PKV in der Physiotherapie abrechnen: Rechnung & Erstattung richtig aufsetzen

Die Kurzantwort: Bei PKV-Patient:innen rechnest du immer mit der Person ab, nicht mit der Versicherung — was erstattet wird, hängt an ihrem Tarif. Du steuerst nur die Rechnungsqualität: Datum je Termin, Leistung mit GebüTh-Position, Faktor, Diagnose und eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Ob PKV-Patient:innen entspannt wiederkommen oder ständig mit Erstattungsfragen am Empfang stehen, liegt selten am Preis. Es liegt daran, ob die Rechnung von Anfang an so gebaut ist, dass die Versicherung sie ohne Rückfrage prüfen kann. Die wichtigsten Punkte der Reihe nach — von der GebüTh bis zur Erstattungslücke.

Inhaltsverzeichnis

• Was bedeutet PKV-Abrechnung für deine Physiotherapie-Praxis?
• GebüTh, Faktor und was die PKV wirklich erstattet
• Beihilfe und PKV: der häufigste Sonderfall
• Was auf die PKV-Rechnung gehört, damit erstattet wird
• Die Erstattungslücke: Wer zahlt, wenn die PKV kürzt?
• PKV-Abrechnung von der ersten Rechnung an sauber aufsetzen
• Fazit

Was bedeutet PKV-Abrechnung für deine Physiotherapie-Praxis?

PKV-Abrechnung bedeutet: Du stellst die Rechnung an deine Patient:innen, und diese holen sich das Geld von ihrer Versicherung zurück. In der PKV gibt es kein Sachleistungsprinzip, also keinen Vertrag zwischen dir und der Versicherung, keine Direktabrechnung und keine Genehmigung, auf die du wartest. Der Ablauf ist ein Dreieck, von dem du nur eine Seite siehst:

1. Du behandelst und stellst deine Rechnung an deine Patient:innen — nicht an die PKV.
2. Die Patient:in bezahlt dich und reicht deine Rechnung selbst bei der Versicherung ein.
3. Die PKV erstattet — je nach Tarif — ganz, teilweise oder gar nicht.

Für deine Praxis ist die PKV-Abrechnung damit ein Fall von Privatabrechnung wie jeder andere. Deine Vertragspartnerin ist die Person auf der Liege, nicht ihr Versicherer — die Grundlage ist der Behandlungsvertrag.

Das vereinfacht vieles: keine Erstattungsstellen, keine Heilmittelrichtlinie, keine Kassenzulassung. Wie du die Privatabrechnung insgesamt aufsetzt, steht im Beitrag Privatpatienten abrechnen — hier geht es um den PKV-Sonderfall.

Weil die Patient:innen das Erstattungsrisiko tragen, wird jede Lücke zwischen deiner Rechnung und ihrer Erstattung praktisch zu deinem Thema am Empfang, auch wenn sie es rechtlich nicht ist. Deshalb lohnt es sich, den Erstattungsmechanismus zu verstehen, bevor du die erste PKV-Rechnung schreibst.

Tipp: Verwechsle PKV-Patient:innen nicht mit reinen Selbstzahler:innen. Selbstzahler:innen zahlen ohne Versicherung im Rücken und fragen selten nach Erstattung — die Abgrenzung erklärt der Beitrag zu Selbstzahlern in der Physiotherapie. PKV-Patient:innen schauen dagegen genau auf jede Position, weil sie sie erstattet haben wollen.

GebüTh, Faktor und was die PKV wirklich erstattet

Die PKV erstattet nach Tarif; die GebüTh ist nur eine verbreitete Orientierung mit einer Faktor-Spanne von 1,2- bis 2,3-fach. Die Gebührenübersicht für Therapeuten (GebüTh) ist eine Preisliste des Buchner-Verlags, kein Gesetz — du bist an sie nicht gebunden. Wie Höchstsätze und Faktor im Detail funktionieren, beschreibt der Beitrag zur GebüTh. Für die PKV-Abrechnung zählen drei Punkte:

• Die PKV erstattet tarifabhängig, nicht pauschal. Ein guter Tarif erstattet Physiotherapie oft vollständig, ein einfacher Tarif nur bis zu einem festen Höchstbetrag pro Anwendung oder mit jährlichem Budget.
• Der Faktor (Steigerungssatz) ist frei kalkulierbar — aber erstattungsrelevant. Setzt du deutlich über dem einfachen Satz an, kann die Versicherung den Teil oberhalb ihres tariflichen Höchstbetrags streichen. Die Differenz tragen dann deine Patient:innen.
• Erbracht heißt nicht automatisch erstattungsfähig. Manche Tarife erstatten bestimmte Leistungen (z. B. bestimmte physikalische Anwendungen) gar nicht oder nur mit ärztlicher Verordnung.

Rechenbeispiel: Wo die Erstattungslücke entsteht

Am deutlichsten wird die Lücke bei beihilfeberechtigten Patient:innen, weil die Beihilfe feste Höchstbeträge hat (eigene Rechnung, Stand September 2026):

Position Krankengymnastik (KG), Einzelbehandlung	Betrag
GKV-Vergütung als Basis	29,63 €
Dein Preis mit Faktor 1,8 (29,63 € × 1,8)	53,33 €
Beihilfefähiger Höchstbetrag (Anlage 9 BBhV, Nr. 4)	29,70 €
Betrag über dem Beihilfe-Höchstbetrag	23,63 €

Die 23,63 € über dem Höchstbetrag erkennt die Beihilfe nicht an. Ob die private Restkostenversicherung davon etwas übernimmt, hängt am Tarif. Im ungünstigsten Fall bleiben bei einer Sechser-Serie rund 142 € (6 × 23,63 €) an deiner Patientin hängen.

Du kannst deine Preise also selbstbewusst kalkulieren, solltest aber wissen, dass ein hoher Faktor zu einer Erstattungslücke führen kann. Transparenz vorab erspart dir später die Diskussion — wie du Privatpreise insgesamt ansetzt, steht im Beitrag zu den Physiotherapie-Preisen privat.

Beihilfe und PKV: der häufigste Sonderfall

Beihilfeberechtigte bekommen einen Teil ihrer Kosten von der Beihilfe und den Rest von einer privaten Restkostenversicherung — du stellst trotzdem nur eine Rechnung. Viele Privatversicherte, vor allem Beamt:innen, sind so doppelt abgesichert. Deine Patient:innen reichen die Rechnung zweimal ein: einmal bei der Beihilfestelle, einmal bei der PKV.

Zwei Dinge solltest du dabei kennen:

• Beihilfe erstattet nach eigenen Bemessungssätzen (im Bund z. B. 50 % für Aktive, 70 % für Versorgungsempfänger:innen und Ehegatten, 80 % für Kinder; in den Ländern teils abweichend) und nur bis zu eigenen Höchstbeträgen für Heilmittel. Diese Höchstbeträge können unter deinem Preis liegen (siehe Rechenbeispiel oben).
• Beihilfe verlangt oft strengere Formalien als die PKV — etwa eine ärztliche Verordnung oder bestimmte Angaben zur Diagnose. Fehlt etwas, wird nicht erstattet, und die Patient:in kommt zurück zu dir. Wie du mit der Verordnung umgehst, erklärt der Beitrag Privatrezept abrechnen.

Mehr Aufwand pro Rechnung bedeutet das nicht — aber die Rechnung muss so vollständig sein, dass sie beide Prüfungen übersteht, die der Beihilfestelle und die der PKV.

Was auf die PKV-Rechnung gehört, damit erstattet wird

Eine PKV-Rechnung braucht neben den allgemeinen Pflichtangaben jeden Behandlungstermin einzeln, die Leistung mit GebüTh-Position, den Faktor, die Diagnose und eine eindeutige Rechnungsnummer. Die allgemeinen Pflichtangaben einer formgerechten Privatrechnung findest du im Beitrag Rechnung schreiben. Für eine reibungslose Erstattung gehören diese Angaben sauber und eindeutig drauf:

Angabe	Warum die PKV sie braucht
Name und Geburtsdatum der behandelten Person	Zuordnung zur versicherten Person, sonst Rückfrage
Behandlungsdaten (jeder Termin einzeln)	Nachweis der tatsächlichen Leistung
Leistung im Klartext + GebüTh-Ziffer	Prüfung der Erstattungsfähigkeit je Position
Angesetzter Faktor / Steigerungssatz	Abgleich mit dem tariflichen Höchstsatz
Diagnose bzw. verordnete Heilmittel	Medizinische Notwendigkeit belegen
Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer	Formale Gültigkeit, keine Dubletten

Ein häufiger Grund für eine gekürzte oder abgelehnte Erstattung ist keine böse Absicht der Versicherung, sondern eine unvollständige oder missverständliche Rechnung. Eine Position ohne klare Leistungsbezeichnung, ein fehlendes Behandlungsdatum oder eine doppelt vergebene Rechnungsnummer produziert eine Rückfrage, die am Ende bei dir landet.

Umsatzsteuer auf PKV-Rechnungen

Auf PKV-Rechnungen für Heilbehandlungen weist du in der Regel keine Umsatzsteuer aus: Heilbehandlungen von Physiotherapeut:innen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Anders kann es bei Leistungen ohne therapeutisches Ziel aussehen, etwa bei reinen Wellness- oder Präventionsangeboten ohne Verordnung — Details im Beitrag zur Umsatzsteuer in der Physiotherapie.

Die Erstattungslücke: Wer zahlt, wenn die PKV kürzt?

Kürzt die PKV, zahlt die Patient:in den Rest — rechtlich ist das eindeutig. Du hast einen gültigen Behandlungsvertrag mit ihr, und deine Honorarforderung besteht unabhängig davon, ob und wie viel die Versicherung erstattet. Ob 60 oder 100 % erstattet werden, ist ein Thema zwischen Patient:in und PKV, nicht zwischen Patient:in und Praxis.

Praktisch ist es unbequemer: Wer vorher nicht weiß, dass ein Teil hängen bleibt, empfindet die Lücke als Fehler deiner Praxis. Dann diskutierst du am Empfang über etwas, das du nicht verursacht hast. Drei Dinge entschärfen das zuverlässig:

• Vorab aufklären. Ein Satz beim Erstgespräch — „Ich rechne nach GebüTh mit Faktor X ab; ob deine PKV das voll erstattet, hängt von deinem Tarif ab" — nimmt später den Ärger raus.
• Optional: Honorarvereinbarung. Setzt du über den üblichen Sätzen an, hältst du das am besten schriftlich fest. Siehe dazu die Honorarvereinbarung.
• Sauber und nachvollziehbar abrechnen. Je klarer die Rechnung, desto seltener kürzt die Versicherung wegen formaler Mängel.

Tipp: Nimm die Kürzung nicht auf deine Kappe, aber lass deine Patient:innen auch nicht allein. Ein kurzer Hinweis, dass sie die gekürzten Positionen bei ihrer PKV nachfragen können, wirkt souverän — und ist billiger als eine verlorene Stammpatientin.

Bleibt eine Rechnung trotzdem offen, hilft ein klarer Ablauf, wie ihn der Beitrag zur Mahnung bei Privatpatient:innen beschreibt.

PKV-Abrechnung von der ersten Rechnung an sauber aufsetzen

Bei einer Neugründung richtest du die Privatabrechnung genau einmal ein — ohne Altlasten aus einem Kassensystem, das du mühsam auf Privat umbiegen müsstest. Die Abrechnung ist dann von der ersten Rechnung an auf PKV, Beihilfe und Selbstzahler:innen ausgelegt.

Versicherungstyp und Preisliste: In likami hinterlegst du deine Patient:innen mit ihrem Versicherungstyp — privat, Beihilfe oder Selbstzahler — und einer eigenen Preisliste. So greift automatisch der Preis aus der hinterlegten Preisliste, etwa deine nach GebüTh kalkulierten Sätze.

GoBD-Rechnung und Archiv: Aus den erbrachten Leistungen erzeugst du eine GoBD-konforme Rechnung mit fortlaufender, unveränderbarer Nummer, archiviert als PDF samt Prüf-Hash.

Die GoBD-Nummerierung ist vor allem steuerlich wichtig; für die Erstattung zählen die Leistungsangaben aus der Tabelle oben. Ob und wie viel die Versicherung erstattet, entscheidet weiterhin der Tarif — likami hat keine Schnittstelle zur PKV.

Zahlungs-Tracking: Im Zahlungs-Tracking siehst du, welche Rechnung offen, teilweise oder vollständig bezahlt ist — ohne Excel-Liste daneben. Mehr dazu, wie die Praxisverwaltung das zusammenführt.

Fazit

PKV-Abrechnung in der Physiotherapie ist Privatabrechnung mit einem Erstattungsdreieck dahinter: Du rechnest mit deinen Patient:innen ab, ihre Versicherung erstattet nach Tarif. Was die PKV am Ende zahlt, kannst du nicht steuern — wohl aber, ob deine Rechnung alle Angaben aus der Tabelle oben enthält.

Dein nächster Schritt: Leg vor der ersten PKV-Rechnung deine Preisliste mit Faktor fest und formuliere den Aufklärungssatz für das Erstgespräch. Dann stellt sich die Frage nach der Erstattungslücke, bevor sie am Empfang auftaucht.