Ausfallrechnung Physiotherapie: Ausfallhonorar korrekt abrechnen
Ein nicht abgesagter Termin kostet dich bares Geld — aber wie rechnest du ihn korrekt ab? Was auf eine Ausfallrechnung gehört, wann Umsatzsteuer anfällt und wie ein Muster aussieht.
Ein nicht abgesagter Termin kostet dich in der Physiotherapie schnell 30 bis 90 Euro pro Slot — und zwei bis drei solcher Ausfälle pro Woche summieren sich übers Jahr zu einem vierstelligen Betrag, den niemand ersetzt. Dass du dafür ein Ausfallhonorar verlangen darfst, wissen die meisten. Die eigentliche Hürde kommt danach: Wie schreibst du die Ausfallrechnung so, dass sie sauber, korrekt und im Zweifel auch durchsetzbar ist? Genau da hakt es in der Praxis — und deshalb geht es hier nicht um das Ob, sondern um das Wie der Abrechnung eines No-Shows.
Inhaltsverzeichnis
- Ausfallhonorar, Ausfallgebühr, Ausfallrechnung — was ist was?
- Wann darfst du ein Ausfallhonorar berechnen?
- Was gehört auf eine Ausfallrechnung?
- Ist das Ausfallhonorar umsatzsteuerpflichtig?
- Muster: So kann deine Ausfallrechnung aussehen
- No-Shows erfassen und sauber abrechnen
- Fazit
Ausfallhonorar, Ausfallgebühr, Ausfallrechnung — was ist was?
Die drei Begriffe meinen im Alltag dasselbe Geld, aber sie stehen für unterschiedliche Dinge — und das Durcheinander sorgt für die meisten Fehler.
- Ausfallgebühr / Ausfallhonorar: der Betrag, den du forderst, wenn ein:e Patient:in einen Termin ohne rechtzeitige Absage platzen lässt. Juristisch ist das kein Honorar für eine Behandlung (die hat ja nicht stattgefunden), sondern Schadenersatz für die Zeit, die du nicht anderweitig vergeben konntest.
- Ausfallrechnung: das Dokument, mit dem du dieses Ausfallhonorar tatsächlich in Rechnung stellst.
Der Unterschied ist nicht nur Wortklauberei. Weil das Ausfallhonorar Schadenersatz ist und keine erbrachte Leistung, gelten für die Rechnung ein paar Besonderheiten — dazu gleich mehr. Ob und in welcher Höhe du überhaupt fordern darfst, hängt an deiner vertraglichen Regelung und der aktuellen Rechtslage. Die haben wir im Detail — inklusive der einschlägigen Urteile und einer Formulierungshilfe für deine Vereinbarung — im Beitrag zur Ausfallgebühr in der Physiotherapie auseinandergenommen. Hier setzen wir voraus, dass die Grundlage steht, und kümmern uns um die Abrechnung selbst.
Wann darfst du ein Ausfallhonorar berechnen?
Kurz die Voraussetzungen, damit die Rechnung nicht ins Leere läuft. Ein Ausfallhonorar ist in der Regel durchsetzbar, wenn:
- Eine Vereinbarung existiert. Patient:innen müssen die Ausfallregelung vor dem Termin schriftlich zur Kenntnis genommen haben — nicht erst auf der Rechnung erfahren.
- Kurzfristig oder gar nicht abgesagt wurde. Üblich ist eine Absagefrist von 24 Stunden; sagt jemand fristgerecht ab, gibt es nichts zu berechnen.
- Der Termin nicht neu besetzt werden konnte. Konntest du den Slot anderweitig vergeben, ist dir kein Schaden entstanden — dann trägt die Forderung nicht.
- Die Höhe angemessen ist. Angesetzt wird der entgangene Betrag, nicht mehr.
Ein häufiger Sonderfall ist die kurzfristige Absage wegen Krankheit. Auch dann gilt: Der Termin fällt aus, dein Schaden bleibt. Eine Erkrankung entbindet Patient:innen nicht automatisch von der Ausfallgebühr, solange deine Vereinbarung das sauber regelt. Kulanz ist erlaubt — eine rechtliche Pflicht zum Verzicht gibt es aber nicht.
Tipp: Dokumentiere bei jedem No-Show kurz, dass und wann der Termin nicht abgesagt und nicht neu vergeben wurde. Diese Notiz ist im Streitfall dein Nachweis — und lässt sich direkt an der Terminhistorie festhalten.
Was gehört auf eine Ausfallrechnung?
Eine Ausfallrechnung ist formal eine ganz normale Rechnung — mit zwei entscheidenden Unterschieden: Du weist keine Behandlung aus, und du benennst die Position ehrlich als das, was sie ist.
Auf die Rechnung gehören:
- Deine vollständigen Praxisdaten (Name, Anschrift, Steuernummer).
- Name und Anschrift der Patientin oder des Patienten.
- Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer — dieselbe Nummernlogik wie bei deinen Behandlungsrechnungen, keine Extra-Reihe.
- Rechnungsdatum und das Datum des ausgefallenen Termins.
- Eine klare Positionsbezeichnung, z. B. „Ausfallhonorar für nicht wahrgenommenen Termin am [Datum]" — nicht „Krankengymnastik" oder eine Heilmittelposition, denn die Leistung wurde nicht erbracht.
- Der Betrag (siehe Umsatzsteuer-Hinweis unten).
- Zahlungsziel und Bankverbindung.
Der wichtigste Fehler, den du vermeiden willst: eine ausgefallene Behandlung als erbrachte Leistung zu deklarieren, nur weil das Rechnungsformular es so vorschlägt. Das ist inhaltlich falsch und kann dir im Streitfall auf die Füße fallen. Wie eine korrekte Privatrechnung grundsätzlich aufgebaut ist, zeigen wir dir am Beispiel der Privatpatienten-Abrechnung — die Ausfallrechnung ist im Kern dieselbe Systematik, nur mit einer Schadenersatz- statt einer Leistungsposition.
Ist das Ausfallhonorar umsatzsteuerpflichtig?
Kurze Antwort: In aller Regel nein — und zwar aus gleich zwei Richtungen.
Erstens sind physiotherapeutische Heilbehandlungen ohnehin von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 14 UStG). Zweitens — und das ist der eigentliche Punkt beim No-Show — ist das Ausfallhonorar echter Schadenersatz. Ihm steht keine Gegenleistung gegenüber, es gibt also keinen umsatzsteuerlichen Leistungsaustausch. Was kein Leistungsaustausch ist, ist nicht umsatzsteuerbar.
Praktisch heißt das: Auf der Ausfallrechnung weist du keine Umsatzsteuer aus. Ein knapper Hinweis wie „Es handelt sich um Schadenersatz; ein umsatzsteuerbarer Leistungsaustausch liegt nicht vor" macht das transparent.
Tipp: Steuerrecht kennt Ausnahmen, und deine konkrete Situation kann abweichen. Diese Einordnung ist der Regelfall, ersetzt aber keine Beratung — im Zweifel kurz mit deinem Steuerberater abstimmen. likami ist Praxissoftware, keine Steuerberatung.
Muster: So kann deine Ausfallrechnung aussehen
Ein Muster ersetzt kein eigenes Layout, aber es zeigt, worauf es ankommt. So könnte die zentrale Position aussehen:
| Pos. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Ausfallhonorar für nicht wahrgenommenen Termin am 28.07.2026, nicht fristgerecht abgesagt (Schadenersatz gem. Ausfallvereinbarung vom [Datum]) | 45,00 € |
| Rechnungsbetrag (keine Umsatzsteuer, § 4 Nr. 14 UStG / Schadenersatz) | 45,00 € |
Dazu die üblichen Rahmenangaben: Praxis- und Patientendaten, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung. Wer regelmäßig No-Shows abrechnet, legt sich diese Position am besten einmal als Vorlage an, statt sie jedes Mal neu zu tippen — das spart Zeit und verhindert Zahlendreher. Genau dafür ist eine ordentliche Abrechnungssoftware da.
No-Shows erfassen und sauber abrechnen
Die Ausfallrechnung ist der letzte Schritt einer Kette, die viel früher beginnt: Du musst überhaupt erst festhalten, wer wann nicht erschienen ist — und das nicht auf einem Zettel, sondern nachvollziehbar. Hier lohnt der Blick auf die Werkzeuge, die du sowieso für deine Praxisverwaltung nutzt.
In likami markierst du einen Termin direkt im Kalender als No-Show. Das hat zwei Effekte: Erstens läuft die Absage nicht unter den Tisch, sondern taucht in deiner No-Show-Quote auf — du siehst schwarz auf weiß, wie viel Umsatz dir durch Ausfälle real durch die Lappen geht, statt nur ein diffuses Gefühl zu haben. Zweitens hast du die Grundlage, um daraus eine Rechnung zu machen.
Für die Rechnung selbst spielt likami seine Kernstärke bei der Privatabrechnung aus: Du erstellst eine GoBD-konforme Rechnung mit fortlaufender, unveränderbarer Nummer, legst das Ausfallhonorar als eigene Position im Leistungskatalog an und verschickst den Beleg als PDF per E-Mail. Die Rechnung wird revisionssicher mit Hash archiviert, offene Beträge lassen sich nachverfolgen, und bleibt die Zahlung aus, kannst du eine Mahnung hinterher schicken. Ehrlich bleibt dabei: likami verhindert No-Shows nicht automatisch — es gibt keine automatische Erinnerung 24 Stunden vorher. Aber es macht sie sichtbar und sorgt dafür, dass du den entstandenen Schaden korrekt und ohne Bastellösung in Rechnung stellst.
Wenn du deine Ausfälle bisher gar nicht systematisch erfasst, ist das der eigentliche Hebel — mehr dazu im Beitrag No-Shows reduzieren.
Fazit
Ein Ausfallhonorar durchzusetzen scheitert selten am Recht und oft an der Rechnung. Merk dir die drei Punkte: Das Ausfallhonorar ist Schadenersatz, keine Behandlung — es gehört als eigene, ehrlich benannte Position auf die Rechnung. Es ist in aller Regel nicht umsatzsteuerpflichtig. Und es steht und fällt mit einer sauberen Vereinbarung und einer nachvollziehbaren Erfassung des Ausfalls. Wer No-Shows konsequent dokumentiert und mit einer ordentlichen Rechnung nachfasst, holt sich einen spürbaren Teil des verlorenen Umsatzes zurück — statt ihn stillschweigend abzuschreiben.
