Honorarvereinbarung Physiotherapie: So setzt du sie vor dem ersten Patienten auf

Eine Honorarvereinbarung legt schriftlich fest, was eine Behandlung kostet und dass die Patient:in selbst zahlt. Für Selbstzahler:innen, PKV- und Beihilfepatient:innen brauchst du sie ab dem ersten Termin — auch wegen der Textform-Pflicht aus § 630c Abs. 3 BGB.

Für Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen gibt es in der Physiotherapie keine amtliche Gebührenordnung, die den Preis für dich festlegt. Du kalkulierst selbst — und musst die Honorarvereinbarung genau einmal ordentlich aufsetzen, dann ist das Thema für Jahre erledigt.

Worum es hier geht: was eine Honorarvereinbarung ist, was vor deiner Eröffnung fertig sein muss, was reingehört und wie du sie im Praxisalltag ohne Zettelwirtschaft handhabst.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Honorarvereinbarung in der Physiotherapie?
• Wenn du gerade erst startest: Was vor der Eröffnung fertig sein muss
• Honorarvereinbarung, Behandlungsvertrag und Preisliste — was ist was?
• Wann brauchst du eine Honorarvereinbarung?
• Was gehört in eine Honorarvereinbarung?
• Selbstzahler, PKV und Beihilfe: Worauf du je nach Patient:in achtest
• Die Honorarvereinbarung in deiner Gründungs-Timeline
• Was passiert ohne schriftliche Vereinbarung — und wie du dir Arbeit sparst
• Häufige Fragen zur Honorarvereinbarung
• Fazit

Was ist eine Honorarvereinbarung in der Physiotherapie?

Eine Honorarvereinbarung ist die schriftliche Absprache zwischen deiner Praxis und einer Patient:in über den Preis der Behandlung. Du setzt sie als Gründer:in einmal auf und lässt sie danach bei jeder Aufnahme nur noch unterschreiben.

Anders als in der GKV gibt es für Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen keine amtliche Gebührenordnung — du kalkulierst deine Preise selbst (mehr dazu im Beitrag Physiotherapie Preise privat). Deshalb muss der vereinbarte Betrag verbindlich stehen: nicht als Zuruf an der Rezeption, sondern schwarz auf weiß.

Der Kern: Die Patient:in weiß vor der ersten Behandlung, was eine Einheit kostet, wie viele Einheiten geplant sind und dass sie selbst zahlt, falls die Versicherung nicht alles erstattet. Du hast damit eine Grundlage für den Streitfall — und die Patient:in keine böse Überraschung, wenn die Rechnung kommt.

Wenn du gerade erst startest: Was vor der Eröffnung fertig sein muss

Vor der Eröffnung brauchst du genau ein unterschreibbares Aufnahme-Dokument und die Preise, die darin stehen — keine Vertragsbibliothek. Der Rest darf wachsen.

In dieser Reihenfolge arbeitest du dich am schnellsten durch:

1. Preise kalkulieren. Bevor du irgendetwas schreibst, musst du wissen, was eine Einheit bei dir kostet. Das ist Rechenarbeit, keine Vertragsarbeit — und sie gehört ohnehin in deinen Businessplan.
2. Preisliste anlegen. Alle Leistungen, die du anbietest, mit Preis und Behandlungsdauer. Auf sie verweist deine Honorarvereinbarung später; wie du die ersten Privatpreise einordnest, zeigt der Beitrag zur GebüTh.
3. Ein Dokument bauen, nicht drei. Behandlungsvertrag und Honorarvereinbarung fasst du in einem Aufnahme-Dokument zusammen, das die Patient:in bei der Aufnahme unterschreibt. Was reingehört, steht weiter unten Punkt für Punkt.
4. Den Ablauf festlegen. Wer legt das Dokument vor, wann wird unterschrieben, wo landet es danach? In einer Ein-Personen-Praxis bist das erst mal du selbst — schreib den Ablauf trotzdem einmal auf.
5. Digital ablegen statt Ordner füllen. Wenn du von Anfang an digital arbeitest, sparst du dir den Umstieg später. Welche Bausteine zum Start nötig sind, zeigt der Beitrag zur Digitalisierung beim Praxisstart.

Tipp: Setz dir eine harte Grenze — kein Selbstzahler-Termin ohne unterschriebene Honorarvereinbarung. Diese Regel ist am Anfang leicht durchzuhalten, weil du wenige Patient:innen hast. Später mit vollem Terminbuch führst du sie deutlich schwerer ein.

Was du nicht brauchst: eine anwaltlich geprüfte Sonderlösung für jeden denkbaren Fall, eine eigene Honorarvereinbarung pro Leistung oder eine Ausfallregelung für jede Eventualität. Ein sauberes Standard-Dokument deckt die ersten Monate ab; nachschärfen kannst du, sobald du deine echten Fälle kennst.

Honorarvereinbarung, Behandlungsvertrag und Preisliste — was ist was?

Der Behandlungsvertrag ist der Rahmen, die Honorarvereinbarung regelt den Preis, die Preisliste ist deine allgemeine Übersicht. Die drei hängen zusammen, müssen aber nicht drei getrennte Dokumente sein.

• Behandlungsvertrag: der Rahmenvertrag zwischen dir und der Patient:in (§ 630a BGB). Er hält fest, dass du die Behandlung schuldest und die Patient:in die Vergütung. Er entsteht rechtlich schon durch die Aufnahme der Behandlung — schriftlich ist er trotzdem die bessere Wahl. Was hineingehört, zeigt der Beitrag Behandlungsvertrag in der Physiotherapie.
• Honorarvereinbarung: der Teil, der konkret den Preis regelt. Sie kann eigenständig sein oder als Abschnitt im Behandlungsvertrag stehen. Hier steht der Betrag pro Leistung.
• Preisliste: deine allgemeine Übersicht aller Leistungen und Preise, auf die die Honorarvereinbarung verweist.

Wie du beide Teile zu einem Aufnahme-Dokument zusammenführst, steht oben in Schritt 3 der Startliste.

Wann brauchst du eine Honorarvereinbarung?

Nach § 630c Abs. 3 BGB musst du Patient:innen vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten informieren, wenn die vollständige Übernahme durch einen Kostenträger nicht gesichert ist. Textform genügt — Papier, PDF oder E-Mail; eine Unterschrift verlangt das Gesetz dafür nicht.

Für Privatpraxen ist die schriftliche Honorarvereinbarung der einfachste Weg, diese wirtschaftliche Aufklärungspflicht zu erfüllen. Bei Verordnungsbehandlungen gesetzlich Versicherter brauchst du sie nicht, in diesen drei Fällen dagegen immer:

• Selbstzahler:innen: Patient:innen ohne Kassenrezept — mit Privatrezept oder, wenn du eine sektorale Heilpraktikererlaubnis hast, auch ganz ohne ärztliche Verordnung —, die die Behandlung komplett aus eigener Tasche zahlen. Hier ist die Honorarvereinbarung deine einzige Preisgrundlage.
• Privatpatient:innen (PKV) und Beihilfeberechtigte: Sie gehen in Vorleistung und reichen die Rechnung bei ihrer Versicherung ein. Liegen deine Preise über der Erstattung, zahlt die Patient:in die Differenz — und das muss sie vorher wissen.
• GKV-Versicherte mit Zusatzleistungen: Wünscht eine Kassenpatient:in etwas, das die Kasse nicht bezahlt (zusätzliche Einheiten, längere Behandlungszeit), wird sie für diesen Teil zur Selbstzahler:in. Auch das gehört schriftlich festgehalten.

Planst du eine reine Privatpraxis, betrifft dich der erste Fall bei praktisch jeder Patient:in. Auch mit Kassenzulassung hast du vom ersten Monat an Selbstzahler:innen — nur weniger. Wer gerade eine Privatpraxis eröffnet, plant das von Anfang an ein.

Was gehört in eine Honorarvereinbarung?

In eine Honorarvereinbarung gehören acht Angaben — von Namen und Leistungen über den Preis pro Einheit bis zur Unterschrift. Eine gute Honorarvereinbarung ist kurz, verständlich und lückenlos:

• Namen und Anschrift von Praxis und Patient:in.
• Die vereinbarten Leistungen mit Bezeichnung (z. B. Krankengymnastik, Manuelle Therapie).
• Preis pro Einheit und, falls schon bekannt, die geplante Anzahl der Einheiten — als Beispielzeile: „Manuelle Therapie, 30 Min., 45 € je Einheit, 10 Einheiten geplant" (Beispielwerte, keine Preisempfehlung).
• Hinweis auf die Preisliste, die als Grundlage dient.
• Zahlungsmodalitäten: Wann und wie gezahlt wird (nach jeder Einheit, monatlich, per Rechnung).
• Der klare Satz zur Kostentragung: dass die Patient:in selbst zahlt und die Erstattung Sache zwischen ihr und dem Kostenträger ist.
• Regelung zum Terminausfall, falls du eine Ausfallgebühr erhebst.
• Datum und Unterschrift beider Seiten.

Tipp: Halte den Ton verständlich, nicht juristisch verklausuliert. Und schreib die Honorarvereinbarung selbst, statt ein fremdes Muster ungeprüft zu übernehmen: Du musst jeden Satz erklären können, wenn eine Patient:in an der Rezeption nachfragt.

Selbstzahler, PKV und Beihilfe: Worauf du je nach Patient:in achtest

Der Grundaufbau deiner Honorarvereinbarung bleibt für alle drei Gruppen gleich — die Kommunikation zur Erstattung unterscheidet sich.

Patiententyp	Wer erstattet?	Worauf du achtest
Selbstzahler:in	Niemand — Patient:in zahlt voll	Preis klar nennen, keine Erwartung auf Erstattung wecken
PKV	Private Krankenversicherung, je nach Tarif	Auf mögliche Differenz zwischen deinem Preis und der Erstattung hinweisen
Beihilfe	Beihilfestelle + Restkostenversicherung	Beihilfe-Höchstbeträge sind kein Maßstab für deinen Preis — Differenz transparent machen

Versprich nicht, dass die Versicherung alles zahlt — das hängt vom Vertrag der Patient:in ab. Deine Aufgabe ist, den Preis transparent zu machen; den Rest klärt die Patient:in mit ihrem Kostenträger. Wie Rechnung und Erstattung bei Privatversicherten laufen, zeigt der Beitrag zur PKV-Abrechnung.

Ist dir die Abrechnungslogik dahinter noch neu, fang bei den Grundlagen der Abrechnung an. Den Ablauf danach beschreibt der Beitrag Privatpatienten abrechnen.

Die Honorarvereinbarung in deiner Gründungs-Timeline

Vor der Eröffnung müssen Preisliste und Aufnahme-Dokument stehen; alles andere folgt im Betrieb. So ordnet sich das Thema ein:

Vor der Eröffnung. Preisliste und ein Standard-Dokument aus Behandlungsvertrag und Honorarvereinbarung. Die wirtschaftliche Aufklärungspflicht nach § 630c Abs. 3 BGB gilt schon für deine allererste Patient:in.

Monat 1 bis 3. Im echten Betrieb merkst du, wo dein Dokument hakt: Fragen zur Erstattung, Wünsche nach einzelnen Einheiten, unerwartete Rückfragen von Beihilfeberechtigten. Passe die Formulierungen an, sobald dieselbe Frage zum dritten Mal kommt.

Sobald die ersten Termine platzen. Die Regelung zum Terminausfall gehört von Anfang an ins Dokument, weil du sie nachträglich nur schwer durchsetzt. Wie konsequent du eine Ausfallgebühr tatsächlich erhebst, entscheidest du, wenn du weißt, wie oft das vorkommt.

Ab dem ersten Teammitglied oder der ersten Vertretung. Der Ablauf muss so dokumentiert sein, dass eine zweite Person ihn ohne Rückfrage bedienen kann: welches Dokument, wann vorgelegt, wo abgelegt. Spätestens hier zahlt sich eine Vorlage im System statt einer Word-Datei auf deinem Rechner aus.

Bei einer Praxisübernahme. Wenn du eine bestehende Praxis kaufst, erbst du deren Bestandsdokumente. Prüfe für übernommene Selbstzahler:innen und Privatpatient:innen, ob eine unterschriebene Honorarvereinbarung vorliegt und ob die Preise noch deinen entsprechen — änderst du sie, brauchst du eine neue.

Fortlaufend. Jede Preisänderung zieht eine neue Honorarvereinbarung für neue Behandlungsserien nach sich. Mit Vorlage und hinterlegter Preisliste ist das ein Handgriff statt eines Nachmittags.

Was passiert ohne schriftliche Vereinbarung — und wie du dir Arbeit sparst

Ohne unterschriebene Honorarvereinbarung fehlt dir im Streitfall die Grundlage — im schlimmsten Fall bleibst du auf dem Honorar sitzen. In den ersten Monaten ist das besonders teuer, weil jeder nicht bezahlte Rechnungsbetrag direkt an deiner Startliquidität hängt.

Läuft alles glatt, merkt es niemand. Zweifelt aber eine Patient:in die Rechnung an, fällt die Erstattung geringer aus als gedacht oder platzt ein Termin, stehst du ohne Beleg da — und die wirtschaftliche Aufklärungspflicht aus § 630c BGB hast du auch nicht erfüllt.

Der zweite Schmerzpunkt: Wer die Honorarvereinbarung als Word-Datei anlegt, tippt sie bei jeder Neuaufnahme erneut ab oder passt eine alte Datei an — und baut dabei Fehler ein: falscher Preis, alter Name, vergessene Zeile.

Hier hilft eine Software für die Praxisverwaltung. Mit likami legst du deine Honorarvereinbarung einmal als Vertragsvorlage mit Platzhaltern an — Name, Preisliste und Datum werden pro Patient:in automatisch eingesetzt.

Du kannst die Vorlage als Pflichtdokument markieren, sodass sie bei der Aufnahme nicht untergeht, und das fertige PDF einzeln oder im Stapel erzeugen.

Weil in likami jeder Patient:in eine eigene Preisliste zugeordnet ist, stimmt der Betrag in der Honorarvereinbarung mit dem auf der GoBD-konformen Rechnung überein. So hast du sie bei jeder Aufnahme griffbereit — und tippst sie trotzdem nur ein einziges Mal.

Häufige Fragen zur Honorarvereinbarung

Reicht eine mündliche Absprache?

Für den Behandlungsvertrag selbst ja — er ist formfrei. Ist die volle Kostenübernahme durch einen Kostenträger aber nicht gesichert, musst du nach § 630c Abs. 3 BGB vorab in Textform über die Kosten informieren. Eine rein mündliche Preisabsprache erfüllt das nicht.

Muss die Honorarvereinbarung unterschrieben sein?

Für die Kosteninformation nach § 630c Abs. 3 BGB genügt Textform (§ 126b BGB) — eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger wie Papier, PDF oder E-Mail, ohne Unterschrift. Eine unterschriebene Honorarvereinbarung ist trotzdem sinnvoll, weil sie im Streitfall belegt, dass die Patient:in den Preis akzeptiert hat.

Darf ich über den Beihilfesätzen abrechnen?

Ja. Die Beihilfe-Höchstbeträge sind Erstattungsgrenzen der Beihilfestelle, kein Preismaßstab für deine Praxis. Die Differenz trägt die Patient:in — deshalb gehört der Hinweis darauf in die Honorarvereinbarung.

Fazit

Die Honorarvereinbarung macht deinen Preis transparent, erfüllt deine gesetzliche Aufklärungspflicht und schützt dich, wenn es um die Rechnung Streit gibt. Für jede Privatpraxis und jeden Selbstzahler-Termin gehört sie zum Standard, nicht zur Kür.

Setz sie vor der Eröffnung auf und nicht nach dem ersten Ärger: Wenn deine Preisliste steht, ist das eine Aufgabe von wenigen Stunden. Danach kostet sie dich pro Patient:in nur noch eine Unterschrift.