanung, Dokumentation, Kommunikation und Abrechnung. Die TI ist nur ein Baustein. Die Frage lautet nicht, wie digital dein Praxisalltag ist — du hast noch keinen —, sondern wie digital du ihn einrichtest.
Terminplanung: Papierkalender oder digitale Lösung mit Online-Buchung? Als neue Praxis ist eine Online-Komponente mehr als Komfort — sie ist ein Kanal, über den dich Patient:innen erreichen, wenn dich noch niemand kennt. Wie du eine Terminplaner-Software auswählst und einrichtest, steht in einem eigenen Beitrag.
Dokumentation: Befunde von Hand oder Software mit Textbausteinen? Diese Entscheidung triffst du bei der ersten Behandlung, nicht bei der hundertsten.
Kommunikation: Faxgerät anschaffen oder Therapieberichte verschlüsselt per KIM versenden? Du bist in der glücklichen Lage, kein Fax abschaffen zu müssen — kauf einfach keins.
Abrechnung: Abrechnungsdaten manuell eingeben oder Software mit hinterlegten Preislisten nutzen? Gerade wenn du zum ersten Mal abrechnest, ist das der Punkt mit dem größten Fehlerrisiko. Die Grundlagen stehen im Beitrag zur Abrechnung in der Physiotherapie.
Jeder dieser Punkte ist eine Weiche. Bei einer bestehenden Praxis ist er ein Hebel zum Optimieren — bei dir entscheidet er, wie dein Alltag ab Tag eins aussieht.
DSGVO in der Physiotherapie
Die DSGVO gilt ab deiner ersten Patientin oder deinem ersten Patienten — es gibt keine Schonfrist für neue Praxen. Die gute Nachricht: Der Aufwand ist einmalig, und du erledigst ihn am besten in derselben Woche, in der du deine Software auswählst.
Die wichtigsten Pflichten: Verarbeitungsverzeichnis führen, Datenschutzerklärung auf der Website, Auftragsverarbeitungsverträge mit Software-Anbietern und Abrechnungszentren, Einwilligungserklärungen für die Datenverarbeitung und sichere Aufbewahrung der Patientendaten.
Cloud-basierte Praxissoftware-Anbieter nehmen dir einen Großteil dieser Arbeit ab — vorausgesetzt, sie hosten die Daten DSGVO-konform in der EU, idealerweise auf Servern in Deutschland.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag holst du dir direkt bei der Anmeldung — er gehört zur Software-Entscheidung dazu und nicht in den Stapel „mache ich, wenn Zeit ist".
Fachkräftemangel: Wie Digitalisierung helfen kann
Digitalisierung löst den Fachkräftemangel nicht, spart dir aber Bürozeit und ist ein Argument beim Recruiting. In der Gründungsphase betrifft dich das Thema noch nicht als Arbeitgeber:in — es erklärt aber, warum jetzt ein guter Zeitpunkt für eine neue Praxis ist.
Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) identifizierte die Physiotherapie Ende 2025 als Beruf mit der größten Fachkräftelücke im Gesundheitswesen: 2024 fehlten rechnerisch knapp 12.000 Physiotherapeut:innen. Laut Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit blieb eine offene Stelle 2024 im Schnitt 280 Tage unbesetzt (Quelle: IFK).
Solange du allein arbeitest, ist deine eigene Zeit die knappste Ressource — jede Stunde weniger Büroarbeit ist eine Stunde mehr Behandlungszeit oder Feierabend. Und sobald du einstellst, ist eine Praxis mit sauberen digitalen Abläufen ein Argument im Bewerbungsgespräch, das du nicht mehr nachrüsten musst.
Häufige Fragen
Brauche ich als Privatpraxis einen TI-Anschluss? Nein. Die TI-Anbindungspflicht ab dem 1. Oktober 2027 gilt nur für Praxen mit Kassenzulassung. Als reine Privatpraxis bist du davon nicht betroffen — wenn du später eine Kassenzulassung beantragst, wird das Thema relevant.
Was kostet der TI-Anschluss und wer erstattet ihn? Mit Kassenzulassung erstatten die Krankenkassen die Ausstattungs- und Betriebskosten der TI nach § 380 SGB V über eine monatliche Pauschale; die Höhe vereinbart der GKV-Spitzenverband mit den Heilmittelverbänden. Ohne Kassenzulassung greift diese Erstattung nicht.
Muss meine Software in Deutschland hosten? Nein. Die DSGVO verlangt kein Hosting in Deutschland; eine Verarbeitung in der EU bzw. im EWR ist ohne Drittlandtransfer zulässig. Server in Deutschland sind ein Plus, aber keine Pflicht.
Fazit
Für eine bestehende Praxis ist die Digitalisierung ein Marathon, für dich eine Startaufstellung. Du musst nichts abschaffen, nichts migrieren und niemanden überzeugen — du entscheidest einmal, womit du anfängst.
Setz die Software, die Dokumentation und die DSGVO-Grundlagen vor der ersten Behandlung auf. Den Rest — TI-Anbindung bis Oktober 2027 (mit Kassenzulassung), eVO, ePA — trägst du dir in die Jahresplanung ein und arbeitest ihn ab, wenn er dran ist. Du holst keinen Rückstand auf, du baust von vornherein richtig.
Quellen:
- IFK: TI-Anbindungsfrist verschoben
- DMRZ: Telematikinfrastruktur im Heilmittelbereich
- up|unternehmen praxis: Elektronische Heilmittel-VO erst ab 2028
- IFK: Fachkräftemangel in der Physiotherapie spitzt sich weiter zu
- thevea.de: TI in der Physiotherapie
- § 380 SGB V: Finanzierung der TI-Kosten
