Rezepte abrechnen in der Physiotherapie: Verordnung, Einheiten und Rechnung von Anfang an richtig aufsetzen

Du eröffnest deine eigene Praxis — und irgendwann in den ersten Wochen kommt die erste Patientin mit einem Rezept in der Hand. Spätestens dann musst du wissen, wie du die Verordnung erfasst, wie viele Behandlungen sie deckt und wie daraus eine Rechnung wird, die deine Patientin bei ihrer PKV einreichen kann.

Kurz gesagt: Rezepte abrechnen heißt in der Privatpraxis: Verordnung erfassen, Einheiten und Gültigkeit mitzählen, die erbrachten Leistungen in eine GoBD-konforme Rechnung an die Patient:in übernehmen und die Zahlung nachverfolgen.

Der Vorteil, wenn du gerade erst startest: Du musst nichts umstellen, sondern legst den Ablauf einmal richtig an. Vier Dinge müssen vor dem ersten Termin stehen — alles andere, etwa das Mahnwesen, darf mitwachsen.

Inhaltsverzeichnis

• Was heißt „Rezepte abrechnen" in der Privatpraxis wirklich?
• Wenn du gerade erst startest: Was vor dem ersten Patienten stehen muss
• Selbstzahler, PKV oder Beihilfe: Wer zahlt was?
• Die Verordnung als Abrechnungsgrundlage: Einheiten und Gültigkeit
• Vom Rezept zur Rechnung: Schritt für Schritt
• Rezeptabrechnung in der Gründungs-Timeline: was wann dran ist
• Wo bei der Rezeptabrechnung Geld verloren geht
• Häufige Fragen zur Rezeptabrechnung
• Fazit

Was heißt „Rezepte abrechnen" in der Privatpraxis wirklich?

In der reinen Privatpraxis rechnest du nicht mit einer gesetzlichen Krankenkasse ab, sondern direkt mit deinen Patient:innen — ob Selbstzahler, privat versichert oder beihilfeberechtigt. Mit der Kasse fallen auch die GKV-Heilmittelrichtlinie und die Prüfung durch die Prüfstelle weg. Was das für deinen Praxisstart insgesamt bedeutet, steht im Beitrag zur Privatpraxis ohne Kassenzulassung.

Die Verordnung (umgangssprachlich Rezept) bleibt trotzdem zentral. Gemeint ist die privatärztliche Heilmittelverordnung mit Diagnose, verordnetem Heilmittel und der Anzahl der Einheiten. Sie ist deine fachliche und rechtliche Grundlage für jede Behandlung.

Abgerechnet wird aber nicht gegen die Verordnung mit einer Kasse: Du stellst deinen Patient:innen eine Rechnung, die sie bei ihrer PKV oder der Beihilfe einreichen. Wie die Abrechnung von Privatpatienten im Detail läuft, haben wir separat beschrieben — hier geht es um die Verordnung als Recheneinheit dahinter.

Tipp: Wenn du einzelne gesetzlich Versicherte als Selbstzahler behandelst (auf Privatrezept), ist das kein Kassengeschäft — für dich zählt allein, was auf der privaten Verordnung oder der Selbstzahler-Vereinbarung steht.

Wenn du gerade erst startest: Was vor dem ersten Patienten stehen muss

Vor der Eröffnung müssen vier Dinge stehen, weil sie sich später nur mit Aufwand nachziehen lassen: ein Ort für Verordnungen, ein Rechnungsnummernkreis, eine Preisliste und eine feste Regel, wann du erfasst.

1. Ein Ort, an dem Verordnungen leben. Egal ob Software oder Papierordner mit Tabelle: Du brauchst pro Verordnung Arzt, Diagnose, verordnetes Heilmittel und die Anzahl der Einheiten an einer Stelle, die du beim Terminvergeben tatsächlich offen hast. Liegt die Verordnung im Karteikartenstapel und der Kalender woanders, zählst du nicht mit.

2. Ein Rechnungsnummernkreis, der von Anfang an sitzt. Jede Rechnungsnummer muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden; festgeschriebene Rechnungen dürfen nicht mehr verändert werden (GoBD). Den Kreis nachträglich zu reparieren, weil du die ersten zwölf Rechnungen frei in einem Textprogramm getippt hast, kostet Zeit, die dir im ersten Quartal fehlt. Leg das Schema einmal fest.

3. Eine Preisliste, gegen die du abrechnest. Damit ein Termin in eine Rechnung wandern kann, muss zu jeder Leistung ein Preis hinterlegt sein — ohne Preise keine Rechnung.

4. Die Entscheidung, wann du erfasst. Erfasse Verordnung und erbrachte Leistung im Moment der Behandlung, nicht am Monatsende. Das ist keine Software-Frage, sondern eine Gewohnheit — und Gewohnheiten legst du in Woche eins an, nicht in Monat acht.

Nicht vor der Eröffnung brauchst du: ein Mahnwesen, eine Auswertung offener Posten über Monate, eine Regelung für Folgeverordnungen. Diese Themen entstehen erst, wenn Patient:innen länger als eine Verordnung bleiben.

Ein Hinweis, der dir Arbeit spart: Du brauchst für all das kein E-Rezept und keine Anbindung an die Telematikinfrastruktur. In der Privatpraxis ist die Verordnung ein privatärztliches Rezept auf Papier, das du manuell erfasst.

Selbstzahler, PKV oder Beihilfe: Wer zahlt was?

Alle drei Gruppen bekommen von dir eine Rechnung; der Unterschied liegt darin, wer ihnen danach etwas erstattet und nach welchen Regeln:

Typ	Wer bekommt die Rechnung?	Wer erstattet?	Maßgebliche Grundlage	Worauf du achtest
Selbstzahler	Patient:in	niemand (zahlt selbst)	deine Preis- bzw. Honorarvereinbarung	klare Preisabsprache vorab; ohne ärztliche Verordnung nur bei Präventions-/Wellnessangeboten oder mit sektoraler Heilpraktikererlaubnis
PKV	Patient:in	private Krankenversicherung (anteilig je Tarif)	Tarifbedingungen der Patient:in	Verordnung + nachvollziehbare Leistungen auf der Rechnung
Beihilfe	Patient:in	Beihilfestelle + Rest-PKV	Höchstbeträge nach Anlage 9 BBhV (Bund) bzw. Landesbeihilfeverordnung	Höchstbeträge im Blick, saubere Leistungsbezeichnungen

Die Rechnung sieht in allen drei Fällen ähnlich aus. PKV und Beihilfe prüfen aber die Rechnung deiner Patient:innen — Leistungen, Datum und Verordnungsbezug müssen also nachvollziehbar sein, sonst gibt es Rückfragen.

Was du in der Privatpraxis frei kalkulieren darfst, steht im Beitrag zu den Preisen für Privatleistungen. Wie du die Absprache mit Selbstzahler:innen schriftlich festhältst, zeigt der Beitrag zur Honorarvereinbarung.

Die Verordnung als Abrechnungsgrundlage: Einheiten und Gültigkeit

Eine Verordnung ist ein Kontingent mit Verfallsdatum, das du von der ersten Verordnung an mitführen musst. Drei Dinge entscheiden, ob du am Ende alles abrechnen kannst:

• Einheiten (geplant vs. verbraucht): Die Verordnung nennt eine feste Zahl an Behandlungen, und jede erbrachte Einheit zählt dagegen. Behandelst du darüber hinaus ohne neue Verordnung, bleibt diese Einheit im Zweifel an dir hängen — die PKV erstattet sie nicht.
• Gültigkeit: Für GKV-Verordnungen legt die Heilmittel-Richtlinie fest, dass die Behandlung in der Regel innerhalb von 28 Tagen beginnen muss. Für Privatrezepte gibt es keine einheitliche Frist, PKV-Tarife und Beihilfestellen können aber eigene Vorgaben machen. Startest du sehr spät oder unterbrichst lange, riskierst du Rückfragen oder Kürzungen bei der Erstattung.
• Folgeverordnung: Reicht das Kontingent nicht, braucht es rechtzeitig eine neue Verordnung — idealerweise verkettet mit der alten, damit die Behandlungshistorie lückenlos bleibt.

Mit fünf laufenden Verordnungen wirkt das Mitzählen trivial. Bei fünfzig merkst du „aus dem Bauch" erst an der Rechnung, dass zwei Einheiten über dem Kontingent lagen.

Vom Rezept zur Rechnung: Schritt für Schritt

Sauber abgerechnet ist eine Verordnung, wenn sie diese sechs Schritte lückenlos durchläuft:

1. Verordnung erfassen — Arzt, Diagnose (ICD optional), verordnetes Heilmittel und Anzahl der Einheiten festhalten. Worauf es speziell beim Privatrezept abrechnen ankommt, steht im eigenen Beitrag.
2. Termine mit Leistung buchen — jeder Termin bekommt die erbrachte Leistung zugeordnet, damit später klar ist, was abgerechnet wird.
3. Einheiten mitzählen — mit jeder Behandlung sinkt das Restkontingent; das Kontingent ist immer aktuell sichtbar.
4. Leistungen in die Rechnung übernehmen — die erbrachten Behandlungen werden zur Rechnung, ohne dass du sie erneut abtippst.
5. GoBD-konforme Rechnung erstellen — mit fortlaufender, einmaliger Nummer und archivierter PDF, damit sie einer Prüfung standhält.
6. Versand und Zahlungsverfolgung — Rechnung raus, offene Posten im Blick, bei Bedarf Mahnung.

Die Schritte 1 bis 3 passieren im Alltag am Kalender; 4 bis 6 gehen leicht, wenn 1 bis 3 gesessen haben.

Den Gesamtüberblick über Fristen, Formvorschriften und Rechnungsaufbau liefert der Leitfaden zur Abrechnung in der Physiotherapie; fehlen dir die Grundbegriffe noch, fang bei Abrechnung in der Physiotherapie lernen an. Für BG-Rezepte gelten eigene Regeln — sie laufen nicht über die private Rechnung an die Patient:innen.

Rezeptabrechnung in der Gründungs-Timeline: was wann dran ist

Die sechs Schritte verteilen sich in der Gründung auf mehrere Monate — nicht alles fällt in deine erste Woche:

Vor der Eröffnung. Die vier Punkte aus „Was vor dem ersten Patienten stehen muss" — mehr nicht.

Woche 1 bis 4: der erste Durchlauf. Erste Verordnung erfassen, Termine mit Leistung buchen, Einheiten mitzählen. Kannst du nach fünf Terminen nicht auf einen Blick sagen, wie viele Einheiten einer Verordnung noch offen sind, trägt dein Setup nicht — und jetzt ist die billigste Gelegenheit, es zu ändern.

Monat 1 bis 3: die erste Rechnung, die ersten offenen Posten. Deine erste GoBD-konforme Rechnung geht raus, und danach lernst du das Thema Zahlungseingang kennen. Bei Selbstzahler:innen und PKV-Patient:innen bekommst du das Geld direkt, nicht von einer Kasse.

Hält niemand die offenen Rechnungen nach, fehlt das Geld in einer Phase, in der die Rücklage ohnehin dünn ist. Führe deshalb von der ersten Rechnung an eine Liste offener Posten, auch wenn sie drei Zeilen hat. Wie du freundlich, aber bestimmt nachhakst, zeigt der Beitrag zur Mahnung bei Privatpatienten.

Monat 3 bis 6: Folgeverordnungen und Gültigkeit. Die ersten Kontingente laufen aus, die ersten Patient:innen brauchen eine Folgeverordnung. Wer bis hierhin sauber gezählt hat, sieht das kommen; wer nicht, merkt es an der Rechnung.

Ab dem ersten Mitarbeiter. Sobald jemand anderes behandelt und Termine bucht, braucht es eine verbindliche Regel, wer die Verordnung erfasst und wer die Leistung am Termin zuordnet — sonst entstehen Termine ohne Leistung, die in keiner Rechnung auftauchen.

Wo bei der Rezeptabrechnung Geld verloren geht

Geld geht bei der Rezeptabrechnung vor allem an fünf unspektakulären Stellen verloren, die sich über das Jahr summieren:

• Abgelaufene Verordnung: behandelt, aber nicht mehr gedeckt.
• Über das Kontingent hinaus behandelt: eine Einheit zu viel, die niemand erstattet.
• Vergessene Folgeverordnung: die Behandlung pausiert oder läuft ungedeckt weiter.
• Nicht erfasste Leistungen: ein Termin ohne zugeordnete Leistung taucht in keiner Rechnung auf.
• Offene Rechnungen ohne Nachverfolgung: gestellt, aber nie bezahlt und nie angemahnt.

An genau diesen Stellen setzt eine Praxissoftware an.

In likami erfasst du zu jeder Verordnung Arzt, Diagnose, Heilmittel und die Einheiten, und die Software zählt geplant gegen verbraucht automatisch mit. Beim Buchen eines Termins prüft likami Gültigkeit und Restkontingent und meldet sich, bevor du auf ein abgelaufenes oder aufgebrauchtes Rezept behandelst; Folgeverordnungen lassen sich mit der ursprünglichen verketten.

Die erbrachten Leistungen fließen anschließend in eine GoBD-konforme Rechnung mit fortlaufender Nummer und hash-gesicherter PDF-Archivierung — inklusive Zahlungs-Tracking und manuellem Mahnwesen. Wie das mit Terminen und Stammdaten zusammenspielt, zeigt die Praxisverwaltung.

Ehrlich eingeordnet: likami ist eine Software für Privatpraxen (Selbstzahler, PKV, Beihilfe) — ohne GKV-Kassenabrechnung und ohne E-Rezept-Anbindung.

Häufige Fragen zur Rezeptabrechnung

Was muss auf einer Physio-Privatrechnung stehen? Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von dir und der Patient:in, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und bei steuerfreien Heilbehandlungen der Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV). Ein Muster findest du im Beitrag Physiotherapie-Rechnung schreiben.

Wie hoch sind die Beihilfe-Höchstbeträge? Für Bundesbeamt:innen stehen die Höchstbeträge je Leistung in Anlage 9 BBhV; die Länder haben eigene Beihilfeverordnungen, die teils abweichen. Die Höchstbeträge binden nur die Beihilfestelle, nicht deine Preisgestaltung — die aktuellen Werte und ihre Einordnung findest du im Beitrag zur GebüTh in der Physiotherapie.

Wie lange ist ein Privatrezept gültig? Eine gesetzlich einheitliche Frist für Privatrezepte gibt es nicht; die 28-Tage-Regel für den Behandlungsbeginn stammt aus der GKV-Heilmittel-Richtlinie. PKV-Tarife und Beihilfestellen können eigene Vorgaben machen — beginne deshalb zeitnah und vermeide lange Unterbrechungen.

Fazit

Rezepte abrechnen ist in der Privatpraxis ein Prozess, der bei der Verordnung beginnt und erst mit der bezahlten Rechnung endet. Vor deiner Eröffnung müssen davon vier Dinge stehen: ein Ort, an dem Verordnungen mit Einheiten und Gültigkeit leben, ein fortlaufender Rechnungsnummernkreis, eine Preisliste und die Regel, am Termin zu erfassen.

Alles andere — Folgeverordnungen, offene Posten, Mahnwesen — wächst mit deiner Patientenzahl. Wer Einheiten und Gültigkeit ab dem ersten Termin mitführt, verliert deutlich seltener eine Behandlung an ein abgelaufenes Rezept. Ob du das mit Liste und Kalender löst oder mit einer Software, die mitzählt, ist zweitrangig.