Ausfallgebühr bei Krankheit: Was deine neue Physiotherapie-Praxis regeln muss

Deine Praxis ist noch nicht offen oder gerade ein paar Wochen alt, und du sitzt über den Unterlagen, die neue Patient:innen beim ersten Termin unterschreiben: Anamnesebogen, Datenschutzerklärung, Behandlungsvertrag. Die Frage, die dabei fast immer zu spät kommt: Was passiert, wenn jemand kurzfristig absagt — und was, wenn der Grund „Ich bin krank" lautet?

Kurz vorweg: Was bei einer krankheitsbedingten Absage gilt

Ob eine Ausfallgebühr in der Physiotherapie bei Krankheit fällig wird, hängt nicht von der Krankheit ab, sondern davon, ob rechtzeitig abgesagt wurde:

• Rechtzeitig abgesagt — also innerhalb deiner vereinbarten Frist? Dann fällt keine Ausfallgebühr an, auch wenn der Grund eine Erkältung oder Grippe war.
• Gar nicht oder zu spät abgesagt? Dann kann eine Ausfallgebühr berechtigt sein. Krankheit befreit nicht automatisch von der Zahlung.
• Voraussetzung in beiden Fällen: eine vorher schriftlich vereinbarte, angemessene Ausfallregelung, die du im Zweifel nachweisen kannst.
• Noch keine Ausfallregelung im Einsatz? Dann ist das zuerst eine Setup-Aufgabe und keine Rechtsfrage: Ohne unterschriebene Ausfallregelung ist die Ausfallgebühr auch bei einem klaren No-Show kaum durchsetzbar.

Begriffe in diesem Beitrag: Die Ausfallregelung ist die vertragliche Klausel mit Frist und Betrag. Die Ausfallgebühr ist der Betrag, den du im Einzelfall berechnest.

Für dich ist das keine akademische Frage. Zwei kurzfristige Absagen pro Woche, je 25 bis 40 Euro entgangenes Honorar — über ein Jahr summiert sich das schnell auf einen vierstelligen Betrag. In den ersten Monaten, wenn Miete und Kredit ab Tag eins laufen, trifft dich das direkt. Was ein Ausfalltag bei dir kostet, rechnest du am besten an deinen laufenden Kosten durch.

Inhaltsverzeichnis

• Wenn du gerade erst startest: Die Ausfallregelung gehört in die Aufnahmeunterlagen
• Ist Krankheit ein Grund, der Patient:innen von der Ausfallgebühr befreit?
• Worauf es rechtlich ankommt — vier Voraussetzungen
• Rechtzeitig abgesagt: Dann zahlt niemand — auch bei Krankheit
• Kulanz oder konsequent? Wie du mit krankheitsbedingten Absagen umgehst
• Was wann dran ist: Die Ausfallregelung in deiner Gründungs-Timeline
• Nachweisbar bleiben: Ausfallregelung, No-Show und Rechnung
• Fazit

Wenn du gerade erst startest: Die Ausfallregelung gehört in die Aufnahmeunterlagen

Die Ausfallregelung muss vor der ersten Behandlung unterschrieben sein — ein Satz auf der Website oder ein Aushang am Empfang trägt im Zweifel nicht. Was zählt, ist ein Dokument, das deine Patient:innen unterschrieben haben und das du ein halbes Jahr später noch vorlegen kannst.

Eine Ausfallregelung gilt immer nur ab dem Zeitpunkt der Unterschrift. Reichst du sie erst nach der ersten Absage nach, gilt sie für diese Absage nicht. Und wer ohne sie aufgenommen wurde, bleibt ohne Ausfallregelung, bis du sie nachholst — auch dann noch, wenn deine Praxis ausgebucht ist.

Als Gründer:in hast du dabei einen Vorteil: Du musst nichts umstellen. Eine Bestandspraxis muss die Regelung allen Bestandspatient:innen einzeln erklären und nachunterschreiben lassen. Bei dir unterschreiben die ersten Patient:innen dasselbe Paket wie alle späteren.

Konkret gehört vor die Eröffnung:

• Eine schriftliche Ausfallregelung als fester Teil der Aufnahmeunterlagen — nicht als loses Zusatzblatt.
• Eine benannte Absagefrist. Üblich und von Gerichten akzeptiert ist meist eine Frist von 24 Stunden (werktags gerechnet).
• Ein Betrag oder eine klare Berechnungsregel, die sich an deinem Behandlungspreis orientiert. Wenn deine Preisliste ohnehin gerade entsteht, machst du das in einem Aufwasch.
• Mindestens ein einfacher Absageweg, den du auf dem Terminzettel und der Website nennst. Erfahrungsgemäß gilt: Je leichter die Absage, desto seltener der echte No-Show.
• Ein Ort, an dem die unterschriebene Ausfallregelung wiederauffindbar liegt. Ein Ordner tut es am Anfang, skaliert aber nicht. Wie du den Papierkram von vornherein digital aufsetzt, zeigt der Beitrag Digitalisierung in der Physiotherapie: dein Setup für den Praxisstart.

Das ist eine Aufgabe von ein bis zwei Stunden, einmalig. Danach musst du beim ersten Krankheitsfall keine Grundsatzentscheidung mehr treffen, sondern verweist auf etwas, das die andere Seite unterschrieben hat.

Ist Krankheit ein Grund, der Patient:innen von der Ausfallgebühr befreit?

Nein, Krankheit befreit nicht automatisch von der Ausfallgebühr. Der entscheidende Begriff heißt Risikosphäre: Ob jemand zum vereinbarten Termin erscheinen kann, liegt in der Sphäre der Patient:innen — nicht in deiner. Eine plötzliche Erkältung ist Pech, verlagert das Risiko aber nicht auf deine Praxis.

Die Grundlage ist der Annahmeverzug nach § 615 BGB: Du hältst die reservierte Behandlungszeit bereit, die andere Seite nimmt sie nicht ab. Der vereinbarte Termin ist Teil eines verbindlichen Dienstvertrags. Deshalb bleibt der Vergütungsanspruch grundsätzlich bestehen, wenn nicht rechtzeitig abgesagt wird.

Viele verwechseln das mit der Lohnfortzahlung im Arbeitsverhältnis: Wer angestellt und krank ist, bekommt sein Gehalt weiter. Zwischen Praxis und Patient:in besteht aber ein Behandlungsvertrag, kein Arbeitsverhältnis — diese Schutzlogik gilt dort nicht.

Worauf es rechtlich ankommt — vier Voraussetzungen

Eine Ausfallgebühr hält nur, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind — im Krankheitsfall wie in jedem anderen:

1. Schriftliche Ausfallregelung vor Behandlungsbeginn. Sie muss unterschrieben sein, bevor der erste Termin läuft. Die fehlende Nachweisbarkeit ist der häufigste Schwachpunkt.
2. Angemessene Absagefrist. Die Frist in deiner Ausfallregelung muss klar benannt sein. Zu knappe oder unklare Fristen halten im Streitfall nicht.
3. Der Termin war fest und nicht anderweitig vergebbar. Konntest du den Slot noch mit einer anderen Person füllen, ist dir kein Schaden entstanden — dann entfällt der Anspruch.
4. Angemessene Höhe. Du darfst das entgangene Honorar ansetzen, abzüglich ersparter Aufwendungen — keine Strafgebühr „zur Abschreckung". Einen festen Prozentsatz, der immer hält, gibt es nicht. Pauschalen können unwirksam sein.

Wie du die Ausfallregelung wasserdicht formulierst und was die Gerichte im Detail entschieden haben, steht im Leitfaden zur Ausfallgebühr in der Physiotherapie. Dieser Beitrag konzentriert sich auf den Sonderfall Krankheit.

Rechtzeitig abgesagt: Dann zahlt niemand — auch bei Krankheit

Sagt jemand innerhalb deiner Frist ab, ist der Grund egal. Krank, verschlafen, kalte Füße — wer sich rechtzeitig meldet, zahlt nichts. Deine Frist ist die Grenze, nicht die Diagnose.

Deshalb lohnt es sich, die Absage von Anfang an einfach zu machen: eine Handynummer für kurze Nachrichten, eine klare Absage-Adresse oder ein Termin-Portal, über das Patient:innen selbst reagieren können. Richte davon mindestens eines vor der Eröffnung ein und schreib es auf den Terminzettel.

Wer krank im Bett liegt, schreibt eher eine kurze Nachricht, als in der Praxis anzurufen. Welche Terminplaner-Software dafür infrage kommt, zeigt der Beitrag Terminplaner-Software für die Physiotherapie.

Kulanz oder konsequent? Wie du mit krankheitsbedingten Absagen umgehst

Eine Ausfallgebühr ist ein Recht, keine Pflicht — du entscheidest im Einzelfall, wann du sie berechnest. Es lohnt sich trotzdem, deine Linie vorher festzulegen, statt sie beim ersten Anruf spontan zu erfinden:

Situation	Empfehlung
Langjährige:r Patient:in, erstmalig krank kurzfristig abgesagt	Kulanz — einmal verzichten, freundlich auf die Ausfallregelung hinweisen
Wiederholte kurzfristige Absagen, immer „krank"	Ausfallgebühr konsequent berechnen, Muster dokumentieren
Nachweislicher Notfall (Unfall, Klinik)	Kulanz, Gegenleistung ist der Goodwill für die Zukunft
Neue:r Patient:in ohne unterschriebene Ausfallregelung	Nicht abrechnen — Ausfallregelung nachholen, dann gilt sie ab dem nächsten Termin

In den ersten Monaten ist der Fall „ohne unterschriebene Ausfallregelung" der häufigste, die Kulanzfälle mit langjährigen Patient:innen kommen später.

Wichtig ist die Kommunikation: Wer die Ausfallgebühr wortlos auf die Rechnung setzt, verliert Patient:innen. Wer erklärt, dass die reservierte Zeit anderen gefehlt hat, wird meist verstanden. Gerade eine junge Praxis lebt von Weiterempfehlungen — die Ausfallregelung ist als faire Spielregel wertvoller denn als Einnahmequelle.

Was wann dran ist: Die Ausfallregelung in deiner Gründungs-Timeline

Vor der Eröffnung muss nur die Ausfallregelung stehen, der Rest wächst mit der Auslastung:

Phase	Was ansteht
Vor der Eröffnung	Ausfallregelung formulieren, Frist und Betrag festlegen, in die Aufnahmeunterlagen einbauen, Absageweg einrichten
Monat 1 bis 3	Ausfallregelung bei jeder Neuaufnahme unterschreiben lassen, Absagen und No-Shows von Anfang an erfassen
Ab dem ersten vollen Kalender	Erste Ausfallrechnungen schreiben, No-Show-Quote anschauen, Muster erkennen
Mit dem ersten Teammitglied	Kulanzlinie schriftlich fixieren, damit alle im Team gleich entscheiden

In den ersten Wochen wirst du kaum Ausfallgebühren berechnen. Solange dein Kalender Lücken hat, kannst du einen abgesagten Termin oft anderweitig vergeben — und dann entfällt der Anspruch ohnehin. Ein Ausfall tut erst weh, wenn der Slot sonst vergeben gewesen wäre.

Nachweisbar bleiben: Ausfallregelung, No-Show und Rechnung

Ob du eine Ausfallgebühr durchsetzen kannst, entscheidet am Ende die Nachweisbarkeit: unterschriebene Ausfallregelung, dokumentierter No-Show, saubere Rechnung.

Mit likami hinterlegst du deine Ausfallregelung als Vertragsvorlage mit Platzhaltern und markierst sie als Pflichtdokument. So gehört sie ab den ersten Patient:innen zu jeder Neuaufnahme und wird vor der ersten Behandlung unterschrieben — der Nachweis liegt im System statt im Aktenordner.

Bleibt jemand ohne rechtzeitige Absage weg, erfasst du den Termin als No-Show; die Auswertung zeigt dir deine No-Show-Quote und wo sie sich häuft. Wenn du abrechnest, erstellst du daraus eine fortlaufend nummerierte Ausfallrechnung — der verlinkte Beitrag erklärt auch, warum darauf keine Umsatzsteuer anfällt.

Ehrlich bleibt dabei: likami erinnert Patient:innen nicht automatisch 24 Stunden vorher per SMS — diese Reminder-Funktion ist nicht Teil des Produkts. Was likami leistet, ist die andere Hälfte: Ausfälle sichtbar machen, die Ausfallregelung nachweisbar hinterlegen und die Rechnung korrekt erzeugen. Die Terminverwaltung selbst zeigt der Online-Terminplaner.

Fazit

Krankheit ist menschlich der beste Absagegrund — und juristisch trotzdem keiner, der automatisch von der Ausfallgebühr befreit. Entscheidend ist, ob rechtzeitig abgesagt wurde und ob du eine vorher unterschriebene, angemessene Ausfallregelung nachweisen kannst.

Mach die Absage für Patient:innen so einfach wie möglich, bleib bei echten Notfällen kulant und dokumentiere den Rest sauber. Steht die Ausfallregelung vor dem ersten Termin, ist die Ausfallgebühr kein Streitpunkt, sondern eine faire Regel, die deine reservierte Zeit schützt.