Ausfallrechnung Physiotherapie: Ausfallhonorar von Anfang an richtig abrechnen
In einer jungen Praxis tut jeder nicht abgesagte Termin doppelt weh — und ohne Vereinbarung aus der Startphase bekommst du dafür keinen Cent. Was auf eine Ausfallrechnung gehört, warum keine Umsatzsteuer anfällt und was davon schon vor der Eröffnung stehen muss.
Eine Ausfallrechnung ist eine normale Rechnung mit eigener Position „Ausfallhonorar", fortlaufender Nummer und — nach verbreiteter Auffassung — ohne Umsatzsteuer. Voraussetzung ist eine Ausfallvereinbarung, die deine Patient:innen vor dem Termin unterschrieben haben.
Genau daran scheitern viele Gründer:innen: Fehlt die Vereinbarung im Aufnahmebogen, kannst du im vierten Monat keine einzige Ausfallrechnung stellen — rückwirkend gilt sie nicht. Deshalb geht es hier erst um das Setup vor dem ersten Termin, dann um die fertige Rechnung.
Inhaltsverzeichnis
- Ausfallhonorar, Ausfallgebühr, Ausfallrechnung — was ist was?
- Wann darfst du ein Ausfallhonorar berechnen?
- Vor der Eröffnung: die Ausfallvereinbarung gehört ins Setup
- Was gehört auf eine Ausfallrechnung?
- Ist das Ausfallhonorar umsatzsteuerpflichtig?
- Muster: So kann deine Ausfallrechnung aussehen
- No-Shows erfassen und sauber abrechnen
- Häufige Fragen
- Fazit
Ausfallhonorar, Ausfallgebühr, Ausfallrechnung — was ist was?
Das Ausfallhonorar ist der Betrag, den du für einen nicht wahrgenommenen Termin forderst; die Ausfallrechnung ist das Dokument, mit dem du ihn in Rechnung stellst. Die Trennung entscheidet später darüber, was du auf die Rechnung schreiben darfst.
Ausfallhonorar (auch Ausfallgebühr genannt): der Betrag, den du forderst, wenn ein:e Patient:in einen Termin ohne rechtzeitige Absage platzen lässt. Juristisch ist das kein Honorar für eine erbrachte Behandlung, sondern ein Ausgleich für die reservierte Zeit, die du nicht anderweitig vergeben konntest.
Ausfallrechnung: das Dokument, mit dem du dieses Ausfallhonorar tatsächlich in Rechnung stellst.
Ausfallvereinbarung: der vorab unterschriebene Text, in dem Absagefrist und Höhe des Ausfallhonorars stehen.
Der BGH stützt den Anspruch auf § 615 BGB (Vergütung bei Annahmeverzug, Urteil vom 12.05.2022, III ZR 78/21); manche Gerichte und Ratgeber ordnen ihn als Schadenersatz ein. Weil hinter dem Ausfallhonorar keine erbrachte Leistung steht, gelten für die Rechnung ein paar Besonderheiten.
Wann darfst du ein Ausfallhonorar berechnen?
Ein Ausfallhonorar ist in der Regel durchsetzbar, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind:
Eine Ausfallvereinbarung existiert. Patient:innen müssen sie vor dem Termin schriftlich zur Kenntnis genommen haben — nicht erst auf der Rechnung davon erfahren.
Kurzfristig oder gar nicht abgesagt wurde. Üblich ist eine Absagefrist von 24 Stunden; sagt jemand fristgerecht ab, gibt es nichts zu berechnen.
Der Termin nicht neu besetzt werden konnte. Konntest du den Slot anderweitig vergeben, trägt die Forderung nicht. In einer neuen Praxis ohne Warteliste bleibt der Slot meist leer.
Die Höhe angemessen ist. Angesetzt wird der entgangene Betrag, nicht mehr — was ein Termin kostet, muss vorher in deiner Preisliste stehen.
Umstritten ist die kurzfristige Absage wegen Krankheit. Nach § 615 BGB kommt es auf ein Verschulden grundsätzlich nicht an. Viele Fachanwält:innen und Gerichte halten ein Ausfallhonorar aber für nicht durchsetzbar, wenn Patient:innen glaubhaft machen, dass sie wegen plötzlicher Erkrankung unverschuldet nicht rechtzeitig absagen konnten.
Die klare Empfehlung: Nimm in deine Ausfallvereinbarung die Klausel auf „Bei unverschuldeter Verhinderung entfällt der Anspruch". Das macht die Vereinbarung robuster und erspart dir Streit, den du im Zweifel verlierst. Details dazu stehen unter Ausfallhonorar bei Krankheit.
Tipp: Dokumentiere bei jedem No-Show kurz, dass und wann der Termin nicht abgesagt und nicht neu vergeben wurde. Diese Notiz an der Terminhistorie ist im Streitfall dein Nachweis.
Vor der Eröffnung: die Ausfallvereinbarung gehört ins Setup
Von den vier Voraussetzungen ist genau eine nicht nachholbar: die Ausfallvereinbarung. Führst du sie erst in Monat vier ein, gilt sie für alle, die vorher angefangen haben, schlicht nicht — sie gehört deshalb auf deine Eröffnungs-Checkliste.
Am besten steht sie im Aufnahmebogen, den jede neue Patient:in bei der ersten Behandlung ausfüllt und unterschreibt, oder direkt im Behandlungsvertrag. Ein Extrablatt, das du nur bei ungutem Gefühl rausholst, funktioniert im Alltag nicht. Gerade wenn du eine Privatpraxis ohne Kassenzulassung aufbaust, ist der Behandlungsvertrag der natürliche Ort dafür.
Deine kompakte Checkliste:
Vor der Eröffnung: Ausfallvereinbarung in den Aufnahmebogen, Absagefrist festlegen (üblich: 24 Stunden) und überall gleich kommunizieren — Vereinbarung, Terminbestätigung, Website.
Vor der Eröffnung: Preisliste kalkulieren. Ohne kalkulierte Preise kannst du den entgangenen Betrag nicht beziffern.
Vor der Eröffnung: festlegen, wo du No-Shows festhältst — an der Terminhistorie, nicht auf einem Zettel.
Monat 1 bis 6: Ausfallhonorar einmal als eigene Position im Leistungskatalog anlegen; Ausfallrechnungen laufen in derselben Nummernreihe wie deine Behandlungsrechnungen.
Ab der ersten Mitarbeiter:in: schriftlich festhalten, wer den No-Show markiert, wer die Rechnung schreibt und wer über Kulanz entscheidet.
Eine fertige Ausfallrechnung brauchst du vor der Eröffnung nicht — die schreibst du beim ersten Ausfall mit dem Muster weiter unten. Wie du die Ausfallvereinbarung juristisch sauber formulierst, steht mit Formulierungshilfe im Beitrag zur Ausfallvereinbarung in der Physiotherapie.
Was gehört auf eine Ausfallrechnung?
Auf eine Ausfallrechnung gehören dieselben Angaben wie auf jede Rechnung — nur mit einer ehrlich benannten Ausfallposition statt einer Behandlung. Als Orientierung dienen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:
| Angabe | Beispiel | Pflicht nach |
|---|---|---|
| Name und Anschrift der Praxis | Physio Muster, Hauptstr. 1, 12345 Musterstadt | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Name und Anschrift der Patient:in | Erika Beispiel, Gartenweg 5, 12345 Musterstadt | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Steuernummer | 12/345/67890 | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG |
| Rechnungsdatum | 31.07.2026 | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | 2026-0042 (gleiche Reihe wie Behandlungsrechnungen) | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG |
| Positionsbezeichnung | „Ausfallhonorar für nicht wahrgenommenen Termin" | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG |
| Datum des ausgefallenen Termins | 28.07.2026 | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG |
| Betrag | 45,00 € | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG |
| Hinweis zur Umsatzsteuer | „keine Umsatzsteuer" | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG (sinngemäß) |
| Zahlungsziel und Bankverbindung | zahlbar innerhalb von 14 Tagen | keine Pflicht, aber praktisch |
Streng genommen gilt § 14 UStG für umsatzsteuerliche Leistungen. Weil das Ausfallhonorar im Regelfall keine ist, nutzt du die Liste als Orientierung — Nachweis und Durchsetzbarkeit hängen trotzdem an diesen Angaben.
Der wichtigste Fehler: eine ausgefallene Behandlung als erbrachte Leistung zu deklarieren, etwa als „Krankengymnastik". Das ist inhaltlich falsch und kann dir im Streitfall auf die Füße fallen.
Wie eine Privatrechnung grundsätzlich aufgebaut ist, zeigt der Beitrag Physiotherapie-Rechnung schreiben; die Systematik für Privatpatienten-Abrechnung gilt hier genauso. Ist Abrechnung für dich noch Neuland, fang bei den Grundlagen der Physiotherapie-Abrechnung an.
Ist das Ausfallhonorar umsatzsteuerpflichtig?
Nach verbreiteter Auffassung nein — endgültig geklärt ist die Frage aber nicht. Zwei Argumente stützen die Umsatzsteuerfreiheit.
Erstens sind physiotherapeutische Heilbehandlungen ohnehin von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 14 UStG). Zweitens wird das Ausfallhonorar häufig als Schadenersatz eingeordnet: Ihm steht keine Gegenleistung gegenüber, also gibt es keinen umsatzsteuerbaren Leistungsaustausch.
Der Streitstand: Der BGH ordnet den Anspruch als Vergütung nach § 615 BGB ein (III ZR 78/21), nicht als Schadenersatz. Die Einordnung als nicht steuerbarer Schadenersatz ist damit nicht gesichert.
Die Handlungsempfehlung: Weise auf der Ausfallrechnung keine Umsatzsteuer aus und nutze einen knappen Hinweis wie „Ausfallhonorar gem. Ausfallvereinbarung; keine Umsatzsteuer". Stimm die genaue Formulierung einmal mit deiner Steuerberatung ab — likami ist Praxissoftware, keine Steuerberatung.
Muster: So kann deine Ausfallrechnung aussehen
Die zentrale Position einer Ausfallrechnung sieht so aus:
| Pos. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Ausfallhonorar für nicht wahrgenommenen Termin am 28.07.2026, nicht fristgerecht abgesagt (gem. Ausfallvereinbarung vom [Datum]) | 45,00 € |
| Rechnungsbetrag (keine Umsatzsteuer) | 45,00 € |
Dazu kommen die Rahmenangaben aus der Tabelle oben. Leg die Position beim ersten Mal als Vorlage an — beim zweiten Ausfall dauert die Rechnung dann fünf Minuten.
No-Shows erfassen und sauber abrechnen
Bevor du eine Ausfallrechnung schreibst, musst du nachvollziehbar festhalten, wer wann nicht erschienen ist. Wenn du deine Software gerade auswählst, gehört das auf die Anforderungsliste für deine Praxisverwaltung.
In likami markierst du einen Termin direkt im Kalender als No-Show. Die Absage taucht dann in deiner No-Show-Quote auf — du siehst schwarz auf weiß, wie viel Umsatz dir durch Ausfälle entgeht. Und du hast die Grundlage für die Rechnung.
Für die Rechnung spielt likami seine Kernstärke bei der Privatabrechnung aus:
- GoBD-konforme Rechnung mit fortlaufender, unveränderbarer Nummer
- Ausfallhonorar als eigene Position im Leistungskatalog
- Versand als PDF per E-Mail, revisionssichere Archivierung mit Hash
- offene Beträge nachverfolgen und bei Bedarf manuell mahnen
Ehrlich bleibt dabei: likami verhindert No-Shows nicht automatisch — es gibt keine automatische Erinnerung 24 Stunden vorher. Aber es macht sie sichtbar und sorgt dafür, dass du den Ausfall korrekt und ohne Bastellösung in Rechnung stellst.
Häufige Fragen
Die zwei häufigsten Fragen betreffen die Erstattung durch Versicherungen und die zulässige Höhe.
Zahlt die PKV oder Beihilfe das Ausfallhonorar? Rechne nicht damit. Das Ausfallhonorar ist eine Forderung gegen die Patient:in persönlich und keine Behandlungsrechnung, die sie wie gewohnt bei PKV oder Beihilfe einreicht. Schreib das in die Ausfallvereinbarung, damit niemand mit einer Erstattung rechnet.
Wie hoch darf das Ausfallhonorar sein? Höchstens der entgangene Betrag — in der Regel also der Preis des ausgefallenen Termins laut deiner Preisliste. Was du anderweitig verdienst oder an Aufwand einsparst, wird angerechnet. Pauschalen darüber hinaus können unwirksam sein.
Fazit
Ein Ausfallhonorar scheitert selten am Recht und oft an der Rechnung. Es ist ein Ausgleich für reservierte Zeit, keine Behandlung, und gehört als eigene, ehrlich benannte Position auf die Rechnung — nach verbreiteter Auffassung ohne Umsatzsteuer.
Der aufwendige Teil ist nicht die Rechnung, sondern die Ausfallvereinbarung im Aufnahmebogen, die du vor dem ersten Termin brauchst. Zehn Minuten jetzt entscheiden darüber, ob du in Monat vier eine Forderung hast oder nur Ärger.
