Physiotherapie-Rechnung schreiben: Pflichtangaben & Muster für deine erste Rechnung

Eine Physiotherapie-Rechnung braucht neun Angaben nach § 14 UStG, den Hinweis „umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG" und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Wer eine Physiotherapie-Rechnung schreiben will, die beim ersten Mal durchgeht, braucht also kein Steuerstudium — nur eine Vorlage, die einmal richtig aufgesetzt ist.

Das Thema betrifft dich, sobald du Privatpatient:innen behandelst und selbst abrechnest. Gemeint sind hier immer alle drei Gruppen einer Privatpraxis: Selbstzahler, Privatversicherte (PKV) und Beihilfeberechtigte. Als Gründer:in hast du dabei einen Vorteil: Du startest bei null, ohne krummen Nummernkreis und ohne Altrechnungen.

Inhaltsverzeichnis

• Vor der Eröffnung: Diese Rechnungs-Bausteine legst du einmal fest
• Wann du selbst eine Rechnung schreibst — und wann nicht
• Welche Pflichtangaben auf jede Physiotherapie-Rechnung gehören
• Umsatzsteuer: Warum meist ein Befreiungshinweis auf der Rechnung steht
• Die Rechnungsnummer: fortlaufend, eindeutig, unveränderbar
• So baust du eine Privatrechnung auf — mit Muster
• Von Hand, mit Word oder mit Software?
• Häufige Fragen
• Fazit

Vor der Eröffnung: Diese Rechnungs-Bausteine legst du einmal fest

Sieben Bausteine legst du vor der ersten Behandlung einmal fest — danach tippst du pro Rechnung nur noch Name, Leistungen, Zeitraum und Betrag ein:

• Steuernummer vom Finanzamt. Sie gehört auf jede Rechnung. Kläre sie mit den übrigen Anmeldeschritten, nicht am Abend vor der ersten Rechnung.

• Praxisname und Anschrift. Leg fest, wie der vollständige Name lautet, und halte ihn auf Rechnung, Website und Praxisschild identisch.

• Deinen Nummernkreis. Entscheide das Format (z. B. 2026-0001) und wo die Zählung beginnt. Eine Formatvorgabe gibt es nicht.

• Den Befreiungshinweis als Textbaustein. Bei verordneter Heilbehandlung steht statt eines Steuersatzes ein Hinweis auf die Befreiung — fertig formuliert in der Vorlage.

• Leistungsbezeichnungen und Preise. Orientierung geben die Höchstsätze der GebüTh und deine eigene Kalkulation; wie du daraus Preise machst, steht unter Physiotherapie Preise privat.

• Bankverbindung und Zahlungsziel. IBAN, Verwendungszweck-Logik und die Frist, die auf jeder Rechnung steht.

• Einen Ablageort, der acht Jahre hält. Rechnungen sind steuerlich relevante Unterlagen; wo die PDFs unveränderbar liegen, entscheidest du für die nächsten acht Jahre.

Was später dazukommt, darf mitwachsen: Offene Posten und Erinnerungen werden erst ab etwa Monat drei zum Thema, wenn genug Rechnungen gleichzeitig unterwegs sind. Ab der ersten Mitarbeiter:in oder Vertretung legst du fest, wer Nummern vergibt, wer stornieren darf und wo die Belege liegen.

Die Faustregel: Alles, was mit Form und Nummer zu tun hat, gehört an den Anfang, weil es sich rückwirkend nicht reparieren lässt. Alles, was mit Menge und Übersicht zu tun hat, darf mitwachsen.

Wann du selbst eine Rechnung schreibst — und wann nicht

Du schreibst die Rechnung selbst, wenn du nicht bewusst eine Abrechnungsstelle beauftragst — diese Entscheidung triffst du am besten vor der Eröffnung.

Anders als in der Kassenpraxis rechnest du bei Privatpatient:innen direkt mit der Person ab, nicht mit einer Krankenkasse. Sie bezahlt und reicht die Rechnung anschließend selbst bei ihrer PKV oder der Beihilfestelle ein.

Baust du deine Praxis bewusst ohne Kassenzulassung auf, sind das von Anfang an deine einzigen Abrechnungswege — der komplette Weg steht in Privatpraxis Physiotherapie eröffnen. Zwei Wege gibt es:

• Selbst abrechnen: Du erstellst die Rechnung, verschickst sie und verfolgst den Zahlungseingang. Volle Kontrolle, keine Gebühr — die Arbeit liegt bei dir.

• Abrechnungsstelle beauftragen: Ein Dienstleister übernimmt Erstellung, Versand und Mahnwesen gegen einen Prozentsatz vom Umsatz. Wann sich das rechnet, steht in Abrechnungsstelle Physiotherapie.

Dieser Artikel dreht sich um den ersten Weg. Was PKV und Beihilfe bei der Erstattung erwarten, steht ausführlich in Privatpatienten abrechnen.

Welche Pflichtangaben auf jede Physiotherapie-Rechnung gehören

Auf jede Physiotherapie-Rechnung gehören die neun Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG — sieben davon trägst du einmal ein und fasst sie nie wieder an.

Zur Rechtslage: Für umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen besteht nach § 14 Abs. 2 UStG keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. PKV und Beihilfe erwarten die Angaben aber faktisch — fehlt eine, fragen Erstattungsstellen gern erst mal nach.

Pflichtangabe	Was konkret gemeint ist
Name und Anschrift der Praxis	Vollständiger Name des Leistenden und die Praxisadresse
Name und Anschrift des Empfängers	Die Patient:in, die behandelt wurde (nicht die Versicherung)
Steuernummer oder USt-IdNr.	Deine vom Finanzamt vergebene Steuernummer reicht
Ausstellungsdatum	Das Datum, an dem du die Rechnung erstellst
Fortlaufende Rechnungsnummer	Eindeutig, einmalig — dazu unten mehr
Art und Umfang der Leistung	Behandlungsart (z. B. Krankengymnastik, Manuelle Therapie) und Anzahl
Leistungsdatum	Wann behandelt wurde — bei Serien der Zeitraum, z. B. „im September 2026"
Entgelt	Der Betrag je Leistung und die Summe
Steuersatz oder Befreiungshinweis	Bei dir meist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung statt eines Steuersatzes

Tipp: Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) genügen weniger Angaben — Empfängeranschrift und fortlaufende Nummer sind dann nicht zwingend. Für eine Erstattung durch PKV oder Beihilfe stellst du die Rechnung trotzdem vollständig aus.

Umsatzsteuer: Warum meist ein Befreiungshinweis auf der Rechnung steht

Auf deiner Rechnung steht in aller Regel kein Steuersatz, weil Heilbehandlungen durch Physiotherapeut:innen nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind — solange es um eine medizinisch indizierte Behandlung geht, also die klassische ärztliche Verordnung.

Für die Rechnung heißt das:

• Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag — stattdessen ein Satz wie: „Die Leistung ist nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei."
• Der Hinweis gehört drauf: Stellst du steuerfrei eine Rechnung aus, musst du auf die Steuerbefreiung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG).

Anders sieht es bei Leistungen ohne medizinische Indikation aus: Reine Präventionskurse, Wellness-Massagen oder Selbstzahler-Angebote ohne Verordnung können umsatzsteuerpflichtig sein. Sobald du solche Leistungen mit Heilbehandlung mischst, ist ein Gespräch mit der Steuerberatung fällig — die Abgrenzung erklärt Umsatzsteuer in der Physiotherapie.

Tipp: Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und die Heilbehandlungs-Befreiung (§ 4 Nr. 14 UStG) sind zwei verschiedene Dinge. Wer ausschließlich verordnete Heilbehandlung abrechnet, ist schon über § 4 befreit. Welcher steuerliche Status für dich gilt, klärt Physiotherapie freiberuflich oder Gewerbe.

Die Rechnungsnummer: fortlaufend, eindeutig, unveränderbar

Jede Rechnungsnummer darf es nur einmal geben, und eine vergebene Rechnung wird nie überschrieben. Du vergibst als Gründer:in gleich die Nummer 1 — was jetzt startet, läuft über Jahre so weiter. Drei Regeln gelten:

1. Eindeutig: Jede Nummer gibt es nur einmal. Keine zwei Rechnungen mit derselben Nummer.

2. Fortlaufend: Die Nummern folgen einer festen Logik (z. B. 2026-0142). Lückenlos muss die Zählung gesetzlich nicht sein, eine durchgehende Reihe macht deine Buchhaltung aber leichter nachvollziehbar.

3. Unveränderbar: Ist etwas falsch, korrigierst du über eine Storno-Rechnung und stellst neu aus — du überschreibst nicht die alte.

Eine Storno-Rechnung ist kein Eingeständnis, dass du etwas falsch machst — in den ersten Monaten wirst du sie mindestens einmal brauchen.

Der Hintergrund ist die GoBD: Rechnungen müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein und acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 14b UStG; seit 2025, vorher zehn Jahre). Eine Word-Datei, die man jederzeit überschreiben kann, erfüllt das im Zweifel nicht.

So baust du eine Privatrechnung auf — mit Muster

Eine vollständige Privatrechnung besteht aus Kopf mit Praxis- und Patientendaten, Positionen mit Leistungsdatum, Summe, Befreiungshinweis und Zahlungsangaben. Die Preise im Muster sind die GKV-Sätze 2026 (KG 29,63 €, MT 35,59 €) mal GebüTh-Faktor 1,8, gerundet:

[Praxisname, Anschrift]                         [Datum: 29.09.2026]
                                                Rechnungsnummer: 2026-0001

An: [Vorname Name Patient:in, Anschrift]

Rechnung

Behandlungszeitraum: 03.09.–24.09.2026

Pos.  Leistung                        Anzahl   Einzelpreis   Betrag
1     Krankengymnastik                    4       53,00 €    212,00 €
2     Manuelle Therapie                   2       64,00 €    128,00 €
                                                  ---------------------
                                                  Gesamtbetrag  340,00 €

Die Leistung ist nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei.

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf: [IBAN]
Verwendungszweck: Rechnungsnummer 2026-0001

Steuernummer: [deine Steuernummer]

Ein paar Feinheiten, die den Unterschied machen:

• Leistungsdatum nicht vergessen — bei Serien reicht der Zeitraum, aber ein Datum muss die Behandlung eindeutig zuordnen.
• Diagnose sparsam: Für die Erstattung genügt in der Regel die Leistungsbezeichnung.
• Zahlungsziel und Verwendungszweck erleichtern dir die Zuordnung des Zahlungseingangs.

Rechnest du auf Basis einer ärztlichen Verordnung ab, hängen Leistungen und Anzahl an den verordneten Einheiten — wie du vom Rezept zur Rechnung kommst, steht in Rezepte abrechnen in der Physiotherapie.

Von Hand, mit Word oder mit Software?

Word oder Excel funktionieren für die ersten Rechnungen — bis eine Nummer doppelt vergeben ist oder du bei der Steuer eine längst überschriebene PDF suchst. Der Haken ist der spätere Umstieg: Dann nimmst du einen laufenden Nummernkreis und ein Archiv mit, jetzt entscheidest du auf einem leeren Blatt.

	Word/Excel	Vorlage + PDF	Praxissoftware
Aufwand pro Rechnung	hoch, alles manuell	mittel	gering, aus der Leistung erzeugt
Nummernkreis	selbst im Blick behalten	selbst im Blick behalten	automatisch fortlaufend
GoBD/Unveränderbarkeit	kritisch	kritisch	erfüllt
Zahlungsübersicht	separate Liste	separate Liste	integriert

Genau an diesem Punkt setzt likami an — für eine Praxis, die gerade startet, heißt das: Du musst dir die Regeln von oben nicht merken.

• Rechnungen entstehen direkt aus den erbrachten Leistungen — du hakst nichts doppelt ab.

• Rechnungsnummern laufen fortlaufend und unveränderbar nach einem konfigurierbaren Muster.

• Jede Rechnung wird festgeschrieben und als PDF mit Prüfsumme (Hash) archiviert.

• Korrekturen laufen über eine Storno-Gegenbuchung statt über nachträgliches Überschreiben.

• Ein SEPA-Überweisungs-Code (QR) auf der Rechnung, Versand per E-Mail und Zahlungs-Tracking für offene Posten.

Ehrlich bleibt: Ein automatischer Mahnlauf gehört nicht dazu — Mahnungen (1. und 2. Mahnung) stößt du in likami manuell an, direkt aus der offenen Rechnung heraus. Wie du dabei vorgehst, steht unter Mahnung in der Physiotherapie; das Zusammenspiel mit Terminen und Doku zeigt die Praxisverwaltung.

Häufige Fragen

Die drei häufigsten Fragen betreffen Diagnose, Aufbewahrung und den Versand per E-Mail.

Muss die Diagnose auf die Rechnung? Nein, eine Diagnose gehört nicht zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG. Für die Erstattung genügt in der Regel die Leistungsbezeichnung; sensible Gesundheitsdaten schreibst du nur so weit auf die Rechnung, wie die Erstattung sie braucht.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG, seit 2025). Davon zu unterscheiden ist die Patientendokumentation nach § 630f BGB, die du weiterhin zehn Jahre aufbewahrst.

Darf ich Rechnungen per E-Mail schicken? Ja. Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist nach § 14 Abs. 1 UStG zulässig, braucht aber die Zustimmung der Empfänger:in — hol sie dir am besten gleich im Aufnahmebogen. Weil die Leistungsangaben Gesundheitsdaten sind (Art. 9 DSGVO), schickst du nur an eine Adresse, die dir die Patient:in selbst genannt hat.

Fazit

Eine korrekte Physiotherapie-Rechnung ist kein Hexenwerk: vollständige Pflichtangaben, der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG und eine fortlaufende, unveränderbare Rechnungsnummer entscheiden über eine reibungslose Erstattung.

Als Gründer:in musst du nichts reparieren, nur einmal richtig anlegen — steht das vor der Eröffnung, ist die erste Rechnung ein Formular und kein Projekt. Wenn du die Abrechnung insgesamt von Grund auf verstehen willst, fang bei Abrechnung Physiotherapie lernen an.